Viernes, 9 de diciembre de 2016

| 1993/03/08 00:00

GERENCIA Y OFICINAS

GERENCIA Y OFICINAS

El "papeleo"
VIENEN Y VAN, Y MUCHOS terminan en el lugar en el que no deben estar. A veces se pierden, se esconden y logran burlar incluso la barrera del orden del gerente más organizado.
La verdad es que no hay empresa que se libere del "papeleo", aquel vicio que logra crear laberintos indescifrables de trámites, montañas y montañas de "documentos" que se encuentran en archivadores, los cuales, a su vez, se hacen más y más insuficientes con el transcurrir de los años.
La ineficiencia en el uso y organización de los papeles se ha convertido en un verdadero viacrucis para muchas empresas. Pero lo más preocupante de todo es que la costumbre hace que lo más absurdo parezca normal en una companía. Esto significa que no se ha forjado un hábito empresarial para utilizar los documentos verdaderamente necesarios, y en consecuencia, para ahorrar tiempo y dinero que hoy se desperdician.
El mal manejo de esta situación puede perjudicar esencialmente tres frentes de una companía.
El primero, las finanzas, pues se compra más de lo que se gasta y se desperdicia lo que debería ser útil.
El segundo, atropella la productividad administrativa debido al exceso de papeleo y a la exigencia de trámites que no tienen un verdadero sentido, además hay una gran perdida de tiempo que se podría invertir en otros esfuerzos. En tercer lugar y como consecuencia de los anteriores frentes, el "papeleo" caótico perjudica sustancialmente la imágen corporativa de una companía.
Según datos de las Formas Eficien una empresa sólo es visible el cinco por ciento del costo total del papeleo. ¿Que sucede con el 95 por ciento restante? Los expertos presentan unas cifras verdaderamente preocupantes a los ojos de cualquier gerente: el 79 por ciento del costo total se invierte en, utilización y trámite de las formas, es decir, personal, equipo y espacio utilizado para leerlas, llenarlas, diligenciarlas y distribuirlas; el 11 por ciento se invierte en costos de archivo y mantenimiento; el tres por ciento en proceso de compra, recibo y contabilización, y el dos por ciento restante en costos de almacenamiento y distribución.
Segun Fesa, "eso quiere decir que el costo real exigido por el registro de información equivale a 20 veces el valor de los papeles y formularios que una empresa adquiere". Esto significa que si invierte 100 mil pesos en formularios, la empresa gastará dos millones de pesos o más en utilizarlos.
De ahi que la companía Fesa de Carvajal S.A. haya desarrollado una serie de herramientas y sistemas que permitirán a las empresas reducir los costos totales del papeleo, mejorar la productividad administrativa y mantener una imágen corporativa impecable por la simplificacion del papeleo.
Asesoría práctica que esta orientada a hacer de las empresas entidades verdaderamente ágiles y eficientes en su manejo administrativo y organizacional.

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