Productividad sin estrés

¿Todos los días, cuando llega a su oficina, lo espera una multitud ineludible de e-mails? ¿No ha podido terminar los proyectos que tiene entre manos hace más de una semana? ¿Su correo de voz está lleno? ¿No ha podido leer todos los mensajes de su blackberry? Aparte de todo, ¿tiene la agenda electrónica llena de citas con nuevos clientes y otros departamentos de la empresa? ¿No tiene ni idea por dónde empezar? Usted está perdido en el estrés propio de la era de la información.

Para David Allen, el nuevo gurú de la hipereficiencia en Estados Unidos, usted sufre de la paradoja del trabajador del nuevo milenio: en apariencia, la gente ha incrementado su calidad de vida, pero al costo dramático de un aumento aun mayor en sus niveles de estrés al tener a su alcance más información de la que es capaz de manejar. La buena noticia es que Allen le tiene una solución: el método Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (Tener las cosas hechas: el arte de la productividad sin estrés).

El libro ha escalado de forma continua la lista de best sellers desde su lanzamiento en 2001, pero quizá la mejor evidencia de su influencia no sean sus 600.000 copias impresas, sino la interminable oleada de guías de bolsillo, grupos de discusión on-line y versiones en software para computadores, iPhones y agendas electrónicas a que ha dado lugar. Allen, además, ha sido el coach de organizaciones como la Cruz Roja, la BMW, la Fundación Ford, la Microsoft Corporation y el Departamento de Defensa de Estados Unidos. Y se mantiene en gira dictando seminarios y conferencias por los que hordas de ejecutivos norteamericanos pagan cerca de 600 dólares al día.

La historia de Allen, sin embargo, está lejos de ser un cuento de hadas. En su adolescencia estudió budismo zen, pero cuando entró a la universidad, era más bien un joven con mucha necesidad de aprobación, según se describe a sí mismo. Se enganchó fácilmente a la heroína y en pocos meses estaba interno en una clínica de reposo. Entonces decidió "establecer de nuevo un alto grado de cooperación con el mundo". Aprendió a esconder las medicinas siquiátricas bajo la lengua y estudió cómo querían los médicos que se comportara. Logró salir de la clínica en unos meses y enseñó karate, para ganar dinero. Un día, un alumno le habló de un maestro espiritual que había balanceado su aura. Allen lo buscó, y desde entonces su vida se transformó por completo.

Entró a hacer parte del Movement of Spiritual Inner Awareness (Movimiento de la Conciencia Interior) y, por esta vía, empezó a dictar programas de consultoría a las primeras corporaciones en Estados Unidos que incorporaron la filosofía de la autoayuda para sus empleados. Es lo que se conoció como el movimiento del potencial humano, que durante la década de los 80 invadió el mundo empresarial estadounidense. Allen, sin embargo, no busca reclutar ministros para el movimiento del que hace parte. Ni siquiera resalta, como los profetas de la Nueva Era, el infinito poder de la mente, ni afirma que el hombre pueda controlar su destino con los pensamientos.

Lo que ha hecho del libro de Allen un best seller entre ejecutivos escépticos y ateos fanáticos de los computadores es su estricto pragmatismo. Allen no empieza hablando del sentido de la vida o haciendo reflexiones filosóficas sobre el trabajo, como la mayoría de sus colegas. Su axioma no puede ser más mundano: los seres humanos, dice, tienen un problema con las 'cosas'. Una 'cosa' se define como lo que sea que alguien quiera o necesite hacer. Un formulario de impuestos tiene el mismo valor como 'cosa' que una propuesta de matrimonio. Escribir un libro no es muy diferente a hacer una lista de mercado.

El problema, según Allen, es que la gente tiene tantas cosas por hacer, de órdenes tan distintos, que resulta difícil saber por dónde empezar. Esta cantidad de acuerdos implícitos e indefinidos en la vida de un trabajador contemporáneo es lo que genera esa vaga y constante sensación de ansiedad y de ruido en la cabeza. De modo que el primer paso del método es "recoger y describir todas las cosas por hacer". Todo debe ser inventariado: invitaciones, emails, problemas con el matrimonio, etcétera. Cada cosa debe ser descrita de una manera breve en un pedazo de papel, por ejemplo: encontrar las llaves, cambiar de trabajo o hacer ejercicio.

Esto es lo que Allen llama el proceso de captura o el vaciado de la memoria RAM síquica. La idea es desocupar ese espacio de la mente que guarda todo lo que se debería estar haciendo -pero no se hace- sin un sentido claro de cuándo o cómo hacerlo, y que genera el estrés automático y la ansiedad. Es preciso desocupar esa memoria RAM mental. El proceso puede llegar a durar varias horas pero, sin excepción, el resultado, según Allen, es una inmensa sensación de alivio y de energía liberada. ¿Por qué? Porque el solo hecho de tomar distancia y observar conscientemente lo que está vagando por la mente de manera inconsciente es un acto liberador. Es lo que todas las disciplinas espirituales llaman la "observación neutral", una de las primeras llaves para la iluminación.

El segundo paso consiste en manejar toda la información obtenida de manera precisa. A cada ítem de la lista se le debe asignar una acción lo más concreta posible. Por ejemplo, "hacer ejercicio" no es una buena descripción. Sería más concreto si se escribiera: "llamar al gimnasio y preguntar cuándo expiran las inscripciones". Lo importante es revisar toda la lista y tomar decisiones rápidas y objetivas acerca de qué acciones concretas se deben llevar a cabo en cada caso. El truco es colocar toda esa información en un sistema confiable: una agenda digital, un computador, incluso en fichas bibliográficas o papeles reciclados. Lo imprescindible es que todo quede por fuera de la cabeza.

Habrá 'cosas' que requieran más de una acción. En ese caso, la 'cosa' se llamará un proyecto, y se almacenará en un archivo aparte con el nombre 'proyectos'. Los proyectos pueden ser a cortísimo, corto, mediano o largo plazo. De hecho, puede haber proyectos -como escribir un libro- que puede que no se hagan. En ese caso, se abrirá otro archivo con el nombre 'quizá' o 'algún día'.

El tercer paso, desde luego, es hacer las cosas. Hay docenas de trucos para ello, por ejemplo: nunca dejar emails viejos en la bandeja de entrada del correo, jamás apilar papeles en el escritorio, siempre tener una libreta de apuntes a la mano para las nuevas ideas o compromisos. Y claro, está la regla de oro de los dos minutos: hacer de inmediato todas las acciones que requieran menos de dos minutos.

El objetivo no es otro que, como diría Lao Tsé, tener la mente como el agua. "La gente tiene miedo el vacío, tiene miedo del espacio negativo. Pero no tener nada en tu mente es una de las experiencias más extraordinarias", afirma Allen. En efecto, ese es el objetivo del método GTD: liberarse de todo lo que una persona tiene que hacer, llegar a la mente en blanco, abierta y receptiva a las ideas creativas y las soluciones inesperadas.