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| 8/7/1995 12:00:00 AM

OFICINAS

OFICINAS, Edición 688, Sección Especiales, 26184 OFICINAS
Costos ocultos
El mantenimiento de equipos es uno de los mayores gastos que tiene una empresa.
DEFINITIVAmente hoy en día se vive en la era de la informática. Cada vez hay menos máquinas de escribir y más computadoras en las oficinas. Los correctores y borradores son objetos casi de la historia y los archivos en papel son cada vez más pequeños. Pero eso no quiere decir que las empresas estén ahorrando dinero. Por el contrario, actualmente las compañías gastan millones de pesos en suministros y mantenimiento de equipos.
Aunque parezca increíble, según los últimos estudios, la compra de un computador significa solamente el 12 por ciento de la inversión en ese equipo. Es decir, como afirma Jorge Silva, gerente de la unidad de negocios comerciales de Compaq Computadores de Colombia, luego de adquirir una computadora hay que pensar en que un 88 por ciento de los gastos son ocultos. De hecho, en Estados Unidos se calcula que el costo en mantenimiento, suministros y capacitación de una sola máquina, por cinco años, llega a ser de 40.000 dólares (33.600.000 pesos aproximadamente). Es por eso que empresas como Compaq se estan esforzando por disminuir cada vez mas esos costos ocultos.
Y como las compañías no pueden prescindir de cosas como el papel, las cintas y la tinta para impresoras, de los disquetes y de los rollos para las máquinas de fax, hoy en día existen en Colombia empresas especializadas en el suministro de oficinas. Es así como una compañía mediana, según Esneda Aristizábal, gerente general de Oficiencia Ltda., puede gastar entre tres y cinco millones de pesos al mes en suministros. Las compañías hacen pedidos anuales que se despachan cada cierto período (por lo general dos meses), dependiendo de las necesidades de cada cliente. Otra parte importante está en el mantenimiento de los equipos. Silva considera que algunas empresas descuidan las computadoras. Muchas veces las máquinas se instalan en condiciones muy lamentables y no se les proporciona ningún tipo de cuidado. En ese sentido el especialista opina que para evitar que se presenten daños graves en los equipos, lo más adecuado es que se les haga un mantenimiento preventivo una o dos veces al año. El costo de ese mantenimiento es bajo. Básicamente consiste en alinear los drives, limpiar los equipos y verificar su funcionamiento.
A pesar del costo tan elevado que representa mantener un equipo de oficina trabajando adecuadamente, no cabe la menor duda que las empresas de hoy no podrían vivir sin computadoras y faxes. Después de todo, la productividad y la eficiencia se multiplicaron desde que se inventaron ese tipo de máquinas.

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