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| 9/13/1993 12:00:00 AM

VIVIENDA Y OFICINAS DE HOY

VIVIENDA Y OFICINAS DE HOY, Edición 589, Sección Especiales, 20619 VIVIENDA Y OFICINAS DE HOY
¿Para qué montar oficina propia?
En Colombia, día a día nacen nuevas empresas con todo el riesgo y los gastos que esto implica. Al mismo tiempo, son miles las firmas que funcionaban de manera centralizada en muchas capitales del país, están empezando a crecer y a ampliar horizontes, pero aún no tienen una oficina en Bogotá.
En los dos casos la salida más obvia consiste en montar un centro de operaciones propio, totalmente amoblado y, desde luego, con los últimos avances tecnológicos en materia de telecomunicaciones, pues el ritmo con el que hoy crecen los negocios y la apertura así lo exigen. Pero que esta sea la solución más recurrente no significa que sea la mejor. Por eso, en esta separata sobre vivienda y oficinas de hoy SEMANA presenta una alternativa que, gracias a su calidad, merece la pena tener en cuenta.
Acaba de llegar al país HQ Business Centers, una cadena multinacional con más de 100 centros de negocios alrededor del mundo. Y no se trata de oficinas para la venta, esta es la gran novedad: allí los empresarios pueden alquilar oficinas por horas, días o meses totalmente equipadas o, si así lo prefieren, el más completo servicio telefónico que puede extenderse hasta las 24 horas para que una secretaria bien preparada conteste las llamadas con el nombre de su firma, recoja los mensajes y los transmita a la empresa err la forma elegida.
HQ Business Centers está localizado en la esquina de la carrera 18 con calle 86A, a 30 minutos del aeropuerto Eldorado y cerca de los mejores centros financieros y comerciales, restaurantes, hoteles y centros nocturnos de la ciudad.
La Bohéme, Charleston, Bogotá Royal y el Bogotá Plaza son sólo algunos de los fabulosos hoteles que están en sus alrededores. Cerca hay restaurantes como La Fragata, El Buque, Pajares y Salinas. Y los mejores centros comerciales del país: Unicentro, Bulevar Niza y Hacienda Santa Bárbara .
Excelentes vías de acceso sirven para llegar al centro de negocios que cuenta ademas con la más avanzada tecnología en comunicaciones, planta eléctrica, iluminación bien planeada, una recepción elegante y acogedora, zona de parqueo, y lo mas importante: un equipo humano preparado para ofrecer la mejor imagen de su empresa.
Desde luego, no cualquiera puede arrendar una oficina de este tipo. Las empresas que la soliciten deben presentar su certificado de constitución y gerencia, referencias comerciales y también bancarias.
Comodidad y funcionalidad
Las oficinas, 36 en total, cada una con un promedio de 17 metros cuadrados, son sencillamente perfectas. Están diseñadas para una óptima utilización del espacio, confortablemente amobladas e incluso decoradas con hermosas obras de arte.
Ideales, por ejemplo, para las empresas de servicios petroleros que trabajan con las exploradoras en Colombia, pues estas últimas les exigen una sede en Bogota como en tantas otras ciudades del mundo y tener una en cada capital resultaría además de costoso, poco práctico.
Junto a las oficinas y en la misma sede, HQ Business Centers ofrece seis lujosas y completas salas de conferencias de distintos tamaños. Entre 17 y 30 metros cuadrados. Y en ellas, todas las ayudas audiovisuales que los clientes puedan necesitar.
Así, las firmas fiduciarias, por ejemplo, después de recolectar información sobre los clientes potenciales para un proyecto por medio del completo sistema de servicio telefónico que también se ofrece en el centro y se explicara más adelante, pueden programar sus reuniones.
Cartas, informes, rótulos, formatos o cualquier otro documento que la oficina requiera será procesado por las secretarias ejecutivas de HQ Business Centers en el tiempo solicitado y pagados servicio a servicio de manera independiente. Y si el usuario lo requiere, el servicio de procesador de palabras los archiva en sus disquetes para que él mantenga control directo sobre las comunicaciones de su compañía. La fotocopiadora y el fax estan en servicio permanente. Mejor opción imposible pues hasta la seguridad y los minutos de descanso para disfrutar de un buen café están asegurados.
"Nuestros estándares aseguran que su correspondencia será elaborada profesionalmente -señalan los ejecutivos a cargo de esta novedosa alternativa en Colombia-. Somos conscientes de que si su trabajo luce bien, usted también ".
Hay dos programas fundamentales para alquiler de oficinas: el de tiempo parcial, por las horas requeridas, y el de tiempo completo.
Desde luego, si el interés del cliente está concentrado en las últimas tendencias de la gerencia moderna -por ejemplo el servicio al cliente y los programas de calidad total para su empresa-, el centro de negocios también pone en sus manos personal entrenado en estas areas. HQ Business Center permanentemente esta contratando seminarios de entrenamiento para sus colaboradores.
En todo el globo
HQ Bussines Centers nació en Estados Unidos y ha creado una increíble red de servicios paralelos, siempre con una sola imagen, la de mejor calidad, en todo el planeta.
No se trata de filiales que funcionan con su nombre aquí y allí sin control alguno. Cada centro de negocios participa en las decisiones finales que se aplican, hasta donde las diferencias culturales lo permiten, a lo largo y ancho de los cinco continentes.
Tan funcional propuesta esta presente en Latinoamérica con dos centros de negocios en Ciudad de México y tres más en Chile, Argentina y Brasil. Y como su llegada a Colombia es en grande pronto entrará también a los mercados de Cali, Barranquilla, Medellín y se exportara desde este país a Venezuela y Ecuador.
El éxito del negocio está asegurado en este medio y en las actuales condiciones de la economía dentro del continente y fuera de él, cuando la internacionalización se impone. Para la muestra un botón: entre los clientes de la firma, que lleva sólo cuatro meses de operaciones, ya se cuentan Colgate Palmolive, el Banco Caldas y Diners. A nivel internacional, empresas de la talla de Microsoft, AT&T, Hitachi y US Sprint también gozan de su calidad.
Todos ellos, por el simple hecho de contratar servicios con la firma, tienen acceso, gracias a un convenio establecido de antemano, al resto de los HQ Business Centers en el mundo.
Mensajes y mercadeo
Pero en los cuatro meses de operación que lleva en Colombia, el servicio que hasta el momento ha sido más ampliamente utilizado en el centro de negocios instalado en Bogotá es el telefónico. ¿La razón? Ofrece una gran versatilidad y cobertura permanente si el cliente lo desea.
HQ Business Centers apareció en la ciudad tras cuatro años de cuidadosa planeación, viajes de los directivos para conocer el negocio en el resto del mundo y completos estudios de mercadeo. Pero lo que más se demoró -cerca de tres años- fue la consecución de las 600 líneas telefónicas necesarias para ofrecer los servicios de línea privada de negocios de manera adecuada.
El resultado es que HQ Business Centers es capaz de conectar su firma con todo el mundo. Dentro de ese edificio de cuatro pisos y 1.300 metros cuadrados de construcción, en un salón lejos del bullicio externo y la distracción de las oficinas, trabajan las secretarias. Cada una frente a un computador que le indica cuál de las líneas telefónicas timbra, cómo debe contestar la llamada, si está o no la persona solicitada (en caso de que haya arrendado una oficina en el centro) y unos datos básicos sobre la firma a la cual sirve a partir de ese preciso momento. Toda la pantalla es, en ese instante, de la empresa correspondiente y así, los usuarios del servicio pueden estar seguros de que no habrá equivocaciones .
Pero no sólo para quienes tienen oficina en el centro hay servicio telefónico. Siguiendo las últimas tendencias en mercadeo también es posible instalar con HQ Business Centers un canal directo entre los clientes y la empresa. En lugar de atiborrar los avisos en el periódico con un listado de características del producto o servicio que por lo general el lector no quiere o no tiene tiempo de leer, se puede usar ese espacio para presentar una imagen de aquellas que valen más que mil palabras y un número 900 donde se puede obtener información al respecto. De nuevo, cuando entren las llamadas, en la pantalla de la secretaria aparecerán todos los datos necesarios para que el cliente potencial decida si desea el producto o servicio.
Las fiduciarias, como se sugirió antenormente, tienen también su mejor herramienta aquí, pues los datos -nombre y dirección- de los interesados en sus propuestas de inversión serán tomados yenviados al lugar que la empresa indique.
Hay varias formas de recibir los mensajes según las necesidades de cada quien. De manera escrita utilizando el fax o modem, recogiéndolos personalmente en el centro de negocios, por medio del correo electrónico de voz o llamando para escucharlos de una de las secretarias.Todo cabe dentro de las posiblidades del centro de negocios que trabaja para servir.
HQ Business Centers es la mejor alternativa a una gran -y no siempre justificada- inversión en contratos y entrenamiento de personal y al arrendamiento o compra de una oficina que puede no estar tan bien ubicada y dotada.

EDICIÓN 1879

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