Viernes, 24 de febrero de 2017

| 1990/08/13 00:00

GERENCIA Y OFICINA

GERENCIA Y OFICINA

EL TIEMPO, ¿UN ACTIVO FIJO?
"Todas las cosas nos son ajenas; sólo el tiempo es nuestro." No le faltaba la razón a Séneca cuando hizo esta afirmación. Al fin y al cabo cada quien maneja su tiempo como le parece. Pero, precisamente en el manejo efectivo del tiempo radica el éxito. La gracia no es poseerlo, sino administrarlo de manera que se convierta en una inagotable fuente de beneficios.

Con base en la experiencia de diversos gerentes que han encontrado en el manejo del tiempo uno de los puntos claves en su gestión empresarial, SEMANA condensa algunos consejos y algunos puntos para meditar a este respecto.

·Horas productivas
Así como los poetas descubren que ciertos lugares y ciertos ambientes promueven de una manera más efectiva su creatividad y su inspiración, el gerente debe ubicar las horas del día en las cuales goza de una mayor productividad.

Algunos encontrarán en la soledad de la noche el mejor lapso para aquellas labores que requieren un especial esfuerzo mental. Otros preferirán las tardes soleadas. Sin embargo, parece ser que son las primeras horas del día las que pueden lograr este cometido de la mejor manera. La razón es sencilla: el cuerpo y la mente vienen de un período de reposo y están, de nuevo, con toda su potencia.

No se trata de una camisa de fuerza pero, en todo caso, muchos gerentes que antes se resistían a creerlo a fuerza de intentarlo y de pelear con el despertador descubrieron que, en efecto, las primeras horas son privilegiadas.

·Selectividad telefónica
El invento del teléfono acortó muchas distancias pero, al mismo tiempo, se encargó de quitarle minutos valiosos a los gerentes que no lograron darle un uso racional.

La clave, para muchos, está en instruir adecuadamente a la secretaria acerca de aquellas llamadas que gozan de prioridad uno y de las que bien pueden ser postergadas. Con un poco de astucia, la secretaria descubrirá que un alto porcentaje de las llamadas que le entran a un gerente pueden ser atendidas por otra persona, relacionada de una manera más directa con el asunto que se quiere tratar.

En todo caso, conviene determinar las situaciones en las que no se debe ser interrumpido por ninguna razón establecer un horario apretado para responder las llamadas pendientes y darle un tiempo máximo de duración a cada una.

·Decir no
Y si un gran número de llamadas merecen una rotunda negativa, el mismo procedimiento debe aplicarse a la hora de recibir invitaciones. Normalmente al despacho de un gerente de cierto nivel llega un cúmulo de invitaciones de diversa índole: invitaciones a cocteles, invitaciones a conferencias, invitaciones a almorzar, propuestas para participar en un seminario o en una mesa redonda.. .

El criterio de selectividad debe ser rígido en este aspecto. Seguramente algunas invitaciones sólo servirán para que el gerente pierda su tiempo. Otras, en cambio, pueden constituir una importante fuente de contactos. Y unas pocas, aunque comporten eventos eminentemente sociales, exigen indiscutiblemente su presencia por razones laborales.

La clave de decir "no" debe extenderse a las visitas inesperadas en la oficina y también a esos negocios jugosos que ya resultan imposibles de atender con el suficiente esmero.

·Solamente una vez
El manejo de la correspondencia es parte vital en la administración del tiempo. ¿Cuántos mensajes pueden llegar a diario al despacho de un gerente, entre cartas, reportes de actividad, invitaciones, fax, télex y demás? La lista podría ser interminable.

La clave es muy sencilla: cada mensaje debe ser leído solamente una vez. Se ha determinado que una buena manera para perder el tiempo consiste en leer un documento apenas llega y archivarlo en algún rincón del escritorio para volver a leerlo y luego enviarlo a otra dependencia, botarlo a la caneca o contestarlo .

Resulta ideal escoger un momento del día para enfrentarse al cúmulo de correspondencia, preseleccionada por la secretaria, y darle curso de inmediato.

·El día a día
La memoria no es infalible y en todo caso, merece ser puesta al servicio de labores de mayor trascendencia. Archivar en la mente toda la suerte de compromisos de un gerente es un desperdicio y un enorme riesgo de incumplir.

Para eso están las agendas. Desde las tradicionales y sencillas agendas de papel, hasta las modernas agendas electrónicas. No interesa su formato. Lo importante es anotar en ella todos las citas, las fechas en que deben entregarse ciertos documentos y, ojalá, la planeación estratégica de una semana o de un mes.

Su manejo será impecable si se toman dos precauciones básicas: anotar los compromisos en el momento mismo de adquirirlos y revisar la agenda al menos tres veces al día. Con la ayuda de un esfero para marcar con un "chulo" los eventos cumplidos y los que están por cumplir, todo se facilita. El día laboral debe comenzar y debe terminar con un vistazo a esta útil herramienta.

·Planear, siempre planear
Cuando se tienen muy claros los objetivos de una reunión, el ahorro en tiempo es considerable. Aunque siempre existirá, por supuesto, una franja destinada a atender asuntos que surjan en desarrollo del evento, toda reunión debe contar con un "orden del día" muy preciso.

La improvisación es un enemigo muy peligroso. Los temas comienzan a surgir sin orden, sin saber si son prioritarios o secundarios, sin conocer hasta dónde se quiere llegar.
El ejemplo lo debe dar el gerente. Así, no sólo él llegará con los temas preparados, sino también sus subalternos. El ahorro en tiempo, entonces, se multiplica.

·La unión hace la fuerza
Una de las metas que todo gerente debe fijarse es aprender a delegar funciones. Nada más peligroso que aquellas personas que quieren hacerlo todo. En esa decisión hay muestras de inseguridad y de desconfianza.

Si la empresa cuenta con un exigente proceso de selección y si se facilita el aprendizaje de los empleados, no hay razones para no delegar. El gerente podrá encontrar personas con más habilidad que otras, funcionarios que le inspiran mayor confianza y aprenderá a delegar si comienza por "soltar" asuntos poco importantes y paulatinamente va ascendiendo.

·No todo es trabajar
Si el tiempo laboral es importante, el que se debe dedicar a la familia, al deporte y al descanso no lo es menos. Mirando las cosas desde un punto de vista exclusivamente administrativo, es una inversión. La fatiga de los gerentes que trabajan 18 horas al día trae consecuencias nefastas.

La falta de contacto con la familia y el anquilosamiento físico conducirán muy pronto al estrés. En la agenda debe haber tiempo para todo. Y si no lo hay, no serán los momentos familiares ni los de esparcimiento planificado los que deben salir.

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