09 noviembre 2012

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Cinco consejos para gastar menos papel en la oficina

SOSTENIBILIDADCon un costo superior a los seis centavos de dólar por cada página desaprovechada, la cifra que las empresas botan a la basura anualmente por esta situación asciende a los 9.000 dólares por empleado.

Cinco consejos para gastar menos papel en la oficina.

Foto: Archivo Semana

El empleado de una oficina promedio en una gran organización puede llegar a imprimir 10.000 páginas al año, de las cuales cerca de 1.500 son total desperdicio. Con un costo superior a los seis centavos de dólar por cada página desaprovechada, la cifra que las empresas botan a la basura anualmente po
r esta situación asciende a los 9.000 dólares por empleado.

“Si bien en los últimos años ha habido avances importantes y las organizaciones han adquirido un poco más de conciencia del impacto positivo que puede llegar a tener para sus finanzas establecer reglas serias y responsables de sus procesos de impresión, aún son muchas las empresas que están perdiendo dinero por dejar el asunto para después”, opina Robisson Ruíz, Gerente General de Delcop Colombia, distribuidor exclusivo de los productos Xerox en el país.

Entre todas las pautas y recomendaciones que las diferentes empresas han podido recibir de las propias firmas del sector gráfico, de los expertos y los analistas, aún hay algunas que se mantienen como asignaturas pendientes. Estoa son cinco consejos para impresiones eficientes y ecológicas que las empresas aún no han terminado por implementar:

1. Adopte la impresión bajo demanda. La impresión bajo demanda crea documentos solo en la cantidad y momentos necesarios. Ahora, más que nunca, las compañías están pidiendo servicios gerenciados de impresión (MPS, siglas en inglés de Managed Print Services) para ahorrar dinero y estimular el crecimiento. Si bien es un concepto que se maneja desde hace algún tiempo, lo importante en la actualidad es que las empresas entiendan que el éxito en MPS llega a partir de una ejecución efectiva, no de promesas por adelantado, y por ello es imprescindible elegir proveedores altamente calificados con la mejor combinación de innovación tecnológica y de servicio.

2. Emplee las tecnologías más innovadoras. Tener procesos de impresión más eficientes y responsables no es una obligación solo de las empresas que imprimen. Las empresas proveedoras de tecnología para este tipo de procesos así lo entienden y por eso en el último tiempo han aparecido avances como los de la tinta sólida que, además de generar ahorros importantes para las organizaciones, reducen enormemente el impacto ambiental de los procesos de impresión. Para tener una idea, el tóner de una impresora láser suele durar cuatro años y en ese tiempo genera 204 kilogramos de residuos; una impresora de tinta sólida origina 10,5 kilos en el mismo período.

3. Reduzca el uso de papel. Legislaciones como la de Cero Papel en Colombia tienden a decretar la reducción de procesos de impresión en las empresas, sin embargo, memorandos, informes, facturas, formularios, presentaciones e instrucciones siguen conviviendo diariamente en cualquier tipo de organización. La respuesta de qué se debe imprimir y qué no debe partir de un solo razonamiento: imprima lo menos posible y de manera inteligente. Piense además en aprovechar al máximo cada hoja, imprimiendo por las dos caras, reciclando el papel usado y empleando papeles certificados por organizaciones internacionales -como Forest Stewardship Council-, pues conllevan menos utilización de árboles para su producción.

4. Reduzca el consumo energético. Actualizar los productos antiguos y utilizar productos más actuales y eficientes es una de las mejores formas de ahorrar energía en la actualidad. En la industria tecnológica, incluyendo el campo de la impresión, son muchos los fabricantes que cuentan con el sello Energy Star, es decir que son productos que por sus propias características ayudan a ahorrar energía con programaciones especiales para apagarse solos o desconectarse cuando no estén siendo utilizados; incluso avances como los que proveen los tóner de emulsión por agregación pueden llegar a reducir entre un 25 o 35 por ciento el consumo energético al empleado con un tóner convencional. De igual forma, sustituir los productos de oficina autónomos por sistemas multifuncionales permite ahorrar un 50% de energía.

5. Trabaje con proveedores responsables. Pregunte a sus proveedores ¿qué están haciendo para reducir sus gastos y el impacto medioambiental? No solo se trata de procesos de manufactura limpios y ecológicos o de productos que conlleven ahorros energéticos, también en materia de su proveedor de servicios hay responsabilidades que es bueno siempre estar revisando. ¿Cuenta su proveedor de servicio con sistemas de CRM que le ayuden a ahorrar los gastos que su empresa tiene que pagar por repuestos o asistencias?, ¿esos sistemas le permiten hacer trazabilidad y optimización de los recursos?, son algunas de las preguntas que debe hacerse en todo momento.
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