Más negocios, más rapidez, nuevos desafíos

El sector privado, entendido como el conjunto de instituciones y empresas que no están ligadas al Estado, ha sido un jugador clave en la introducción y masificación de la facturación electrónica en el mundo. Así lo plantea Billentis, consultora suiza especializada en generar informes acerca de este campo.

En el estudio The e-invoicing journey 2019-2025 aseguró que la factura electrónica fue el principal impulsor del desarrollo del mercado con un modelo que se ha expandido en los cinco continentes: el año pasado se expidieron 500.000 millones de facturas, de las cuales 50.000 millones correspondieron a intercambios hechos sin papel, es decir, por medios digitales.

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La adopción de este sistema electrónico ofrece beneficios en distintas dimensiones al sector productivo. Además del ahorro de más de $4 billones a los empresarios colombianos por dejar de utilizar las facturas físicas, según José Andrés Romero, director de la Dian, también facilita las transacciones comerciales.

Así lo plantea Edgar Ricardo Jiménez, profesor de la Escuela de Administración, Contaduría y Mercadeo de la Universidad Jorge Tadeo Lozano, quien sostiene que estos procesos “optimizan y hacen más fáciles y rápidos los trámites relacionados con la verificación de autenticidad de los documentos”. 

Más en detalle, agrega, también mejoran los tiempos de entrega de las mercancías y facilitan la negociación de estos títulos para convertirlos en efectivo.

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A la hora de llevar las cuentas de una unidad productiva, la factura electrónica, enfatiza el académico, “debe quitar una carga al proceso contable en la causación o contabilización de operaciones, ya que se da pie a que, mediante el uso de un código QR, se logren identificar y registrar, en parte y de manera ideal en su totalidad, los datos de cada factura”.  

Los costos de una empresa también se contraen porque, entre otras razones, frente a la ausencia del papel no son necesarios los archivos físicos. Esto, según agrega, reduce riesgos como la destrucción accidental de los documentos y la necesidad de destinar dinero a adecuaciones físicas para el almacenamiento de manera profesional. 

Por último, Jiménez asegura que el impacto también se da en el medio ambiente. “Si en todo proceso de venta se implementa la facturación electrónica, incluso en las transacciones menores de los establecimientos de comercio, no solo se dejará de usar papel, sino también se logrará más agilidad y rapidez en los puntos de venta”.

Las pymes

Responsables del 80% de la generación de empleo, del 90% de la actividad productiva y del 35% del PIB nacional según el Dane, las pequeñas y medianas empresas son clave en la economía nacional. Y aunque dentro de este segmento la factura electrónica ofrece enormes beneficios, también está trayendo desafíos.

Rosmery Quintero, presidenta nacional de la Asociación Colombiana de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas, Acopi, considera que este modelo electrónico ofrece, principalmente, réditos al fisco nacional, pero también a las empresas en términos financieros, pues las facturas electrónicas son un título valor válido que cuenta con el mismo peso que las facturas de papel, y por lo tanto, estas pueden ser usadas para acceder a servicios como el factoring y el confirming.

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“Las facturas electrónicas llegan rápido, a tiempo y no se corre el riesgo de que se pierdan físicamente, esto último generando retrasos en los pagos y costos adicionales en papel, impresión y entrega”, dice la dirigente gremial.

Sin embargo, Quintero plantea que su introducción no ha sido expedita para subsegmentos como las microempresas. “No todas tienen el conocimiento para hacer el proceso y no cuentan con computadores, software y personas capacitadas, por lo que su implementacio´n les ha representado gastos adicionales en la adquisicio´n de equipos, asesorías y capacitaciones”, comentó.

Adicionalmente, expone una dificultad adicional de la que poco se habla. “La factura no se puede eliminar, y eso significa que esta queda como una nota de crédito, lo que al final genera un registro negativo en la plataforma de la DIAN y causa problemas tributarios”.

Frente a este escenario, aunque considera que todos “los cambios son beneficios” porque obligan a los empresarios a capacitarse, crecer y ser más organizados llevando una contabilidad formal, Quintero plantea que los microempresarios necesitan más apoyo debido a que su capacidad instalada no les permite cumplir con los formalismos que exige la ley.

"Ratificamos nuestra propuesta de implementar un modelo de desarrollo empresarial similar al del Sebrae de Brasil, por medio del cual se busque acelerar la formalización empresarial y laboral, iniciando con el apoyo y fortalecimiento de las empresas acogidas al Régimen Simple de Tributación y a los trabajadores autónomos o por cuenta propia para que, a través de una articulación pública – privada, se les acompañe en su desarrollo empresarial para su crecimiento personal y como empresa", aseguró.

Plantea que este paquete de exigencias debe estar condicionado al cumplimiento legal, de normas técnicas, formalización fiscal, inclusión financiera, transformación digital, competencias laborales, generación de empleo y acceso a mercados, además de que debe complementarse con incentivos tributarios, acceso a créditos y cofinanciación de procesos de ciencia, tecnología y innovación.

Las enseñanzas que hasta el momento ha dejado la factura electrónica comprueban no sólo que este mecanismo llegó para quedarse, sino que su uso adecuado se traduce en ahorro de costos y mayor agilidad en los procesos. En resumen, más competitividad.