Nómina electrónica: ¿qué es, cómo funciona y quiénes deben aplicarla?

En su camino hacia la reglamentación y transformación digital, Colombia ha logrado avances importantes, como la facturación electrónica y el aumento de las transacciones en línea, los cuales han contribuido a reducir trámites y mejorar el control tributario en el país. A estos logros, se les une la propuesta de la Dian para fomentar el uso de la nómina electrónica.

Con el anuncio de la entidad han surgido diversos interrogantes entre los empresarios del país, quienes tienen algunas inquietudes sobre cómo funcionará la Nómina Electrónica. Por ello, Digital Ware, junto a la Dian, resuelven las dudas más relevantes sobre el proyecto:

1. En qué consiste y a quiénes aplica

Su nombre técnico es “soporte de pago de Nómina Electrónica” y, según lo establece el Proyecto de Resolución de la Dian, se trata de un documento de soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, los cuales provienen de pagos realizados en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados.

De acuerdo con el Director de Ingresos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), Lisandro Junco, “el propósito de esta nueva herramienta es que la nómina, sin duda, se va a convertir en un documento estratégico para la administración tributaria.

Durante 2021, la Dian expidió una serie de calendarios para que, al mes siguiente según sea su fecha de obligación, las empresas transmitan el acumulado por nómina de cada uno de sus empleados meDiante el mismo sistema de facturación electrónica que ya se había instaurado previamente”.

2. Y cómo funcionaría…

“Al igual que el modelo de Facturación Electrónica, la Nómina Electrónica está compuesta de conceptos tales como devengos o deducibles, los cuales, según el mencionado Proyecto de resolución, van a ser expuestos meDiante operadores autorizados y certificados por la Dian, los cuales harán llegar la información a la entidad utilizando un archivo encriptado”, explicó Javier Neira, director de la vertical KACTUS-HCM de Digital Ware.

Las personas que hagan parte de la nómina de la empresa serán notificadas de que la organización está entregando la información y recibirán, vía correo electrónico u otro medio del que disponga la compañía, el soporte con la nómina, así como se reciben las facturas electrónicas.

3. ¿Desde cuándo entrará en vigencia?

Si bien durante el trámite del Proyecto de Resolución pueden variar las condiciones para implementar la Nómina Electrónica y las fechas para hacerlo, la Dian propuso un calendario tentativo. La entidad espera que el sistema esté habilitado a partir del próximo 31 de marzo, comenzando por enviar el documento correspondiente a las empresas con más de 251 empleados, con fecha límite del 4 de abril de este año. Posteriormente, se realizará la misma operación con las empresas con menor número de colaboradores, esta etapa terminaría el 31 de julio.

4. ¿Qué se debe tener en cuenta para implementarla?

Para el director de la vertical KACTUS-HCM de Digital Ware, Javier Neira, esta es una oportunidad para que las empresas nacionales creadoras de software y tecnología demuestren que son capaces de responder ante los nuevos retos que impone el Gobierno Nacional, como lo es la implementación del Proyecto de Ley de la Nómina Electrónica.

Por ello, Digital Ware ya está preparando todos los requisitos para realizar los cambios al producto e integrarse con los operadores certificados para esta operación.

Implementar la nómina electrónica será un reto importante para las empresas que deberán reportar la información a la Dian y para las compañías de software. Uno de los mayores desafíos que tienen estas prestadoras de servicios tecnológicos es garantizar la seguridad en la transmisión de los datos, para lo cual la compañía de software ha dispuesto de su aplicación KACTUS-HCM.  

“Contamos con la experiencia y conocimiento para facilitar los procesos a las empresas que requieran integrar este nuevo módulo al que hemos llamado Módulo Gestor de Nómina Electrónica, puesto que dentro de nuestro portafolio de clientes está la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), lo que hace que no solo haya una fácil integración y entendimiento de las políticas dictaminadas por el ente”, aseguró Neira.

5. ¿Cuáles serán los beneficios de su implementación?

Las empresas en Colombia obtendrán ventajas significativas con la Nómina Electrónica; en palabras de Neira, “estas normativas dan al país mayor avance a la globalización, control y fiscalización que ya existe en muchos países de Latinoamérica hace algunos años. Sin embargo, Colombia debe seguir trabajando en la implementación de estos esquemas e ir a la par de naciones de la región como Chile, Brasil, México, entre otros”.