Diagrama de flujos: ¿cómo puedo producir mejor?

A medida que vas vendiendo más, las operaciones (actividades necesarias para generar el producto o servicio) del startup se vuelven más complicadas. Antes de este paso, es posible que ni pensaras en operaciones; vendías pocos productos, y simplemente te asegurabas de producir o entregar los productos o servicios que estaban comprando tus clientes. Pero cuando el negocio va creciendo y las ordenes de ventas se empiezan a acumular, debes profesionalizar tus operaciones, volverlas lo más eficientes posibles, porque si no, te darás cuenta de que, poco a poco, se van volviendo un caos y cada vez menos les puedes garantizar calidad a tus clientes.

Un profesor en Babson solía decirme que vale la pena profesionalizar las operaciones cuando las ventas están  profesionalizadas; antes de esto es un plan sin sentido (si no hay flujo regular de clientes no hay la necesidad de hacer las operaciones más eficientes). En los últimos pasos se ha trabajado en vender más, en profesionalizar las ventas, así que llegó la hora de organizar las operaciones.

PROFESIONALIZANDO LAS OPERACIONES

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De la misma manera el ‘Diagrama de Flujos’ profundiza en la operación de nuestra compañía para detectar factores que se pueden mejorar; esta es la forma en que empezamos a profesionalizar nuestras operaciones.

El ‘Diagrama de Flujos’ es un mapa que analiza cada una de las actividades de nuestra operación. La meta de este diagrama es que seamos conscientes de cómo podemos hacer que cada actividad sea más eficiente y cuánto tiempo toma llevarla a cabo para cuando nos comprometamos con un cliente.

Como su nombre lo indica, el ‘Diagrama de Flujos’ es una herramienta que básicamente dibuja toda la operación y para ello se utilizan cinco figuras dependiendo de la naturaleza de la actividad:

1. Círculo: es una tarea como pintar, programar, asesorar, construir, etc.
2. Triángulo hacia abajo: es almacenamiento como cuando la mercancía queda guardada por un tiempo.
3. Cuadrado: es una inspección como una revisión de control de calidad.
4. ‘D’: es demora como cuando a veces en los procesos hay que, por ejemplo, esperar para que se seque la pintura o que el cliente de una indicación.
5. Flecha hacia la derecha: es transporte como cuando los productos se mueven de un lugar a otro.

CONSTRUYENDO EL DIAGRAMA DE FLUJOS

Lo primero que debemos hacer es dibujar todas las actividades de nuestra operación y ponerle el tiempo que dura cada actividad.

Volvamos al ejemplo de la panadería, imaginemos que esta produce masa congelada para panes en la planta y luego la envía a la tienda donde se hornea y se vende el pan. El ‘Diagrama de Flujos’ se vería así:

Gráfica 12

Gráfica 13

Después detectamos qué recursos y alianzas necesitamos en cada actividad; pensemos cómo podemos eliminar actividades; identifiquemos cuáles son las actividades más demoradas o los cuellos de botella, y analicemos si podemos ser más eficientes poniendo más recursos y haciendo más alianzas en esas actividades.