GERENCIA Y OFICINA

EL MISMO LENGUAJE
Desde los comienzos de la humanidad, el hombre se ha apoyado en los símbolos y en los signos para ponerse en contacto con los semejantes y consigo mismo. Cada generación ha buscado perfeccionar los sistemas de comunicación, procurando hacer menos rígida esa frontera que separa a las naciones por la multitud de lenguajes y la diversidad de costumbres.

El desarrollo de los medio de transporte y los avances logrados en los sistemas de información durante el presente siglo permitieron un mayor intercambio entre los pueblos, en todos los órdenes. La necesidad de un lenguaje común se hizo, entonces, más enfática. Con la ayuda de la informática, cada profesión ha tratado de avanzar al máximo en esta búsqueda hasta donde su radio de acción se lo permite.

Unidos por el producto
La industria y el comercio, unidos por un común denominador llamado producto, encontraron muy pronto la necesidad de establecer un puente que facilitara al máximo su labor de mercadeo. Cada productor y cada distribuidor utilizaba diferentes tipos de códigos y de nomenclaturas para designar los mismos artículos en las relaciones de compra-venta y, como consecuencia, se había llegado a un verdadero caos en la economía. Se trataba, entonces, de diseñar un instrumento de fácil manejo para los dos sectores. Un instrumento que venciera las limitantes de la jerga propia de cada área y se convirtiera en un lenguaje universal.

El resultado fue el Código de Barras. Desarrollado originalmente en los Estados Unidos, este sistema universal de identificación de artículos ha ido tomando cada vez más auge, hasta el punto de que hoy podría decirse que cualquier nación que pretenda seguir siendo competitiva en lo mercados internacionales debe acogerse a él.

El Código de Barras constituye una identificación que se le adjudica a cada artículo, consistente en un número y en su representación por medio de líneas y espacios paralelos de grosor variable. Debido a que el código utiliza un lenguaje aceptado universalmente cada producto, al poseerlo se convierte en único en el mundo y resulta identificable de inmediato en cualquier lugar.

Colombia a la vanguardia
La razón de que el código sea el mismo en Italia y en Nueva Guinea, en Chipre y en Colombia, es porque existe una asociación que agrupa a las entidades que han promovido el sistema en cada país. Se trata de la EAN, Asociación Internacional de Numeración de Artículos, la cual tuvo su origen en Europa en 1977 con la participación de 12 países. En 1981 se abrió a todo el globo y hoy cuenta con más de 50 países afiliados en los cinco continentes. Figuran algunos tan poderosos en materia de codificación como Japón, Alemania, España y Francia, y otros que apenas comienzan a desarrollar el sistema como Perú, Chile y Turquía. El gran ausente de esta lista es Estados Unidos, debido a que allí se llevó a cabo un proceso de codificación con anterioridad. No obstante, el código del sistema norteamericano es perfectamente compatible con el del sisterna EAN.

Colombia entró a formar parte de la EAN en 1988 con la creación del IAC, Instituto Colombiano de Codificación y Automatización Comercial. En su primer año, el IAC se dedicó a diseñar la forma en que debería operar el sistema EAN en el país y posteriormente comenzó a promover los beneficios de esta vanguardia tecnológica en todos los sectores. Actualmente cuenta con 70 empresas afiliadas y una prueba contundente de su evolución la constituye la aparición en el mercado, hace pocos días, del primer artículo colombiano identificado con el Código de Barras. Se trata del producto referencia "Chocolisto" de la Compañía Nacional de Chocolates.

La forma de operación del sistema EAN es sencilla, aunque requiere una inversión de cierta magnitud para arrancar. Con base en el diseño del código, los industriales deberán asignar un número de identificación a sus productos e imprimirlo en los empaques y etiquetas de estos. Los comerciantes, que en adelante manejarán en sus archivos el mismo código con el cual el producto sale de fábrica, simplemente requieren un escáner o lector óptico que se adiciona a las cajas registradoras. En el punto de pago, los cajeros ya no necesitan digitar manualmente el precio del artículo, sino que, con un movimiento rápido sobre el escáner, éste lee el código, consulta el valor al cual corresponde, en una operación que toma milésimas de segundo, y transcribe en la papeleta que se entrega al cliente datos más precisos sobre su compra. Como se supone que con el paso del tiempo ya no vendrá cada producto con su precio impreso, los supermercados y demás puntos de venta están en la obligación de colocarlo en la estantería claramente para que el cliente no corra ningún riesgo.

Aunque a primera vista el sistema EAN no refleja la inmensa revolución que en realidad comporta, hay que decir que detrás del Código de Barras que empezará a verse cada vez con mayor frecuencia en los productos colombianos existe un soporte tecnológico de alto vuelo. Una innovación responsable de un manejo financiero y de mercadeo mucho más preciso. La razón es que el hecho de manejar un mismo lenguaje desde cuando el producto está elaborándose, hasta cuando llega al consumidor final, implica muchas ventajas, sobre todo por el considerable flujo de información que se puede obtener de cada artículo en sus diversas etapas de mercadeo.

Barras productivas
Para el fabricante, el Código de Barras, es decir el sistema EAN, le permite racionalizar los gastos administrativos por el intercambio de documentos estandarizados con distribuidores y comerciantes. Le ofrece la oportunidad de planificar de una manera más efectiva los suministros y le da la posibilidad de mejorar los sistemas de control interno. Y, ante todo, con la información que obtiene directamente de los diversos puntos de pago donde se venden sus productos, puede establecer procesos logísticos mucho más efectivos en las operaciones de mercadeo.
Por su parte, las ventajas del sistema EAN para el comerciante resultan innumerables: disminución en los procesos de marcación de precios en los artículos, eliminación de errores de digitación en caja, óptimo oontrol de inventarios, facilidad para identificar las áreas de robo, aumento de productividad de los cajeros y obtención de datos completos y fiables sobre el movimiento diario del negocio, entre otras.

Y, por supuesto, la agilidad en el manejo de estas operaciones se traduce en beneficios para el consumidor, ya que ahora no sólo disminuirá su tiempo de espera en las cajas registradoras, sino que además recibirá un tiquete de compra detallado, donde se especifican los productos y sus respectivos precios y, por lo tanto, no corre el riesgo de que un error del cajero lo haga pagar unos pesos de más. Todo parece indicar que Colombia ha entrado a formar parte de esta vanguardia tecnológica. El proceso es lento, pero seguramente antes de terminar esta década no existirá ya un sólo supermercado donde las estanterías no presenten la totalidad de sus artículos con el Código de Barras y en el cual la cajera aún deba digitar el precio de cada producto. Esto sería como haber regresado a las épocas del ábaco.