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4. UN BUEN EMPALME ES EL PRIMER PASO HACIA EL EXITO DEL ALCALDE

Semana
2 de mayo de 2012

Pon mucho interés a cada reunión, a todos los detalles, nada de ligerezas, que ahora llevas la representación de todos tus conciudadanos.

 

La semana pasada vimos que importante es la primera reunión que debes sostener con tu antecesor, precisamente para definir la forma y las condiciones del empalme, que debe ser lo más completo posible, para saber de verdad, cómo recibes la alcaldía.

 

Cuando llegues de tus cortas vacaciones, debes estar descansado con todas tus energías enfocadas en la gran tarea que vas a iniciar. Desde ahoratienes que ser ejemplo de todo lo bueno que la gente pueda esperar de su líder, eso le brinda confianza a tu gente.

 

A los ciudadanos les gusta sentirse bien gobernados, quieren que su alcalde sea honesto y correcto, que sea afable, buen miembro de familia, buen hijo y padre ejemplar, todo eso debes ser tu, especialmente durante el tiempo que dura tu mandato.

 

El DNP tiene unas normas para hacer el empalme, no me voy a referir a ellas, si no más bien a la actitud del recién elegido Alcalde hacia este importante ejercicio.

 

El ampalme debe ser lo más completo posible, debes anticipar tareas, todas aquellas que puedas hacer antes para que cuando te posesiones comiences a volar desde el primer día.

 

Comienza por leer detenidamente todos los informes recibidos de la actual administración, deben haber sido entregados a la persona que tu designaste para ello, te los tienen que tener todos listos y bien organizados.

 

Asume que no conoces la Alcaldía, por lo que debes leer estos informes sin prevención, anota todas las preguntas y comentarios que te surjan, escribe al margen o en un papel aparte, usa colores o resaltadores para indicar las tareas que se te van ocurriendo.

 

Tienes que conocer muy detalladamente la Alcaldía, su historia y sobretodo, su gente, para que aproveches al máximo a cada uno, aprender a aprovechar al máximo a cada persona, pues recuerda que no puedes llegar a hacer un barrido del personal, hay personas valiosas que vienen desde atrás y debes mantenerlas.

 

“La empresa es la gente.  Si te rodeas de gente de poco valor, irás hacia el fracaso;  pero si escoges gente trabajadora, honesta y con determinación, sin duda alcanzarás  el éxito”.

 

Una vez leídos los informes, los completos, no solo los resúmenes ejecutivos, debes comentarlos con tu asesor de confianza, asegúrate  que los entendiste bien.  Ordena tus notas porque van a ser muy importantes para el empalme.

 

Revisa con lupa el presupuesto y la ejecución a la fecha qe la recibas, anotas preguntas y comentarios, serán valiosas herramientas para las reuniones, porque tu gente debe sentir que conoces bien, hasta los detalles, eso te genera respeto que es indispensable para que te trabajen con fervor.

 

Reúnete con tus abogados asesores y recibe un detallado informe sobre el estado de la contratación. Te deben dar una relación de los que tengan problema y te deben sugerir preguntas y comentarios para que hagas.

 

Debes leer con cuidado cada tema y hazle su análisis DOFA a cada uno; recuerda que lo que para el actual alcalde puede ser una debilidad, para ti podría ser una fortaleza o viceverza, tienes que estar muy atento a todo.

 

Tienes que estar muy atento a como se desempeña la gente, tu equipo, para ver a quienes vas a invitar al gabinete, pero también al equipo de tu antecesor, pues seguramente encontrarás alguien muy bueno que no debes mover.

 

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Integra el equipo de empalme dejando claro que no necesariamente son ellos quienes harán parte del gabinete, tienes que reservarte la libertad de trabajar con los mejores, en eso tienes que ser muy celoso.

 

Escoge personas muy enteradas en cada tema, pon especial atención a las áreas que consideres más importantes, las que te van a permitir mantener la popularidad con la gente y aquellas estratégicas de la ciudad.

 

No hagas público lo relacionado con el empalme, para no despertar expectativas de nombramientos con los designados para esta labor.

 

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Cada reunión de empalme tiene que estar muy bien preparada, sugiero que siempre sean coordinadas por el comunicador organizacional a quien nos referimos antes. Sugiero al menos 2 reuniones serias y profundas con el alcalde en ejercicio, porque haya sido exitoso o no, nadie puede brindarte mejor y mayor información sobre el cargo como él.

 

Debes ordenar te preparen, al menos una reunión con el encargado de cada área.  Pon especial interés en el tema de los servicios públicos,  que son vitales para la vida de la ciudad.  Es tan sensible este tema, que de su buena prestación va a depender tu imagen en adelante.

 

La movilidad es muy importante pero mas en las grandes ciudades, aunque de todos modos debes estar atento. En las ciudades de clima caliente se ha vuelto muy popular transportarse en mototaxi, debes ponerle atención, pues si bien es una forma como muchos jóvenes hombres, principalmente papás jóvenes resuelven el diario de su familia, es un problema social que hay que resolver, pero nunca de manera represiva y dejando a todos esos muchachos sin trabajo.

 

Cada vez son más los servicios que presta el sector privado, pues debes revisar con cuidado cada uno de estos contratos y hacer reuniones con los contratistas más grandes que presten servicio estratégicos para la ciudad.

 

Debes tener, ojalá personalmente una reunión con cada uno de los actuales secretarios de las áreas que más te interesan, las estratégicas, las que te van a ayudar a mantener la mejor imagen ante tu gente. Haz que cada uno te entregue un informe detallado, pídeles que te hagan una lista de los temas en los que ellos consideran que debes enfocarte.

 

Estas reuniones deben ser bien preparadas y estructuradas.  Es en ese momento cuando se deben formular todas las preguntas posibles, la mayoría escogidas previamente con el asesor en cada tema, y otras que surjan de la entrevista. 

 

Es preferible que no hagas críticas sobre la forma como actuaron en la actual administración, y si tienes que hacerlas, cuídate de no herir a tus interlocutores.

 

Recuerda siempre tomar muchas notas en todas las reuniones, notas que debes analizar después con mucho cuidado, de estas notas pueden salir tus primeras decisiones.

 

Cada entrevista debe tardar al menos, 90 minutos y hasta tres horas, para que quedes bien informado sobre cada tema.  Sugiero que asistas personalmente y demuestres atención. Tus asesores se deben limitar a hacer compañía y a responder tus preguntas, porque el liderazgo de estas reuniones lo debe tener el Alcalde, nadie más.

 

No delegues estas reuniones porque en ellas es donde recibes la más valiosa información, de manera que no quedes en manos de tus subalternos, “no puedes dejar que se te monte nadie encima”, y eso lo logras teniendo tu mismo la información.

 

“Confío siempre en los que he escogido.  Desconfío siempre antes de escogerles”.

 

Francois Mitterrand. (Expresidente de Francia)

 

No debes olvidar la reunión con las secretarias y personal que labora en el despacho, porque te van a dar información valiosa y es bueno que les hagas el reconocimiento, hay alcaldes que se sienten que estas personas tienen la obligación de servirles, pero no es así, cuando la gente se siente estimulada y reconocida, se refleja en la calidad de su trabajo.

 

Debes reunirte con el presidente del Concejo, tener en cuenta a los concejales, ellos pueden ser un gran apoyo o hacer ingobernable el mandato,  eso sólo depende del Alcalde.  Te guste o no, los necesitas, consúltales decisiones importantes, vinculalos en algunos actos, atiéndelos con amabilidad, nunca los descuides. 

 

Lo que si es un grave error es que el Alcalde permita que el Concejo lo manipule, convertirse en un títere, tienes que hacerles entender que cada uno tiene su fuero y que quieres trabajar coordinadamente.

 

A los ciudadanos les gusta sentirse gobernados por líderes fuertes, y detestan a los alcaldes que se dejan manipular fácilmente.

 

Aprovecha todas estas reuniones para recibir valiosa información, pero también para conocer a la gente, entiende los puntos de vista de cada uno, que eso te permite conocer diferentes puntos de vista y te brinda la flexibilidad necesaria para acertar en las decisiones más importantes.

 

Siempre tomar notas, has preguntas y comentarios, que deben ser resueltos en esa misma reunión, si no es posible, tienen que ofrecerte una respuesta en un plazo muy corto, ojalá el mismo día o al día siguiente.

 

Llega a fondo de cada tema, insiste en los detalles que te van a ayudar a tomar las mejores decisiones, no te quedes en la superficie, y exije eso mismo de tu gente, quien no tenga buena actitud en este sentido, quien se tome este ejercicio a la ligera, no lo debes tener en cuenta para que haga parte de tu gabinete.