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| 10/20/2003 12:00:00 AM

La oficina al hombro

Poco a poco se impone en el país la tendencia del trabajo a distancia, que multiplica la productividad laboral pero exige más responsabilidad de los empleados.

La oficina al hombro La oficina al hombro
Imaginese un trabajo en el que deba ir a la oficina sólo cuatro horas a la semana. Toda la información que necesita para trabajar la puede obtener prendiendo su computador portátil en la sala de espera de un aeropuerto, en la oficina de un cliente o en su casa. Las raras ocasiones en que necesita ocupar un escritorio, como ocurre en algunas empresas consultoras, debe pedir turno, pues comparte su cubículo con otros dos 'empleados virtuales'. Y si además trabaja para una compañía multinacional es probable que su jefe esté ubicado a miles de kilómetros de distancia y que deba comunicarse con él la mayor parte del tiempo a través del correo electrónico.

Esta es la forma de trabajar que se impone en el mundo y, poco a poco, también en Colombia. La revolución de las telecomunicaciones y el uso de otros inventos -desde el correo electrónico hasta los equipos inalámbricos- han traído un cambio profundo en el estilo de trabajo de muchos ejecutivos.

Las primeras en hablar de "movilidad" y "trabajo remoto" fueron las multinacionales. Sin embargo empresas locales, como compañías de seguros, fondos de pensiones y laboratorios farmacéuticos, han comenzado a embarcarse en ese nuevo estilo de trabajo. Algo similar sucedió a comienzos de los años 90 en Estados Unidos, donde las compañías, en especial aquellas que por su negocio debían tener a un buen número de vendedores en la calle, empezaron a darles portátiles en lugar de computadores de escritorio.

Las cifras confirman que esa tendencia está llegando a Colombia. Según IDC, una firma consultora especializada en el área de tecnología, el mercado de portátiles en el país ha crecido a un ritmo de 20 por ciento anual desde 2000 y se calcula que este año moverá cerca de 60 millones de dólares en ventas. El de computadores de escritorio, en cambio, ha crecido entre 3 y 4 por ciento cada año. "El aumento de la demanda de equipos portátiles está relacionado con la tendencia hacia la movilidad de las empresas. Poner un portátil no necesariamente es más costoso que un equipo de escritorio y redunda en mayor productividad y autonomía del empleado que lo usa", dice Iván Ballesteros, gerente de computadores personales de IBM.

Aunque los precios, en efecto, han bajado casi 50 por ciento en los últimos cuatro años, todavía un portátil es más costoso que un computador de escritorio. Dependiendo de su tamaño y necesidades, las empresas deben hacer cuantiosas inversiones para cambiar sus equipos fijos a portátiles -que tienen además un mayor riesgo de daño o pérdida- y permitir que sus empleados se conecten de una forma rápida y segura. ¿Cuáles son, entonces, los beneficios de hacerlo?

Trabajar, trabajar y trabajar

En muchas empresas los ejecutivos pueden llegar a permanecer por fuera de su oficina, en viajes de negocios, más de la mitad del tiempo de cada mes. A medida que las compañías se expanden a otros países aumenta la necesidad de viajar y de tener la información disponible en cualquier parte.

Dow, una empresa global de plásticos y químicos, es un buen ejemplo de ello. Sus vendedores deben atender clientes en la Región Andina e, incluso, en toda Latinoamérica. Para eso toda su fuerza de ventas trabaja bajo la modalidad de 'oficina virtual', en la que una línea telefónica en la casa y un computador portátil les permite permanecer hasta 90 por ciento del tiempo sin ir al edificio donde opera la empresa. Dow invirtió un millón y medio de dólares en todo el mundo para cambiar sus equipos de escritorio por portátiles. Hoy tiene 50.000 máquinas IBM, 90 por ciento de ellas para cargar en un maletín.

La expansión internacional de empresas colombianas, como ISA, las ha llevado a moverse en la misma dirección. El 38 por ciento de las personas que trabajan en ISA, que hoy tiene operaciones en todos los países de la Región Andina, puede acceder a la información interna de la compañía sin importar dónde se encuentren.

Consultoras como Gartner e IDC calculan que el uso de portátiles se traduce en un aumento de ocho horas semanales de trabajo por empleado. El 'descanso' obligatorio de esperar en un aeropuerto es cosa del pasado y, próximamente, también lo será el de las horas de vuelo. Algunas aerolíneas en el mundo planean permitir a sus pasajeros entrar a Internet durante vuelos largos y así evitar que estén desconectados de sus compañías durante varias horas.

Pero no es sólo una cuestión de trabajar más sino mejor. La idea es que al conseguir toda la información necesaria, conectándose a través de un portátil, las visitas a los clientes sean más efectivas. Los asesores del fondo de pensiones Protección, por ejemplo, pueden ver desde la oficina de un cliente toda la información que necesitan para asesorarlo. Las conclusiones de la visita quedan, además, almacenadas en una base de datos, lo que permite un mejor seguimiento posterior.

Aunque llevar la oficina a cuestas trae una mayor productividad, también implica que las personas aprendan a trabajar de una forma totalmente distinta.

Germán Marrugo, gerente de tecnología de Microsoft, tuvo seis de las ocho entrevistas que le hicieron para ingresar a la compañía al frente de un computador y una pequeña cámara de video. Conoció personalmente a su jefe seis meses después de entrar y debe hacer cada mes videoconferencias con las personas que le reportan desde varios países de la Región Andina. Todo eso, dice Marrugo, implica disciplina y la capacidad de trabajar sin tener al jefe en la oficina de al lado.

"Su jefe no va a llamarlo en la mañana a confirmar si se despertó y empezó a trabajar", dice un vendedor que desde hace varios años va a la oficina sólo cuando programan una reunión de ventas. "Autodisciplina, manejar a la perfección tecnologías como las videoconferencias o las reuniones virtuales, ser capaz de comunicarse eficazmente con los colegas y los jefes sin verles la cara y trazar límites entre la vida personal y el trabajo son las principales competencias de un ejecutivo virtual", dice Philip Potvedin, consultor experto en el tema.

Equilibrar el tiempo dedicado a la empresa y el tiempo libre es quizá lo más difícil del nuevo estilo de trabajo. Tanto que, por ejemplo, en Microsoft el gerente se reúne periódicamente con los cónyuges de los empleados para presentarles los objetivos que se ha trazado la empresa. La idea es, de alguna manera, explicarles porqué trabajan tanto sus parejas.

La movilidad y el trabajo a distancia no es sólo un tema de computadores portátiles y accesos remotos. Es una nueva forma de relación entre las compañías y sus empleados, quienes, si bien disfrutan de horarios flexibles, deben aprender a trabajar sin el mismo contacto personal que tenían en el pasado. Escaparse de la oficina ya no es opción, pues a donde vayan los seguirá la posibilidad de conectarse.

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