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| 8/24/1992 12:00:00 AM

EJECUTIVOS DE HOY

EL TIEMPO PASA
EL CAMBIO DE HORA QUE SE DIO HACE aproximadamente cinco meses llevó a los colombianos a pensar que hoy en día por levantarse más temprano, amanece más temprano. Algunos en principio se negaron aceptar la situación. Otros no le pusieron tanta tiza al asunto y simplemente adelantaron la hora sin problema alguno. Y después de varios días todos se unieron a la ley de la nueva hora y siguieron su camino. Pero a pesar de que la gran mayoría de las personas logróo habituarse al asunto, las madrugadas no gozan de una aceptación total. Sobre la aceptación de la norma o existe una verdad absoluta, pero lo cierto es que ya muy pocos se acuerdan que un día adelantaron el reloj una hora.
Sin embargo para muchos el tiempo, con cambios o sin cambios, no deja de medirse en quilates y por eso para nadie pierde vigencia el dicho popular de que el tiempo es oro, porque, desde hace varios siglos, todas las actividades de la vida cotidiana se manejan al compas del viejo y conocido ticac. Por eso manejar el tiempo al dedillo se ha convertido en el gran reto del siglo XX.
Hoy por hoy los ejecutivos deben multiplicarse como el pan y los peces para cumplir con los multiples compromisos que congestionan, día tras día, sus agendas. La tarea de manejar y administrar acertadamente el tiempo, según el senador de la República Fernando Botero Zea, no es una labor fácil, pero por ningún motivo imposible. Se trata, en términos generales, de planificar, manejar y estudiar a fondo la mejor forma de aprovechar las 24 horas que ofrece el día, es decir, manejar el concepto de que el tiempo hace parte de la vida y no la vida hace parte del tiempo en cuanto a su aprovechamiento se refiere.
Según el senador Botero Zea existen algunas herramientas esenciales para ganar algunos minutos en las pruebas contra reloj, que los ejecutivos de hoy deben enfrentar.
El primer paso consiste en establecer unos objetivos, porque "estos son como la estrella del norte ", aseguró el senador. Una visión clara de los objetivos y actividades del día aseguran el éxito en el cumplimiento y puesta en marcha de cada uno de ellos. Y para no olvidar ningún detalle, el senador advierte que es necesario escribirlos en un lugar importante, no en un papel suelto ni muchos menos en la chequera. "Los objetivos y las actividades deben anotarse en un sitio especial como la agenda personal, porque es allí donde se debe crear un centro de información".
El segundo paso es el de organizar cada una de las actividades por realizar durante el dia de trabajo, para luego en el tercer paso establecer las prioridades de acuerdo con las exigencias y urgencia de cada compromiso. "Existen actividades que deben llevar la delantera en la prueba contra reloj, los bancos, las reservaciones y los clientes, por ejemplo, porque una falla en alguna de estas tres situaciones puede ser lamentable ", aseguró el senador Botero. "Además dijo en este punto es importante aplicar la regla 800, es decir, que el 20 por ciento de las actividades generan el 80 por ciento de los beneficios posteriores. Y casi siempre sucede lo mismo en cualquier tipo de tarea u oficio".
El cuarto punto es no dedicar más tiempo del necesario a cualquier compromiso. Según el senador para ello es necesario tener en cuenta los inconvenientes que puedan aparecer en el camino, las llamadas telefónicas inoportunas y simplemente no malgastar el tiempo en actividades que no lo requieren. Entonces, lo que se necesita es aprender a calcular el tiempo, es decir, una medición por aproximación. "Por ejemplo seguro si usted tiene una cita en el centro a las tres de tarde y una en el norte de la ciudad a las cinco, es casi imposible que logre cumplir la segunda, por varias razones, una de ellas el tráfico" Y es que para manejar el tiempo hay que tener en cuenta todos los obstáculos por absurdos que parezcan. Para continuar con las herramientas fundamentales para lograr un buen manejo del tiempo, en el quinto punto se advierte la importancia de conocer a ciencia cierta como y por donde empezar un trabajo. En muchos casos se ha logrado establecer que es en la organización de un proyecto donde los ejecutivos pierden varias horas de trabajo. Un buen metodo para superar este inconveniente, según el senador, es dividir el proyecto en pequeñas partes para convertir el proyecto en un conjunto de actividades realizables. A esto se suma la importancia de saber delegar, "creer que alguien por sí solo puede lograr sus objetivos es un error que muchas ejecutivos cometen con mucha frecuencia". Según esto, la clave del éxito esta en reconocer que los demás también hacen aportes valiosos para desarrollar en forma un proyecto. Además, sea uno los expertos, conformar un equipo de trabajo permite un mejor dominio de las actividades y mayor precisión en los resultados finales cualquiera sea el proyecto que se encuentre sobre la mesa.
El sexto punto consiste en no dejarse empapelar, es decir, que los ejecutivos de hoy deben manejar la correspondencia una sola vez. Según las estadísticas los empresarios pierden el 40 por ciento del tiempo revisando la correspondencia simplemente por el hecho de no revisarla con detenimiento antes de archivarla. Por eso y para no perder tiempo es necesario desaparecer del escenario laboral los escritorios con montañas de papel, cartas, notas y mensajes que impiden el movimiento de otra clase de información a lo suo de mayor importancia.
Finalmente para lograr una eficiencia a toda prueba con el tiempo como aliado es necesario llevar un control del día. Sea un el senador, este análisis debe hacerse durante las horas de la noche, ver qué quedó por hacer y qué fallas e incovenientes se presentaron, para luego estudiar algunas estrategias de ataque y no permitir que lo malo vuelva a suceder, porque por eso se dice que de los errores algo se aprende y que lo importante es no volver a cometerlos.
En palabras más simples, la administración y el manejo eficiente del tiempo se define, en términos de eficiencia y productividad. Dos palabras líderes en los objetivos de alta gerencia que manejan los ejecutivos de hoy.
TRABAJANDO CON EL ENEMIGO
Por otra parte, para complementar el trabajo de integración entre el hombre y el tiempo no solo es necesario conocer las estrategias de lucha sino también las características del enemigo.
Según el senador Botero Zea el tiempo cuenta con unas enemistades peligrosas en el campo de batalla. Una y tal vez la más peligrosa es la del teléfono. Según algunos estudios se llegó a la conclusión de que una llamada en promedio dura entre 10 y 12 minutos. Esta cifra a primera vista no significa gran cosa, pero cuando se reciben cuatro o cinco de estas llamadas, entonces el caso de pérdida de tiempo entra a cuidados intensivos. Para evitar la interrupción de las labores a causa del famoso rinin, es necesario establecer unos límites, es decir, crear horarios para la recepción y atención de llamadas.
Otro de los grandes enemigos del tiempo son las reuniones de trabajo. Y la razón es clara y contundente, nunca se sabe cuando empiezan ni cuando terminan. En la mayoría de los casos, en cualquier reunión se utiliza más tiempo del necesario. "Por eso -aseguró el senador- cualaquier tipo de reunión que se organice debe especificar la hora de salida. De esa manera las personas que asistan podrán calcular sus demás compromisos y no tendrán que cancelarlos porque la reunión no se terminó en el tiempo previsto. Y lo más importante, cumplir con la hora de salida, si dice a las ocho que sea las ocho y no a las nueve ni a las 10".
Por último, las visitas inesperadas son el tercer enemigo crítico del tiempo. Según los expertos esto sucede con mucha frecuencia porque parece que el visitante sorpresa no entendiera que el tiempo de trabajo es importante y está planificado con anterioridad, y cualquier cambio podría alterar el cronograma del día. Pero como este es un fenómeno que permanece a pesar de las advertencias, entonces sólo es cuestión de hablar con la visita unos segundos y con mucho tacto y gran cortesía, insinuarle que pida una cita para poder hablar con tiempo. De esta manera se conserva la imagen de gran ejecutivo y no se pierde el esfuerzo inicial de manejar eficientemente el tiempo.
De acuerdo con lo anterior no cabe duda de que el tiempo es oro y que por su gran valor existen miles de enemigos buscando la oportunidad de llevarse unos cuantos quilates. Pero depende de la sagacidad y profesionalismo de los ejecutivos de hoy encontrar las armas escenciales para no perder la batalla, porque en las pruebas contra reloj no hay espacio para el más mínimo resbalón.
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