Sábado, 21 de enero de 2017

| 1997/11/24 00:00

LA OFICINA VIRTUAL

Varios ejecutivos y empresarios colombianos se lanzan a una aventura que está cambiando sus vidas y que representa una revolución que afectará a millones de personas.

LA OFICINA VIRTUAL

Ver a un ejecutivo trabajando en una finca, lejos del ruido y la contaminación, mientras observa por la ventana las orquídeas del jardín, puede parecer un sueño. Pero tal imagen no está lejos de ser realidad. Si bien en la década de los 80 la tendencia era la de trabajar más y ganar más dinero todo parece indicar que más allá del año 2000lo que buscará la gente es mejorar su calidad de vida. ¿Pero cómo vivir mejor sin abandonar el trabajo, los negocios o el desarrollo profesional? La respuesta la tiene la tecnología. No la que está por inventarse sino la que ya existe. En el mundo entero hay personas que están sacando el trabajo de la oficina y lo están llevando a un lugar más agradable. Puede ser su propia casa, una finca, un yate o una ininterrumpida gira turística por exóticos lugares del planeta. En Estados Unidos hay 10 millones de personas trabajando en la casa y se estima que habrá 20 millones a comienzos del próximo milenio. En el estado de Colorado hay ya pueblos enteros ubicados en hermosos parajes aptos para el esquí, donde la población en su totalidad está compuesta de altos ejecutivos 'teletrabajando' con empresas de Silicon Valley en California. En la Unión Europea hay cerca de un millón y medio de 'teletrabajadores'. Y sólo en España hay más de 150.000. Aunque en mucha menor escala, Colombia no es ajena a este fenómeno y dadas las difíciles condiciones de vida en ciudades como Bogotá, con seguridad la tendencia irá creciendo. Ya se evidencia, incluso, un marcado entusiasmo entre altos ejecutivos del país por experimentar con esta nueva forma de vivir y trabajar. Casos colombianosGabriel Restrepo Santamaría, hermano de la cabeza visible del Sindicato Antioqueño, Nicanor Restrepo, es uno de estos pioneros. Durante 12 años se desempeñó con éxito en un alto cargo directivo de la Andi; luego fue gerente de mercadeo de Enka y presidente de Solla. Pero decidió lanzarse a la aventura de la oficina virtual y hoy maneja tres empresas: una bananera en Santa Marta, Unipuertos en Carepa (Urabá) y la empresa agroindustrial Vinser en Buga. Todo ello desde una hermosa finca en la vereda Las Palmas de Rionegro, Antioquia. En una casona rodeada de azaleas, donde el ordeño de las vacas marca el compás del tiempo, Restrepo despacha sus asuntos. "Aunque en un principio quise adecuar un espacio como oficina central, mi mayor placer es desplazarme a cualquier sitio de la casa para sentarme con mi computador portátil y comunicarme con medio país". Su oficina está donde él está. Pero este modelo no es solo aplicable a él. "Vinser se dedica a la refinación de aceites vegetales. La empresa tiene 36 personas y usamos el modelo de subcontratación para todas las actividades, incluido el mantenimiento de las plantas". Para este industrial paisa los resultados en este tipo de experimentos dependen de la disciplina, "porque hay que pelear contra el papel. Los mensajes son electrónicos, por Internet, un memorando, una carta o un contrato. Debe haber buenas comunicaciones y cada subordinado debe aprender a resolver los problemas a su nivel". Otro 'teletrabajador' que usa este sistema para mejorar la calidad de su vida es el arquitecto y diseñador gráfico Armando Múnera. Desde una hacienda colonial en cercanías de Villa de Leyva maneja, a sus 50 años, una empresa de diseño de páginas de Internet con sede en Miami. "Mis técnicos y diseñadores trabajan desde Lyon (Francia) y todo Estados Unidos. Tengo un servidor en Miami y a través de él hago conferencias con mis proveedores gráficos. El servidor es privado y es mi oficina virtual. Con él manejo todo". Múnera utiliza un computador personal con módem, un celular y un computador portátil. "Los pedidos me llegan por correo electrónico y tengo clientes en todo el mundo. Abro mi oficina en cualquier lugar donde esté y solo tengo secretaria en Bogotá. Paso la mayor parte del tiempo en Villa de Leyva". Para este colombiano el último paso para hacer de todo el territorio nacional un terreno fértil para oficinas virtuales es el servicio de conexión a Internet por satélite, llamado Direct PC y ofrecido por Direct TV. "Con una oficina virtual uno trabaja de 8:30 de la mañana a medio día, y después tiene tiempo para otras cosas", confiesa. Pero no todos los que recurren al 'teletrabajo' lo hacen para llevar una vida más tranquila y sana, cerca de su familia. Otros lo hacen por razones de productividad. Para Pablo Restrepo y Ernesto Carrizosa, socios y ejecutivos de la consultora de banca de inversión Nest, "todo comenzó por razones de espacio. Teníamos una casa al pie del Gun Club al norte de Bogotá, pero crecimos demasiado y pasarnos a un lugar más grande costaba una fortuna. La red de Internet de Cablenet nos solucionó el problema y montamos una oficina semivirtual". Las oficinas de estos ejecutivos se convirtieron en cubículos multipropósito sin dueño específico. Cada quien puede usar uno distinto según lo necesite. El trabajo se hace a través de computadores portátiles y celulares, desde la casa, el reservado de un club o desde cualquier parte. Uno de ellos confesó: "He llegado al extremo de llevar mi lap-top en la talega de golf". Lo cierto es que hoy en día tienen más tiempo para atender a sus clientes. "Yo estaba acostumbrado a mi oficina elegante, con secretaria, cajón desordenado y las fotos de mi señora y los niños", asegura Carrizosa. "Hoy la pertenencia y el estatus no los da la oficina, sino quién tiene el computador más rápido y el celular más pequeño. No le presto mi lap-top ni a mi mujer". Para Restrepo, sin embargo, hay que tener mucha disciplina para no perder contacto con la gente. "Todos nos reunimos en la sede física los lunes, y luego cada quien parte para donde le plazca. Lo importante es medir a las personas por los resultados, no por poner la cara en la oficina". Carrizosa agrega: "Yo acabo de comprarme un lote en la Sabana y me pienso ir a vivir allá".

Ventajas compartidasSi bien el 'teletrabajo' es muy beneficioso para los empleados, las compañías tampoco se quejan. Estas llegan a ahorrar entre un 20 y un 50 por ciento de sus costos administrativos enviando a los trabajadores a la casa. En todos los estudios internacionales sobre la materia se ha encontrado que la productividad en el trabajo aumenta entre un 5 y un 20 por ciento con el 'teletrabajo'. Esas cifras hacen que el entusiasmo empresarial sea comprensible. Se estima que un 60 por ciento de la fuerza laboral en las empresas puede hacer su trabajo desde cualquier parte. Las empresas logran así retener empleados cuando estos se ven obligados a trasladarse a otra ciudad por razones familiares, y con los ahorros en arriendo, seguros, transporte, energía y hasta tinto se pueden contratar más empleados. De hecho, en España el teletrabajo ha contribuido a disminuir el desempleo por cuenta del ahorro en los costos de las empresas sin desmejorar los sueldos o prestaciones de los teletrabajadores. A nivel mundial varias multinacionales como American Express, Apple, Chase Manhattan, Ford, Compaq, General Electric, Merryl Lynch, Sears, Xerox e IBM han iniciado proyectos de oficina virtual. Dos terceras partes de las 500 empresas más grandes seleccionadas por la revista Fortune lo están haciendo. Es más, para muchas compañías implementar este tipo de programas se ha convertido en una necesidad por la competencia global.En Colombia varias multinacionales están realizando proyectos piloto. Algunas facultades de administración, como el Cesa, están preparando cursos en ese sentido. Y varias firmas como Peldar, Monsanto y Kodak se están familiarizando con el tema. Una de las empresas colombianas líderes en oficinas virtuales es Conavi. Hace un año y medio la empresa decidió montar el proyecto 'Desde la Casa', escogiendo un equipo de empleados cuyo trabajo no exigiera contacto directo con el cliente. "Se comenzó con personas adscritas al área de sistemas y análisis de procesos y los resultados han resultado fantásticos", afirma Nelson Escobar, gerente de recursos humanos de esa corporación. Todo comenzó con una propuesta de un empleado que convenció a las directivas de que el programa reportaría múltiples beneficios a la compañía. Estas últimas hicieron el análisis de costos y tomaron la decisión de hacer el experimento. "Al principio fue un poco difícil, asegura Claudia Vélez, una de las precursoras, pues son muchas las cosas nuevas a las que tuvimos que acogernos: salir del espacio físico, dejar a los compañeros de otras áreas y enfrentarnos a otro ritmo de vida. Pero por otro lado pensábamos en lo rico que era hacer cosas que antes no podíamos hacer. En el caso mío, estar al lado de mi hijo. Hoy, superados los miedos iniciales, creo que esto es lo ideal. Ahora hago en dos días lo que antes me representaba toda una semana". Pero las organizaciones privadas no han sido las únicas interesadas en la oficina virtual. Agencias del gobierno de Estados Unidos han iniciado un proyecto llamado 'Flexiplace', que permite a los empleados trabajar también desde su casa. Incluso algunos miembros de la embajada de Estados Unidos en Bogotá están pensando acogerse a este modelo, ya que el transporte de tantos funcionarios desde el norte hasta la sede es una pesadilla logística y de seguridad. ¿Para dónde va? Aunque la oficina virtual tiene muchos entusiastas hay quienes ven este tipo de esquemas con desconfianza. Algunos jefes o administradores dicen que es muy difícil saber si la persona realmente está trabajando desde su casa. Los defensores de la idea argumentan que tampoco se sabe si la persona realmente trabaja en la oficina. La discusión se reduce a que en la administración moderna el desempeño se mide por los resultados obtenidos con respecto a un objetivo, no por la cantidad de tiempo que se está en la oficina. Los modelos policivos, aunque subsisten, poco a poco están desapareciendo. Otra crítica común al esquema proviene de quienes aseguran que la oficina es una comunidad, y ésta se pierde con las oficinas virtuales. Los defensores del 'teletrabajo' aseguran, por su parte, que hay formas de compensar esa situación. Una es a través de la misma tecnología, ya que hoy en día es posible llevar a cabo multiconferencias por computador, viendo y escuchando simultáneamente a los compañeros de trabajo. Otra es programar uno o dos días a la semana en los que todos los trabajadores deban encontrarse en la sede física de la empresa. No faltan, sin embargo, quienes piensan que vale la pena sacrificar en cierta medida las relaciones en el trabajo para invertir el tiempo en la familia, o en los amigos. Los entusiastas de la oficina virtual también recalcan las ventajas que el modelo tiene para el empleado: vivir en un lugar más sano y posiblemente más barato, menor gasto en ropa, transporte, tiempo, almuerzos, tener horarios flexibles, el fomento a la automotivación, menos distracciones, comunicaciones más ágiles e incluso mayor acceso a los jefes, ya que a través del correo electrónico cualquier empleado puede enviarle un mensaje al presidente de la compañía. Esto sin mencionar las ventajas para el medio ambiente si millones de personas dejan de desplazarse de su casa al trabajo todos los días. Estos cambios parecieran augurar el inicio de una nueva etapa para la humanidad, en la que las personas podrán elegir cuántas horas quieren trabajar al día, y podrán _desde un país subdesarrollado como Colombia_ trabajar para una empresa en el Japón o en Rusia. En breve cualquier persona podrá convertirse en un 'teletrabajador' más. Este cambio tendrá además repercusiones sociales y demográficas. Con la revolución industrial el hombre fue arrancado de sus comunidades, especialmente de las zonas rurales. En la era virtual, eventualmente podrá volver al campo y estar más cerca de su familia, donde la vida muchas veces es mejor. Si este experimento humano toma fuerza la oficina tradicional con escritorio de madera y sillas en cuero tendrá sus días contados. n¿Qué se necesita para una oficina virtual? El equipo adecuado: ya existen en Colombia firmas como Emtelco S.A., cuyo negocio es, entre otras cosas, el montaje de oficinas virtuales. Los requerimientos básicos son:
· Un computador personal, preferiblemente portátil, con procesador Pentimum de 160 Mhz y módem de 28.800 bmp ($ 3.000.000 )
· Dos líneas telefónicas
· Teléfono celular
· Conexión a Internet
· Impresora láser ($300.000)
· Fax ($250.000)n Requerimientos especializados:
· Cámara de video especial para conferenci virtual ($300.000)
·Micrófono y tarjeta de sonido de doble canal ($100.000)
·Software especial para Telecommuting ($800.000)
· Scanner óptico a color de alta resolución ($500.000)
·Módem de 56.000 bmp ($400.000)
· Impresora láser a color ($500.000) Ser la persona adecuada: no todos pueden trabajar en la casa o fuera de la oficina. Se necesita disciplina para separar la vida personal del trabajo. Tener el jefe adecuado: si su jefe es una persona que valora más la presencia física que los resultados de su trabajo, la oficina virtual no es para usted. Tener la profesión adecuada: obviamente no todas las profesiones son reemplazables por un computador. Aunque ya hay equipos para adelantar cirugías a distancia, médicos, odontólogos o veterinarios se ven muy restringidos. Las profesiones más indicadas son administradores, abogados, escritores, periodistas, diseñadores gráficos, arquitectos, economistas, ingenieros de sistemas, digitadores, analistas de crédito, investigadores, financistas, compositores, guionistas y todo tipo de asesores.

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