¿Cómo firmar documentos electrónicos?

Desde el 22 de noviembre de 2012, las empresas públicas y privadas de todos los tamaños y sectores pueden firmar documentos en línea y tendrán la misma validez legal de una firma manuscrita.

La empresa que adquiera la plataforma de DocuSign tiene la posibilidad de redactar y enviar el contrato que quiera firmar en la misma interfaz. Para hacerlo valido con la otra parte debe seguir los siguientes pasos:

1. Una vez redactado el contrato, envía mediante correo electrónico un link a la otra parte con el contrato o documento que se vaya a suscribir.

2. La parte (en este caso en firmante) abrirá el documento, que está almacenado en la nube, para poder revisarlo y aprobarlo.

3. Ya aprobado se procede ha realizar la firma de ambas partes. El sistema presenta una serie de filtros y preguntas para poder realizar la firma.

4. Por último se hace una revisión de ambas partes y se genera una aprobación final.

Lo importante de esta alternativa es que las entidades que tienen que verificar la validez del contrato deben aceptar este tipo de firmas, ya que así lo ordena la ley que fue decretada el año anterior. 

El hecho de evitar desplazamientos para revisar o firmar contratos supone una gran ventaja de este tipo de sistemas. Si usted tiene la posibilidad, desde su propia oficina, de hacer trámites de contratación el ahorro puede ser bastante importante.

Además, y no es un dato menor, el ahorro en recursos de papel también es vital, teniendo en cuenta el contexto ambiental que está viviendo el planeta actualmente. Entre menos contratos físicos haya mayor cuidado con el planeta.

Otra gran ventaja radica en los costos que se pueden ahorrar con este modelo. Piense, en lo que cuesta es simple hecho de enviar un mensajero para que haya una revisión de contratos de una empresa a otra. O, por ejemplo, los costos de desplazamiento si tiene negocios en otras ciudades o países.

Con la simple conexión a internet se puede tener la posibilidad de revisar de los contratos que se vayan a firmar posteriormente. Además, este tipo de plataformas están diseñadas para ser visualizadas desde cualquier dispositivo con capacidad de conexión.