Domingo, 26 de octubre de 2014

| 2013/09/21 02:00

Distractores en la oficina, ¡dejen trabajar!

Las constantes interrupciones en la oficina generan estrés en los empleados y los hacen más propensos a cometer errores que las empresas pagan muy caro. Los expertos hablan.

Distractores en la oficina, ¡dejen trabajar!

El empleado promedio pasa ocho horas diarias en la oficina. Sin embargo, a muchos les llega la hora de la salida y todavía tienen trabajos pendientes, por lo cual deben llevarlos a su casa para terminarlos en la noche o temprano en la mañana. Esto se debe a que en la mayoría de oficinas hay muchas distracciones que les impiden concentrarse. 

Según nuevos estudios los oficinistas son interrumpidos en su puesto alrededor de cuatro veces por hora, es decir, al menos una vez cada 15 minutos. Esto no solo disminuye la productividad sino que genera mucho estrés en los empleados y millonarias pérdidas en las empresas. 

La investigación más reciente, realizada por investigadores de la Universidad de Sídney en Australia con más de 40.000 empleados, encontró que más de la mitad de los trabajadores se sentía insatisfecha en las oficinas abiertas debido a la falta de privacidad y el ruido ambiente. Hoy en día la mayoría de puestos están diseñados en espacios muy amplios, donde los cubículos tienen barreras bajas, las oficinas no tienen puerta y los cafés comunales abundan. 

“A pesar de que a la mayoría le gusta interactuar con sus compañeros en ese tipo de espacio, su nivel de satisfacción se deteriora eventualmente a menos que haya cierto nivel de privacidad”, señala el estudio que fue publicado en la revista Journal of Environmental Psychology. 

Y es que las interrupciones, por pequeñas que sean, están a la orden del día en un espacio abierto. Las más comunes provienen de los compañeros. Según un trabajo publicado en 2011 en la revista Organization Studies, las que son cara a cara representan un tercio más que las generadas por el correo electrónico o las llamadas telefónicas, pues los trabajadores se sienten más libres de diferirlas o ignorarlas. 

Se estima que los empleados que trabajan en cubículos sufren interrupciones un 29 por ciento más veces que los que tienen oficina privada. Además, tan solo dos segundos son suficientes para que pierdan la concentración y, lo que es peor, se pueden tardar en promedio 25 minutos en reanudar la tarea que estaban haciendo previamente. 

Así lo señala Tom DeMarco, coautor del libro Peopleware, quien afirma que se necesitan otros 15 minutos adicionales para retomar el mismo nivel de concentración. Por esa razón muchos trabajadores buscan la forma de aislarse en medio del ruido de la oficina. La mayoría usa audífonos y algunos se inventan señales para que no los perturben. 

Jason Fried, coautor del libro Rework y conferencista de TED, afirma que el trabajo funciona por ciclos al igual que el sueño. Por eso si se sufren interrupciones el rendimiento no será el mismo y costará volver a recuperar el terreno ganado. Además del ruido ambiente, Fried dice que los jefes y las reuniones (managers & meetings) quitan mucho tiempo valioso, lo cual resulta no solo contraproducente para el empleado sino también para la propia empresa. “Te pagan, pero te interrumpen”, afirma el autor. 

Aunque el entorno no es favorable, los trabajadores se ven forzados a producir en esas condiciones. Gloria Mark, profesora del departamento de Informática de la Universidad de California, realizó un estudio junto a miembros del Instituto de Psicología de la Universidad Humboldt de Alemania y encontró que los empleados trabajan de forma más veloz debido a las interrupciones. Sin embargo, esto tiene un costo muy alto para su salud, pues “experimentan mayores niveles de estrés, viven frustrados, presionados y deben esforzarse el doble”, dijo Mark a SEMANA. 

Sin embargo, las distracciones no provienen únicamente de afuera. En muchas ocasiones los empleados se interrumpen a sí mismos porque tienen problemas de concentración. Durante el horario laboral revisan su correo personal, su cuenta de Facebook y Twitter, u otras cosas ajenas al trabajo que les impide terminar sus labores. 

Según Víctor González, director del Departamento de Computación del Instituto Tecnológico Autónomo de México (Itam) y coautor de un estudio sobre la autointerrupción, una de las mayores dificultades del empleado promedio es la tendencia a hacer más de una cosa a la vez. A este patrón de trabajo se le conoce como policronismo, contrario al monocronismo que consiste en concentrarse en una sola tarea hasta terminarla. “Las cifras demuestran que en la cadena de distracciones las autointerrupciones son casi iguales a las externas. Es más una cuestión de autodisciplina”, señaló a SEMANA. 

No obstante, González afirma que todo depende del oficio, pues labores como el diseño, la programación o la escritura, por ejemplo, requieren de poca interacción y un espacio abierto no favorece a los profesionales de estas áreas. Caso contrario a las finanzas, donde el gerente desea estar en medio de la acción junto a sus subalternos. “La naturaleza del trabajo y su demanda requieren de espacios que beneficien más la productividad”, afirma el autor. 

Por esa razón, los expertos consideran que es importante repensar el diseño de las oficinas abiertas. Según Mark, las empresas deberían intervenir y establecer al menos dos horas de silencio absoluto en las oficinas. Las salas privadas también podrían ser de gran ayuda para que cada empleado “tenga la posibilidad de aislarse cuando lo necesite”, concluye. De esa forma mejorará el ambiente laboral y la productividad de la empresa. 

Para no distraerse

Esto recomiendan los expertos para que los empleados no se desconcentren en la oficina.

  • Use los audífonos. Estos pueden ser muy útiles si hay un consenso entre los trabajadores de que simbolizan el aviso: ‘No interrumpir, gracias’.
  • Desactive las redes sociales y las notificaciones. Usted mismo puede configurar su navegador de internet para bloquear sus cuentas personales. Solo déjelas activas si las necesita por su trabajo.
  • Utilice los Post-it. Anotar las tareas del día en estos papelitos autoadhesivos puede ayudarlo a priorizarlas. Además evitará que las olvide así lo interrumpan en repetidas ocasiones.
  • Pregunte cuando sea necesario. Si usted no interrumpe a los demás, ellos tampoco lo harán. Procure hacerlo solo cuando sea estrictamente necesario.
  • Sea su propio juez. Existen herramientas en páginas como Rescue Time (www.rescuetime.com) o Mind Tools (www.mindtools.com) que pueden ayudarlo a ver en qué ha gastado el tiempo durante el día laboral y cómo mejorar su rendimiento.

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