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| 5/5/2012 12:00:00 AM

La opción de trabajar desde la casa

Comenzó la era del teletrabajo en Colombia. Quienes han adoptado este estilo hablan sobre las ventajas y desventajas de esta experiencia.

El jefe de Gonzalo no concibe que él se quede todas las mañanas en la casa para despachar desde allí los asuntos más apremiantes de su cargo. Aunque lo hace para ser más eficiente, su superior quiere verlo a partir de las siete sentado en su escritorio, pues cree que las distracciones del hogar no lo dejan concentrarse en sus tareas laborales. Pero desde que el gobierno expidió el decreto que reglamenta el teletrabajo, que consiste en laborar desde un lugar distinto a la oficina, tanto este jefe como muchos otros van a tener que revisar su visión del tema.

Esta modalidad es un hecho en los países desarrollados y ya empieza a imponerse en Latinoamérica. En Colombia, si bien un buen número de empresas lo ha puesto en práctica, muchas otras todavía no se le miden por desconocimiento o porque aún creen en el viejo paradigma del jefe de Gonzalo, que piensa que lo importante es el tiempo que se pasa en la oficina y no el cumplimiento de los objetivos.

Algunos como Gonzalo lo hacen informalmente, en contra de la voluntad de sus jefes, y asumen los costos que implica tener una oficina en casa. Pero precisamente la reglamentación expedida busca que las empresas y la sociedad empiecen a valorar esta opción como una posibilidad tecnológica. Con este nuevo marco, la empresa debe proveer los elementos y la asesoría necesarias para que el empleado pueda asumir sus labores en la casa.

Abraham Martínez, gerente de productividad de Microsoft, señala que ya muchas empresas han adoptado esta práctica. Clara Reyes, de CRM, coincide en que la tendencia se está acentuando y calcula que entre 30 y 40 por ciento de las compañías que asesora tiene integrada la opción del teletrabajo.

Bancolombia es una de ellas. Desde 2010 comenzó a poner en marcha su estrategia y hace unas semanas terminó el proyecto piloto. La experiencia fue tan favorable que ahora sus directivos están planeando la fase de masificarla. Según Liliana Mejía, gerente de activos fijos de esta institución financiera, el objetivo es mejorar la calidad de vida de los trabajadores sin que ello signifique que sean menos productivos. Y en las evaluaciones, luego de un año de experiencia, el impacto en este último indicador fue sorprendente, pues los empleados reportaron una mayor concentración en la casa y, por ende, más eficiencia. El efecto en las familias también fue notable. "Incluso se vio beneficio en el nivel académico de los hijos", dice Mejía.

Clara Reyes también ha visto una mayor productividad. "En la oficina hay muchas interrupciones", dice. A pesar de esas bondades, muchos todavía no aceptan la idea. Según Martínez, los obstáculos son culturales, pues todavía muchas empresas piensan que tener a la persona sentada en su escritorio es fundamental para que las cosas marchen. Pero esa visión se tiene que cambiar por la del trabajo por objetivos. "Si los cumplo, al jefe no debe importarle cómo organizo yo mi horario", señala Martínez.

Algunos empleados también son reacios porque creen que el trabajo es mejor cuando la gente tiene la oportunidad de interactuar con sus pares. Otros tienen miedo de volverse invisibles para sus jefes y ser prescindibles. Pero el teletrabajo no pretende aislar, sino mejorar la calidad de vida. De hecho, no se recomienda adoptarlo sino máximo por tres días a la semana, pues el contacto cara a cara es importante. En la experiencia de Bancolombia, el teletrabajo era un complemento de las actividades laborales y por ello los empleados debían ir a la oficina para reuniones y actividades de colaboración.

Otro temor es que las personas no tengan la disciplina para trabajar en la casa o no se puedan concentrar por los asuntos domésticos. Pero la experiencia del banco es que con seguimiento y capacitación las personas lo logran. La familia debe hacer parte de esta educación, pues debe entender que, aunque la mamá esta allí, no está disponible para jugar ni para hacer labores en el hogar.

Reyes considera que la autodisciplina es otro elemento importante no solo para organizar bien el tiempo sino para no excederse, pues ha visto casos de personas que no ponen límite al trabajo en casa y le dedican más que una jornada sin darse cuenta. "En ese sentido puede ser perjudicial, pues el objetivo, que es tener un balance en la vida, no se cumple", afirma Reyes. La experiencia en Bancolombia mostró que la gente estaba tan motivada que aprendió a autodisciplinarse.

La tecnología es crucial para el éxito de la experiencia. Ya hay muchos recursos que facilitan el trabajo a distancia. Una solución es poder ingresar al computador del trabajo desde la casa. También es posible que el número de teléfono de su extensión se desvíe hacia el celular o el computador para que el empleado lo conteste desde cualquier lugar. De esta manera, puede hacer las llamadas sin usar los recursos de su casa. (Ver recuadro).

En ciertos casos la gente teletrabaja informalmente porque cuenta con los elementos tecnológicos para hacerlo. Precisamente, el decreto busca controlar que las empresas no abusen como, por ejemplo, al hacer que el empleado tenga que costear los gastos de llamadas a celular, larga distancia y energía. Por ello, el decreto especifica que el empleador debe suministrar la infraestructura necesaria para el trabajo a distancia. En el caso de Bancolombia, la entidad incluso supervisó los ambientes domésticos para asegurarse de que eran aptos. La idea no es que la gente se quede en pijama trabajando en la cama, sino que tenga las mismas facilidades de la oficina. Bancolombia también les suministró el escritorio y les pagó un subsidio por el gasto en energía.

Para muchos esta opción es un gana-gana. La empresa, por un lado, puede crecer sin necesidad de ampliar el espacio físico, lo que es muy costoso. También, dice Martínez, ayuda a la inclusión social, pues una persona con alguna discapacidad puede trabajar desde su casa sin problemas. Los empleados, por otra parte, ahorran en almuerzos, gasolina, transporte y, lo más importante, en tiempo. Mejía cuenta que muchas madres a las cinco paran sus actividades y pueden entregarse al cuidado de sus hijos inmediatamente porque ya no tienen que gastar una hora en un trancón para llegar a su casa. Aunque Martínez señala que puede haber costos ocultos, al final del día todo se balancea. "Me economizo tiempo y gasolina, pero consumo un poco más de energía eléctrica", dice.

De todas maneras, el teletrabajo no es para todo el mundo, como, por ejemplo, quienes tienen cargos de atención al público. Tampoco lo es para quienes no tienen un espacio adecuado en casa. Los departamentos de recursos humanos deben contemplar todas estas variables antes de poner en marcha la iniciativa. También hay otras alternativas al teletrabajo para lograr este equilibrio, como los horarios flexibles. El punto clave es que las empresas deben dejar de calificar a sus empleados por el tiempo que pasan sentados en su silla y hacerlo por el cumplimiento de sus objetivos. La movilidad, entonces, será una consecuencia lógica de ese cambio.
 
La tecnología clave

Para trabajar a distancia las empresas deben suministrar los recursos tecnológicos necesarios a sus empleados. SEMANA presenta los indispensables.

» Laptop: Un computador portátil con cámara incluida.

» Smartphone: Pieza clave del teletrabajo. Puede reemplazar al computador.

» Internet inalámbrico: Es primordial para quienes viajan o están por fuera de la oficina. Hay soluciones como dispositivos USB, WiMAX o Hotspots.

» Seguridad: Los servicios de comunicación deben garantizar que la información viaje segura. Los servicios de email, videoconferencia y chat públicos no tienen esta protección.

» Servicio de acceso remoto: Permite al empleado conectarse desde su casa a los servidores de la oficina tener acceso a su correo electrónico y a su computador.

» Mensajería instantánea: Es una experiencia similar a la de los chats públicos, aunque se recomienda que sean exclusivos para la empresa por motivos de seguridad.

» Escritorio compartido: Le permite al empleado trabajar con un colega a distancia.

» Voz sobre IP: Llamadas que utilizan la conexión a internet de computador a computador, a celular o a un teléfono fijo. El trabajador puede contestar desde cualquier dispositivo (teléfono celular o computador) en cualquier lugar y solo se necesita el número de su extensión para contactarlo.

» Conferencia web: servicio que permite a los empleados participar en reuniones aunque se encuentren en lugares remotos. Facilita compartir presentaciones y documentos para trabajar en equipo.

» Traductor automático: Los programas chat ofrecen a los empleados traducción simultánea.

» La nube: Almacenamiento de datos en la web por fuera de la oficina. Esto permite obtener información desde cualquier lugar. Hay soluciones como Dropbox, Google Drive o Skydrive.
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