Miércoles, 7 de diciembre de 2016

| 1991/03/11 00:00

GERENCIA Y OFICINA

GERENCIA Y OFICINA

LAS PUERTAS ABIERTAS
La noticia era que los amplios y pesados escritorios se habían cambiado por ligeros y prácticos cubículos; que los gabinetes empotrados habían reemplazado a las largas filas de cajones; que los gruesos muros habían sido derruidos y que las máquinas de escribir habían dado paso a las pantallas de computador. El enajenante concepto de la oficina antigua había sido demolido por un concepto más dinámico, integral y productivo del trabajo empresarial: el sistema modular de Oficina Abierta.

Diseñado en un primer momento para solucionar los problemas de espacio dentro de una organización, con el tiempo los especialistas descubrieron que el ahorro de espacio era tan solo uno de los objetivos. En realidad, el sistema de oficina abierta incrementaba el ritmo de producción en las empresas, a la vez que lograba un desarrollo integral en cada uno de los departamentos.

Productividad y eficiencia fueron los factores preponderantes para que la oficina moderna iniciara su proceso de reestructuración. En una época marcada tanto por la competitividad como por la velocidad de trabajo, las empresas se ven obligadas a implementar cada día mejores mecanismos de óptimo rendimiento. Y para ello, la tecnologia se convirtió desde un comienzo en un aliado indiscutible. A pesar de que en última instancia la capacidad y el conocimiento profesional del equipo humano es lo que cuenta, es indudable que los medios físicos estimulan en un gran porcentaje la eficiencia del personal en una empresa. Y ese es, precisamente, el objetivo del sistema de oficina abierta.

EN BUSCA DE LA EFICIENCIA
Los especialistas definieron la productividad como la capacidad de producción y venta de bienes y servicios, no sólo en cantidad sino en calidad, a través del total aprovechamiento de los recursos económicos y técnicos que intervienen en una empresa. Y en ella, por razones obvias, se vio involucrado el trabajo del hombre. La tecnología contribuyó en primera instancia en el incremento de la productividad. Pero hacia falta acoplarla al ser humano, para que éste pudiera hacer uso de ella adecuadamente, amoldándose al mismo tiempo a las nuevas exigencias organizacionales. La oficina abierta, entonces, apareció como la solución más eficaz. El sistema de módulos independientes pero intercomunicados garantizó la integración individual, al igual que modificó las antiguas actitudes de los empleados de encerrarse en su burbuja de obligaciones, para cambiarlas por actitudes más positivas en relación con el trabajo de equipo. De esta manera se creó un ambiente propicio para que los diferentes departamentos de la empresa estimularan sus propias capacidades tanto creativas como productivas.

El resultado fue sorprendente. A tal punto, que actualmente más del 80 por ciento de las compañías han adoptado el sistema; por un lado por razones de espacio, y por el otro por razones ambientales. Los numerosos estudios que se han realizado en los últimos años sobre las condiciones ideales para lograr la mayor eficiencia en el personal de una empresa, han demostrado que sólo generando un entorno adaptado a las necesidades humanas, es posible alcanzar el máximo rendimiento de los empleados.

EL ESPACIO: UN ALIADO
Paralelamente, dado el vertiginoso proceso de transformación que sufre el mundo empresarial, en donde las alternativas varian de un día para otro y los novedosos sistemas resultan obsoletos en un cortísimo lapso, era indispensable crear un mecanismo de fácil maniobrabilidad y reestructuración, con el ánimo de ahorrar tiempo, espacio y dinero. Los módulos de oficina abierta ofrecieron también estas características. Se trataba de involucrar las ciencias del comportamiento humano, que buscan proporcionarle al individuo un ambiente laboral óptimo de acuerdo con sus necesidades básicas, con el concepto moderno de la organización empresarial. Por eso el sistema no sólo contempla la unidad de trabajo individual sino también todo el conjunto constituido por las diversas unidades de trabajo.

De la misma manera, los módulos son diseñados con la mirada puesta en el futuro, con el ánima de que las exigencias del mañana no se conviertan en un obstáculo insalvable. Si antes era necesario planear la total renovación de los equipos si la situación así lo exigía mediante el sistema de oficina abierta los equipos pueden ser acoplados fácilmente al ritmo de crecimiento de la compañía. La idea del nuevo concepto organizacional busca ante todo el aprovechamiento máximo del espacio disponible y la flexibilidad del sistema.
En pocas palabras, el espacio, considerado antiguamente como uno de los mayores problemas a la hora de instalar o remodelar una oficina, se ha convertido en un aliado. El objetivo no es encontrar el mayor espacio posible, sino hacer uso adecuado del disponible: por medio del acondicionamiento vertical de los paneles, de la elaborada planeación de las verdaderas necesidades de la empresa en relación con los elementos de trabajo; de la distribución efectiva de los equipos y de los departamentos de acuerdo con el flujo de personal, la jerarquia organizacional, el grado de comunicación, el tipo de trabajo desempeñado, etc...

Todo lo anterior enlazado con el permanente avance de los sistemas de comunicación y de la informática, tecnologías que también colaboran enormemente en el desempeño optimo de cualquier empresa.
El hecho es que cada día las organizaciones solicitan mayor atención de parte de sus directivos con respecto a la implementación de nuevas y mejores estrategias de producción. Y el sistema modular de oficina abierta ha demostrado, con ejemplos sólidos, que es una de las herramientas fundamentales en esa búsqueda permanente de la excelencia empresarial. Al fin y al cabo no es sólo el ahorro del espacio lo que se persigue con la adopción del sistema, sino la adopción de un ambiente ideal de trabajo que obre en consecuencia con los objetivos de productividad de la empresa.

¿Tiene algo que decir? Comente

Para comentar este artículo usted debe ser un usuario registrado.