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Lo que debe saber si es empresario y quiere optimizar sus gastos e inversiones

Las proyecciones para el 2020 eran positivas para las pequeñas y medianas empresas de la región. Según la encuesta Visión Pymes, realizada por Brother International Corporation, se auguraba un mejor periodo que el 2019, pero no fue así para todos.

La pandemia nos demostró que no podemos controlar cada aspecto de nuestros negocios, algunos factores como la economía, el crecimiento del mercado y, como lo hemos visto, los cambios en las dinámicas de la sociedad no dependen de nosotros. Sin embargo, los empresarios sí pueden gestionar a su voluntad otros factores como sus proyecciones financieras y control de gastos.

Una de las claves para que los negocios prosperen y se mantengan es contar con un presupuesto bien definido y ajustado a sus posibilidades. La correcta planificación presupuestaria permite que los empresarios estén preparados ante cualquier crisis y alcanzar las metas propuestas.

Las contingencias del año pasado cogieron por sorpresa a muchos gerentes y propietarios de micro, pequeñas y medianas empresas, quienes debieron invertir en una gran cantidad de esfuerzos y recursos para sobrellevar la crisis y adaptarse a la nueva normalidad.

Para que en este 2021 no se repita la historia, aquí le contamos tres consejos de expertos sobre cómo los líderes empresariales pueden elaborar un presupuesto ajustado a las necesidades de sus negocios y que optimice sus gastos e inversiones:

1. Actualiza tu contabilidad

Es clave tener al día la contabilidad para diseñar un presupuesto anual, pues esto le permitirá conocer la situación exacta de sus pasivos y activos. Con esta información podrá destinar de manera adecuada los recursos necesarios para cada área o tarea específica. En este proceso es importante que los empresarios le apuesten a la ayuda de la tecnología, a través de un software o aplicación para tener acceso a sus cuentas en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Para Rodrigo Urrego, cofundador de MedicApp, la primera aplicación en Colombia que aprovecha el modelo de economía colaborativa en el sector de la salud, estas herramientas apoyan al empresario en el manejo de sus finanzas.

“Desde las clásicas hojas de cálculo hasta los programas contables más sofisticados, estas herramientas nos permiten no solo tener una visión detallada del funcionamiento de una empresa, también nos brindan la oportunidad de realizar comparativas y proyecciones con un par de clics y, además, generar informes fácilmente”, concluye el emprendedor colombiano.

2. Calcula tus gastos

Hay que tener presente que, así se disminuyan los ingresos, los gastos continúan. Por ello, los empresarios deben conocer y estimar sus gastos durante el año fiscal: salarios, arriendos, servicios públicos, materias primas, préstamos, servicios legales, entre otros. Este cálculo puede hacerse basado en las cifras del año anterior, si bien el dato no será exacto, le permitirá al empresario tener una idea sobre sus gastos.

“Una lección vital que nos dejó el 2020 es que ningún negocio está totalmente preparado. Hay situaciones que se salen de nuestro control, pero siempre es útil contar con un fondo de emergencia, una reserva que nos permita actuar en momentos decisivos y así mantener la estabilidad de nuestro negocio”, resalta Astrid Encarnación, fundadora de Ases Services, una firma de servicios dedicada a la organización y desarrollo estratégico de empresas y profesionales, con asiento en República Dominicana.

3. Proyecta tus oportunidades

Dentro de la elaboración del presupuesto, es fundamental contar con un pronóstico sobre las ventas del negocio. Esto le permitirá al empresario hacer un promedio de ingresos, basado en factores como la oportunidad de venta, la competencia directa e indirecta, el conocimiento del mercado y el valor del producto o servicio en el mercado.

No basta con plantear el mejor escenario, también deben estimar un promedio de ventajas moderadas y bajas. Una vez se cuente con esta información, los empresarios pueden realizar un balance entre gastos e ingresos y guiarse de este para definir su presupuesto anual. 

Para Alejandro Carbonell, CEO y cofundador de Tutorez, una plataforma de educación en línea con sede en Panamá, “los líderes de negocios deben tomar en cuenta que un presupuesto balanceado no implica que una empresa estará fuera de peligro, hay que considerar escenarios, como la existencia de un déficit en las finanzas, para lograr una proyección más realista de la situación económica”.

No importa si es un negocio nuevo o si lleva varios años operando, nunca deja de ser fundamental definir un presupuesto al comienzo del año. Así se tendrá mayor claridad sobre los posibilidades de la empresa para ser más asertivos en la toma de decisiones, esto con el fin de alcanzar las metas establecidas, garantizar la supervivencia de los proyectos y sortear los tiempos difíciles.