'Toconpower'

PowerPoint, la herramienta más usada en oficinas, colegios, universidades y organismos del gobierno, está en el banquillo. Lo que puso a todos a hablar del tema fue una presentación hecha por el Ejército estadounidense para mostrar a los altos mandos militares la estrategia en Afganistán. La diapositiva contiene un diagrama con palabras clave y explicaciones cortas conectadas por líneas de colores. Si bien la intención del dibujo era explicar el tema, terminó siendo incomprensible. Según el diario The New York Times, el general Stanley A. McChrystal, líder de las fuerzas estadounidenses y de la Otan en Afganistán, habría dicho hace ocho meses, cuando vio por primera vez esta presentación, que "cuando la entendamos ganaremos la guerra".

El esquema ha sido distribuido por Internet para hacer énfasis en cómo a los militares gringos no solo se les ha salido de las manos la guerra, sino también la herramienta del PowerPoint, porque gastan tiempo haciendo presentaciones y estas son muy densas y aburren a cualquiera. El caso de los militares ha dado para que ejecutivos, profesores y estudiantes aprovechen la circunstancia y se desahoguen sobre los problemas y retos que el programa les impone.

Según Nancy Stern, asesora de comunicaciones, todo lo que han dicho los militares acerca del PowerPoint es cierto. "Ha sido sobreutilizado, y de mala manera", enfatiza. El programa fue creado en 1984, y luego fue adquirido por Microsoft, empresa que ha vendido cientos de millones de copias desde entonces. Se diseñó especialmente para el área de ventas, pero su penetración ha sido tal que hoy se utiliza hasta para enseñar. "Es un sinónimo de presentación -dice Stern- y eso es errado", pues no todos los mensajes se pueden comunicar eficazmente con esta herramienta. Esta exige que el presentador haga un enorme esfuerzo de síntesis, pues el espacio es muy limitado. Pero la mayoría hace presentaciones muy largas que terminan por adormilar al auditorio. En otros casos, los presentadores llenan las dipositivas con solo texto, lo que las vuelve muy densas. "Y el 98 por ciento de las personas usa el programa como telepronter", dice Stern, pues simplemente lee lo que escribió en la pantalla. Lo absurdo es que al final entregan unas fotocopias con la misma información.

Por esto ha hecho curso la frase "muerte por PowerPoint", para señalar las presentaciones pobres que en lugar de cautivar 'matan' a la audiencia. "Mientras hablamos hay miles de personas en el mundo echándose un sueñito en medio de una presentación de PowerPoint, en lugar de estar aprendiendo", dijo a SEMANA Jonathan Thomas, de presentationadvisors.com.

En 2005, el catedrático Edward Tufte, experto en asuntos públicos de la Universidad de Yale, fue uno de los primeros en levantar la voz contra el PowerPoint. Dice que es nocivo porque induce a la estupidez, aburre a todos, degradada la calidad y credibilidad de la comunicación, y además es una pérdida de tiempo. En su monografía The cognitive style of PowerPoint expone el ejemplo de cómo la Nasa analizó en 2003 la situación del trasbordador Columbia antes de que explotara a su regreso. Según Tufte, luego de notar en el lanzamiento que un material de residuo había chocado contra las losas que protegen la nave del calor, un grupo de oficiales evaluó el riesgo que tenía la nave a su reintegro en la atmósfera terrestre, y presentó sus conclusiones en el formato de PowerPoint. Según Tufte, la abreviaciones, la cantidad de jerarquías, los neologismos que se utilizaron en ese informe hicieron que quienes tomaban las decisiones no vieran el peligro en el que estaba la nave, que duró 12 días orbitando la Tierra, antes de entrar a la atmósfera y explotar. "Ese estilo de lenguaje corto y simple que esta herramienta exige no sirve para la ciencia y la ingeniería", concluyó Tufte.

Algo similar dijo el brigadier general H.R. McMaster, quien ha prohibido las presentaciones en PowerPoint a sus subordinados, porque, según él, crean la ilusión de que todo está comprendido y controlado, y "hay problemas que no se pueden reducir a un esquema de cuatro puntos". Con ellos está de acuerdo Stern, para quien una presentación no siempre debe hacerse en PowerPoint (ver recuadro). Hasta Álvaro Uribe, en 2008, dijo que "los equipos de gobierno nos reunimos en una sala, nos proyectan cifras en un PowerPoint y creemos que todo va bien. Yo digo que más que apelar al PowerPoint hay que mirar el 'power people', hay que reunirse permanentemente con la gente".

Desafortunadamente, dice Thomas, muy pocas personas se toman el tiempo de investigar cómo hacer un diseño efectivo, y si lo hicieran se darían cuenta de que PowerPoint "no puede ser usado en todas las situaciones porque las páginas no están hechas para impartir mucha información sino para reforzar una idea".

Abraham Martínez, gerente de productos de escritorio de Microsoft, señala que la mayoría simplemente usa las plantillas prediseñadas y las llena de información sin pensar que hay muchas otras opciones. "Una presentación con PowerPoint puede ser tan avanzada como yo quiera, e incluir video, fotos, texto". Y como prueba señala que el trabajo visual sobre el calentamiento global que le mereció a Al Gore dos premios Oscar fue hecho con PowerPoint. "Es tan bueno que no parece una presentación sino un video", dice Martínez.

Las críticas no significan que todos están en contra de la herramienta. Los expertos son conscientes de que el problema es el uso que se le está dando debido a la falta de entrenamiento. Como señala Thomas: "Los que nos hacen dormir son los que le dan la mala fama".