Miércoles, 18 de enero de 2017

| 1989/11/13 00:00

EQUIPOS DE OFICINA

EQUIPOS DE OFICINA

LA MAGIA DEL FAX
Un nuevo renglón aparece impreso hoy en día en las tarjetas de presentación y en los sobres membreteados de empresas y oficinas. Es el renglon correspondiente al número del fax, el cual ya es rutinario verlo al lado de la dirección, el teléfono, el télex y el apartado aéreo.
Este invento de los japoneses, uno de los mayores en las últimas décadas, se ha popularizado tanto últimamente que, según un importador colombiano, en la actualidad no se pregunta "¿tienes fax?", sino que de una vez se indaga su número, porque quien ya cuenta con este aparato supone que los demás también lo han convertido en elemento básico de las comunicaciones de su oficina.

La gran virtud del telefax es su capacidad para transmitir en poco tiempo documentos impresos fiel copia del original a cualquier punto del planeta, gracias a un mecanismo que carece de complicaciones técnicas en el manejo.
Asi, un contrato de importación, una caricatura para ilustrar un artículo de prensa o una simple factura de cobro pueden hacerse llegar con la misma facilidad a Tokio o a la oficina ubicada a tres cuadras de la empresa, mediante un proceso que demora apenas un promedio de 15 segundos por página.
El documento que se quiere enviar se pasa por el telefax como si se tratara de sacar una fotocopia, este lo capta, digitaliza la información y la envia por linea telefónica a su destino, en el cual otro telefax comienza a reproducirlo inmediatamente.

Gracias al fax, miles de procesos de cada día se han agilizado enormemente. En su estudio de Ciudad de México, por ejemplo, Gabriel García Márquez puede recibir por esta via una copia de su última novela, para proceder a corregirla y enviarla nuevamente a sus editores, que bien pueden estar en Bogotá, en Paris o en cualquier punto del planeta. El proceso ha tomado un tiempo risible, en comparación con cualquiera de los métodos tradicionales: correo certificado, envío con un delegado de la editorial y otros más. De otro lado, la seguridad en el envío nunca hubiera sido mayor con otro mecanismo.

Algo similar están haciendo en todo el mundo las personas que ya han instalado un fax en su escritorio. Los corresponsales de un periódico lo utilizan para enviar textos e imágenes, las agencias de publicidad para lograr la aprobación de bocetos en tiempo récord, las oficinas de representación para observar un catálogo y hacer un pedido de importación... y así, cada cual le da el uso necesario. Se sabe, incluso, de dueños de restaurantes que se han valido del fax para tener de antemano los pedidos de sus clientes habituales y de millones de personas que lo prefieren al correo por seguridad y economía.

Otra ventaja muy apetecida del telefax es su disponibilidad las 24 horas del día. Al finalizar la jornada de trabajo, la secretaria se percata de que el aparato ha quedado debidamente conectado y, posiblemente, a su regreso la mañana siguiente encontrará diversos mensajes que han llegado automáticamente desde cualquier sitio.

Con su precio cada vez más asequible y con gran número de ofertas en cuanto a tamaño y servicios complementarios, podría decirse que el fax se ha popularizado en el mundo más rápido que otros inventos que en su época llegaron con bombos y platillos, como el televisor o el télex.

MULTIPLICAR EL ESPACIO
Ya se ha desmentido por completo la idea de que las divisiones de oficina lo único que lograban eran encasillar a los empleados, a la manera de una "caja de bocadillos". Y se ha desmentido no sólo porque quienes han decidido probar el sistema han comprobado sus múltiples ventajas, sino porque esta es una de las áreas del diseño y de la arquitectura en las que más se ha evolucionado.

Los sistemas de oficina abierta --como en realidad se llaman surgieron hace varias décadas en los paises desarrollados como fruto de largas investigaciones que comenzaban con la inquietud de ahorrar espacio en un momento en que la finca raiz para empresas y oficinas se elevó exageradamente y concluían con estudios complementarios sobre productividad, comunicación y bienestar del trabajador.

Aun asi, de los páneles rígidos y antiestéticos que surgieron al principio se ha llegado a divisiones definitivamente llamativas, realizadas en diversos materiales y con recubrimientos elegantes, hechos a la medida del usuario con todas posibilidades de curvatura y efectos especiales en diseño y color.

Con base en las divisiones que se producen en Colombia que están, realmente, a la altura de las mejores del mundo-SEMANA ha establecido las 10 ventajas primordiales de los sistemas de oficina abierta:

-Espacio. Las características de los páneles y la ayuda de la decoración permiten ubicar en amplios salones un número de empleados varias veces mayor al que se lograrla con el sistema tradicional de "cuartos y muros" en el mismo recinto.

-Funcionalidad. El diseño de páneles, escritorios, archivadores y demás muebles se ha realizado de tal manera que cada elemento y cada rincón cumplen una función específica. Todo está a mano y no hay espacios inservibles. Cada área de trabajo cuenta con lo indispensable para las funciones del empleado: ni más, ni menos.

-Flexibilidad. Con una adecuada programación, el sistema de oficina abierta crece a la par con las empresas. Los cambios en la organización y el aumento de empleados no exigen modificaciones drásticas ni serios trastornos en las operaciones. Incluso un cambio de sede se logra en menor tiempo.

-Estética. Los actuales sistemas de división de oficina gozan de gran belleza. Los acabados modernos e impecables, las opciones en formas y colores permiten una decoración para cada gusto.

-Eficiencia. Por el hecho de tener todo a mano, crece la productividad. Se gasta menos tiempo en desplazamientos inútiles y es más fácil cambiar de ambiente.

-Comunicación. Una adecuada planeación permite que las áreas de trabajo se ubiquen de acuerdo con una jerarquia que favorece la comunicación. Igualmente, se facilita el hecho de compartir secretarias, auxiliares y toda suerte de equipos.

-Comodidad. Los sistemas de oficina abierta se han diseñado ergonómicamente. Es decir, pensando en una ubicación estratégica de los elementos y accesorios y con materiales que favorecen la salud del trabajador.

-Duración. Tanto los materiales estructurales como los que se utilizan en los terminados poseen gran calidad. Resisten mucho más el paso del tiempo y proponen un mejor trato.

-Seguridad. Un sistema de oficina abierta, además de permitir una mejor atención al público, constituye un punto a favor de la seguridad en las empresas, entre otros aspectos por la gran visibilidad que permite sobre diversas zonas.

-Ahorro. Sumados todos los factores, el costo de un sistema de oficina abierta presenta un gran ahorro frente a los métodos tradicionales. El mayor salta a la vista: máximo aprovechamiento del espacio.

No se necesitan, pues, muchas razones para comprender por que los sistemas de oficina abierta han tenido tanto éxito. Al fin y al cabo responden adecuadamente a una era signada por los procesos cada vez más ágiles y eficientes.

PROTEGER EL PASADO
Qué seria de un ser humano sin memoria? La respuesta se perfila bastante dramatica. Tan dramática como la que habria que dar si la pregunta hubiera sido ¿qué seria de una empresa sin memoria? Desde hechos tan sencillos, como verificar un listado de precios de hace un. año, hasta otros tan complejos como tomar la decisión de abrir una filial en otro pais, requieren de la memoria de la empresa. Esta memoria no es otra que el archivo. Dada su importancia, los archivos han sido objeto de profundas investigaciones y hoy en dia, por fortuna, cuentan con un decidido apoyo tanto en el estudio de procesos como en la producción de muebles, componentes y demás elementos que optimizan su manejo.

Con la asesoria de la "Linea Archivo de Norma", SEMANA presenta a continuación un listado de normas básicas de mantenimiento y seguridad para los archivos de las empresas:

.Adoptar medidas de protección contra robos, daños e incendios, mediante un control del manejo de las llaves del archivo y la instalación de alarmas, equipos de mangueras y extintores.

.Protegerse de usos impropios, estableciendo controles en el manejo de la documentación.

.Crear sistemas especiales de defensa para documentos importantes: laminación en plástico, tubos de cartón, empastados, siempre de acuerdo con la naturaleza de la documentación.

.Evitar fumar en el área de almacenamiento.

.Ordenar revisiones periódicas de cables y conductos de energia.

.Programar la capacitación adecuada del personal del archivo en las medidas de seguridad, incluyendo prevención y entrenamiento para los casos de incendio o similares.

.Considerar la ubicación de salidas de emergencia en las áreas de archivo.

.Permitir la aireación de los documentos.

.Aplicar insecticidas contra gérmenes e insectos propios del papel .

.Limpiar constantemente las áreas ocupadas por el archivo.

.Procurar el sostenimiento de un adecuado nivel de humedad (entre 45% y 65%) y de una baja intensidad de luz y calor.

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