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| 10/4/1993 12:00:00 AM

OFICINAS MODERNAS Y SISTEMATIZACION

OFICINAS MODERNAS Y SISTEMATIZACION, Edición 592, Sección Especiales, 20784 OFICINAS MODERNAS Y SISTEMATIZACION
¿Ficción o realidad?
EN LA MAYOR PARTE DEL MUNDO EN COmún ver en series de televisión, como "Misión imposible" y "Viaje a las estrellas" dos o más personajes que se comunican, gesticulan y hasta cuentan chistes por medio de una pantalla, de un país a otro o de un punto de la galaxia a otro. Esta última conexión tal vez demore un poco en hacerse realidad, pero el hecho es que ya es posible comunicarse de Bogota a Medellín, Estambul o Pekín, con un programa de multimedia llamado Person to Person, que ofrece la ventaja de poder ver en un tiempo real Ia cara del interlocutor. De esta forma se puede discutir, acordar, planear o realizar cualquier tipo de transacción cara a cara.
Multimedia, el avance tecnológico mas revolucionario de este siglo tiene cientos de aplicaciones además de la menciona y básicamente es la unión de video fijo análogo (acceso por teclado) y digital (acceso por pantalla sensible aI tacto) en movimiento, sonido y texto. Esto se logra con la combinación perfecta del Hardware y el Software adecuados que permiten desarrollar increíbles presentaciones, dibujar, crear y editar gráficas, incorporar audio y video e importar imágenes de otros programas, entre otros cosas. Y, desde luego, sigue siendo posible almacenar información en disquetes o enviarla a través de redes locales para que otros usuarios puedan utilizarla.
¿Las aplicaciones? Con este programa, publicistas, realizadores de cine y televisión, músicos y toda clase de personas dedicadas a oficios de alta creatividad pueden dar vía libre a su imaginación. Incluso las empresas pueden usarlo enviando mensajes corporativos a los nuevos empleados.
A nivel educativo, Multimedia mejora el grado de retención de información de los alumnos, pues para muchos resulta más impactante abrir Hamlet en el computador, donde a la vez que se lee el texto, se ve y se oye al actor en su interpretación. La National Geographic Society utiliza este sistema para desarrollar sus fascinantes series educativas.
Con el hardware, llamado TS2, se puede involucrar un CD para leer discos compactos, una tarjeta de audio, necesaria para el desarrollo de Multimedia y, adicionalmente, las tarjetas de video.
Ofrece además monitores sensibles al tacto, lo último en interacción con el computador porque allí hay una verdadera capacidad tridimensional al tacto, una gama muy completa de colores para gráficas y un área amplia de visualización para el usuario. Además el monitor está provisto de un revestimiento de la pantalla que impide la carga electrostática. Sólo hay que tocar la pantalla en el punto sobre el cual se requiera mayor información ¡y listo! Los datos solicitados aparecen al instante.
Con este tipo de monitores también se puede controlar la velocidad de despliegue en la pantalla y modificar los matices de color, ancho de líneas y densidad de diseños. Pero tal vez lo más sorprendente es que la tecnología de interacción por medio del tacto ha llegado a tal punto que es posible modificar la velocidad, la presión y la temperatura de determinado proceso en una fábrica o en una palanca que hace parte de la clase de física en un colegio.
Otro logro especial en Multimedia es el reconocimiento de la voz. El computador no "escucha" lo que está preparado para escuchar y también contesta. Así se pueden establecer conversaciones que si no de gran entretenimiento pueden resultar de gran utilidad, sobre todo por el ahorro de tiempo.
Todo lo anterior convierte a Multimedia en el sistema ideal para actividades comerciales, corporativas, de acceso al público, educativas, de entrenamiento y de capacitación.
Actualmente ya existen en el país instituciones que han comenzado a aplicar las bondades de este sistema. Es el caso del Banco Ganadero, que tiene una estación de este tipo, instalada al interior de un espacio como de cajero automático y con una aplicación desarrollada por IBM de Colombia. Por medio de ella se ofrece al público un video que ilustra sobre los servicios de la institución y ofrece diversas opciones de utilización a las que es posible acceder por medio de la pantalla sensible al tacto. La estación trabaja 24 horas, durante las cuales provee a quien la necesite de toda clase de datos y servicios.

Sobre la huella El sistema Multimedia puede combinarse con novedosos programas que son una herramienta de gran utilidad, incluso en áreas donde la sistematización, sobre todo en los países subdesarrollados, no parece avanzar con tanta rapidez como en la industria.
Por ejemplo, los investigadores del Estado pueden ver enormemente aliviados sus esfuerzos con un programa llamado Public Safety Case Folder 400, solución que maneja expedientes en todos los procesos de criminalística.
El programa permite incluir imágenes habladas y fotografías con la gran ventaja de facilitar el hallazgo de correspondencias entre ellas. Se pueden adicionar funciones expertas, que determinen si un delincuente cubre ciertas características que lo hagan posible sospechoso, culpable o inocente de determinado caso. Y si al programa se le otorgan los más grandes beneficios de Multimedia sería posible, incluso, registrar en él voces como otra importante clave de investigación.
Otro programa, similar al descrito como ideal en el campo de la justicia es el de Proceso Electrónico del Documento. Este permite el archivo y recuperación de documentos, el proceso inteligente de formularios, la gestión de carpetas y el flujo de documentos con gran facilidad de uso. Es ideal para empresas que tienen que manejan registros mercantiles, registros de instrumentos públicos, tarjetas de propiedad de vehículos y créditos de vivienda, entre otras funciones. Su gran ventaja es que permite introducir la información a la estación mediante un escaner y reconocer los caracteres o códigos de barras . De esta forma se verifica, con un 100 por ciento de fiabilidad, la autenticidad de cada documento.
Además, cuando el usuario así lo desee es posible definir fragmentos no visibles de la información e integrar aI sistema total un fax con siete líneas telefónicas administradas sin intervención humana. "Todo, en un microprocesador de uso completamente personal" La salud es otro espacio donde programas de este tipo, complementados con Multimedia, pueden ofrecer grandes beneficios. Es posible acceder fácil y rápidamente a todas las historias clínicas del país y así los profesionales involucrados en determinado caso médico podrán hacer un diagnóstico y evaluaciones confiables e inmediatas de cualquier paciente.
Los tres tipos de programas anteriormente descritos, así como el Multimedia presentado al inicio de esta nota logran mejorar el servicio al cliente con respuestas inmediatas, aumentar la productividad de los funcionarios de la empresa, reducir el espacio físico destinado al archivo, optimizar el control y distribución de documentos al interior de la organización, entre otras cosas.

Oficina eficiente Si la década de los 70 observó 1a consolidación del proceso de datos y los años 80 se caracterizaron por la informática personal, los 90 estarán definidos por el uso de 1a tecnología de imágenes, que está ayudando a aumentar notoriamente la productividad de las empresas. Esta tecnología conduce a un manejo electrónico de los documentos revolucionando así Ia forma de almacenar, gestionar y distribuir un 95 por ciento de información que una empresa típica almacena en papel. Otro programa, de la misma "familia" que los mencionados, OfficeVision de IBM, ofrece un sistema de agenda y correo electrónico que permite tener un calendario diario de todos los empleados de la empresa, una agenda con un número ilimitado de nombres, teléfonos y direcciones, almacenamiento de reportes y cuadros de gráficas, entre otros.
Las secretarias que tardaban todo un día organizando y contactando a los integrantes de la próxima reunión, mediante llamadas y mensajes, ahora lo hacen en un tiempo mucho menor mediante el call up o directorio telefónico por computador. Este se encarga de verificar la agenda de cada persona, encontrar un día y una hora común y libre de compromisos para todos y enviar el mensaje.
A la vez que facilita guardar información importante, se reduce el gasto de tiempo, papel, espacio para almacenamiento y seguridad. Ya que dependiendo del documento se fijan las formas de acceso a ellos.
Adicionalmente, administra y controla los recursos de la empresa: auditorios, proyectores de acetatos y personal de mantenimiento.
Este programa, como la mayoría, se encuentra protegido mediante los llamados back ups, o copias de seguridad, que guardan toda la información para un caso de emergencia. Generalmente estos se instalan en lugares adyacentes a la empresa en mención.
Empresas como BIC y Cafam son solo dos ejemplos que hoy se movilizan más rápidamente a través de este sistema.
Ante tantos y tan importantes avances tecnológicos para muchas empresas la pregunta final es obvia: ¿Y la inversión? Como era de esperarse ingresar al siglo XXI no es económicamente fácil. Sin embargo, a la hora de hacer cuentas y establecer la relación costo-beneficio, vale la pena. De ahora en adelante la comunicación estilo ciencia ficción donde la máquina y el humano son casi amigos es una realidad, la atención deficiente se verá reducida a su mínima expresión y los diagnósticos se harán más precisa y velozmente. En síntesis, muchas historias dejarán de ser utopía para convertirse en el pan diario. Claro, mientras las empresas lo permitan.

EDICIÓN 1879

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