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Camilo Cuervo, columnista
Camilo Cuervo, columnista - Foto: Camilo Cuervo

Nómina electrónica: ¿será una realidad?

En las últimas semanas ha causado gran revuelo el proyecto de resolución por medio del cual, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN-, pretende poner en marcha la nómina de salarios electrónica como un paso más hacia la consolidación definitiva de la facturación, igualmente electrónica, que desde el año pasado viene funcionando con relativo éxito.


Por: Camilo Cuervo Díaz

Lo primero que debe decirse es que no es un tema nuevo. El reporte de la nómina de salarios a la DIAN es uno de los muchos componentes que se previeron cuando se diseñó un complejo sistema de facturación y reporte, en tiempo real, de las distintas operaciones sujetas a impuestos que las empresas ejecutan todos los días.

Es un cambio que puede parecer brusco, que genera suspicacias y que lógicamente tiene muchos detractores, en especial, porque nadie entiende muy bien cuál es el alcance de esa figura, para qué la DIAN quiere esa información, o mejor aún, para qué la usará.

Se pueden ofrecer muchas explicaciones, la mayoría de ellas “políticamente correctas” y que indican que todo debe “modernizarse” y “sistematizarse”. Sin embargo, de fondo, es sensato reconocer y aceptar que el fin último de la nómina electrónica es fiscalizar y recaudar más impuestos, facilitando la tarea al dejarlo todo en manos de un computador que está gobernado por la ya omnipresente inteligencia artificial.

Es claro que esta nueva figura es un paso más hacia el sueño de la DIAN y de todos los Gobiernos, sin importar quién sea el presidente, de enviarle a las empresas y a las personas naturales su declaración de impuestos “lista”, sin que tengan el menor margen de maniobra para la elusión.

En el caso de la nómina electrónica el tema se reduce a controlar y fiscalizar automáticamente la mayor fuente de recaudo del impuesto de renta de las personas naturales que es su salario y hacerlo en tiempo real. Eso, hace algunos años, era impensable; hoy es un hecho.

Si hay algo difícil en la administración de nómina, es calcular cuál es la retención que debe efectuarse a un trabajador como consecuencia de sus ingresos, en especial, porque Colombia posee una serie de exenciones y beneficios tributarios que permiten y, por qué no decirlo, facilitan la reducción de impuestos en conductas que muchas veces rayan en la ilegalidad.

El tema es sencillo, si la nómina la efectúa un sistema controlado por el ente recaudador de impuestos, que para el caso será el propio empleador al reportar, es claro que esos “esguinces” al pago de tributos desde el momento mismo en que el trabajador recibe su salario, tenderán a desaparecer.

De otro lado, esa basta información, tarde o temprano, también será usada para que la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales – UGPP (la “DIAN” de la seguridad social), cruce información, haga cuentas y fiscalice los aportes a salud, pensiones, riesgos laborales y parafiscales. Hoy esa gestión de control es posterior al pago, normalmente se efectúa muchos años después, generando costos muy onerosos de intereses y sanciones; incluso cuando muchas de las pruebas útiles para defenderse ya no obran en los archivos de las empresas por distintas razones.

Los que han sufrido un proceso de fiscalización de la UGPP saben que puede ser una verdadera pesadilla. Para bien o para mal, es probable que una nómina con reporte electrónico a las autoridades fiscales nos evite esos costosos “reprocesos” … todo hay que verlo desde el lado amable.

Por ahora, el tema se encuentra en su etapa de implementación y es tan solo un “proyecto de resolución” que aspira a convertirse en norma antes de marzo de 2021, toda vez que se espera que las grandes empresas estén reportando su nómina a mediados de este año. Con seguridad para esas empresas la implementación de la figura se reduzca a generar una interfase de sus actuales sistemas de nómina que suelen ser muy robustos y eficientes y cuyos desarrolladores ya están trabajando sobre los aspectos técnicos del proyecto.

No obstante, es muy probable que el tema tome mucho más tiempo del que ha previsto la DIAN, porque con seguridad resultará un proceso tortuoso y complejo para la inmensa mayoría de los empleadores que en este país son microempresarios, en especial para aquellos que ni siquiera cuentan con un sistema especializado de nómina, por lo que pedirles que la pongan en “línea” puede resultar siendo algo titánico.

Tal como sucedió con la factura electrónica, es altamente posible que pasemos por muchos proyectos y correcciones antes de llegar a una versión final, funcional y operativa de la figura. La nómina con reporte electrónico a la DIAN quizás nos dé algo de espera, pero no rebaja. Como muchas cosas en la vida, la única opción es aceptar la realidad, prepararse para ella, acomodarse y avanzar.