OFICINAS MODERNAS Y SISTEMATIZACION

Memoria del futuro
EN 1785, HACE DOS SIGLOS, NACIO POR deseo del rey Carlos III, el Archivo General de Indias cuyo objetivo era el de reunir en un solo lugar los documentos referentes a Indias y que se encontraban dispersos en varias ciudades españolas: Simancas, Cádiz y Sevilla.
Los impulsadores del proyecto fueron don José de Gálvez, secretario de Indias, y el académico e historiador don Juan Bautista Muñoz, cosmógrafo mayor de Indias.
La sede que albergó toda la información fue una espléndida casa en Sevilla.
Desde entonces, y hasta hace dos años, este archivo acumulado por tantos tiempo, estaba representado por unos 43.000 legajos, con una media estimable de 1.000 folios por legajo, escritos por las dos caras y una sección de Mapas y Planos compuesta por unas 7.000 piezas. En total eran más de nueve kilómetros de estanterías, de los cuales 72.368 legajos, 4.882 mapas y planos y 5.063 libros, eran consultados anualmente por 874 usuarios provenientes de los cinco continentes.
Ante esta situación y en vista del apreciable deterioro que estaban sufriendo estas reliquias históricas, el Ministerio de Cultura español, IBM de España, y la Fundación Ramón Areces, también de España, firmaron en julio de 1986, un convenio para diseñar y desarrollar un sistema de información automatizada para este primer depósito documental.
Este proyecto finalizó el año pasado en el marco conmemorativo del V Centenario del Descubrimiento de América, con un presupuesto de 1.000 millones de pesetas, que fueron financiados por las tres instituciones mencionadas.

Obra monumental
Comenzar no fue tan fácil y como se podrá suponer, requirió del trabajo de un equipo humano e institucional completo. El Ministerio de Cultura se encargó de la organización del trabajo interno del archivo, de la adecuación de los locales necesarios y de la normalización del proyecto para la utilización posterior del sistema en otros archivos históricos. IBM y la Fundación Ramón Areces, cubrieron los gastos de los equipos e instalación de los mismos, así como del desarrollo del sistema, formación del personal de archivo en el manejo de nuevos medios y de carga inicial de base de datos, además del archivo de información visual durante los años que dure la realización total de este proyecto.
Adicionalmente fueron varios grupos los que iniciaron el proceso, uno de ellos encargado de la arquitectura del sistema definió el equipo físico que se debía utilizar (hardware ) y que tendrá vigencia durante todo el período de elaboración del sistema y la opción de ser sustituible por otro que no altere el servicio normal del archivo.
Hasta el año pasado se digitalizaron más de nueve millones de páginas de documentos y la totalidad de los mapas y planos existentes. Y se espera terminar lo antes posible las páginas restantes, en total son aIrededor de 90 millones de páginas contando con su respectivo almacenamiento en el archivo de imágenes.
Actualmente el sistema informático es operado directamente y posee una base de datos textual con la totalidad de los instrumentos de descripción existentes.
De ahí que el principal desafío de este proyecto fue el de desarrollar una base de datos capaz de actualizar y homogeneizar los distintos criterios de información contenidos a lo largo de dos siglos de historia del Archivo, donde generaciones de archiveros fueron creando distintos instrumentos de descripción para la localización, información y servicio de los documentos. Es el caso de las guías, los inventarios, catálogos e índices, que se consultaban en forma original en fichas o libros manuscritos, así como en hojas mecanografiadas o en libros impresos.

¿Imagen o texto? El primer paso para lograr la meta propuesta fue diseñar una base de datos de información textual que resolviera las consultas de los usuarios siguiendo varios caminos: preguntando por descriptores, expresamente elaborados por los archiveros, y que incluye términos que representan el concepto que se encuentra en los documentos escritos. A través de la estructura jerárquica del Archivo, que refleja el origen y procedencia de los documentos Y a través de la signatura o elemento usado en el Archivo para la localización físical de la documentación.
El almacenamiento y presentación en pantalla de imágenes de los documentos fue otro de los retos importantes del proyecto. La digitalización se realizó con un escaner o cámara, se trata de un sistema de exploración, formado por unos dispositivos fotosensibles, que al recorrer todo el documento lo dividen en una matriz de puntos. Cada punto es examinado y codificado de acuerdo con su nivel gris. Una mayor calidad en la digitalización se consigue aumentando la resolución, es decir, el número de puntos que se exploran.
Pero esto no termina aquí, actualmente se encuentran en marcha diversas investigaciones para resolver problemas planteados por la antiguedad del documento: manchas, tintas decoloradas, transparencias de tintas... y para decidir cuál es el mejor tipo de iluminación para realizar la digitalización, que aumente el contraste entre la tinta y el papel.

Marquilla de fabricante de cintas de Sevilla (1785) Todas estas razones, y ante la enorme cantidad de información, hizo que se utilizaran discos ópticos como soporte de almacenamiento. Sin embargo, y a pesar de las sofisticadas técnicas de comprensión de imagen, se estima que serán necesarios más de tres terabytes, tres billones de bytes, para poder almacenar los nueve millones de páginas. El usuario tiene dos opciones para realizar la visualización: A través de pantallas de alta resolución o de impresoras láser que reproducen copias en papel.
El servicio al investigador comprende: acreditación, control estadístico de la investigación, control de acceso y trabajo en sala, movimientos de fondos, petición de documentos en forma original o copias, y muchos más también fueron sistematizados.
Estos tres subsistemas están integrados en un único sistema informático que proporcionan la integración a la vez que ofrecen los medios necesarios para conseguir modularidad y flexibilidad. Estos integran las funciones realizadas por cada uno de los bloques funcionales y gestionan la red de comunicaciones. Además facilita el diálogo entre los investigadores y archivadores, ya que se pueden comunicar a través de los distintos bloques del sistema, lo que también permite que personas no familiarizadas con el uso de computadores puedan tener acceso fácilmente. Y, como si fuera poco, gestiona las reproducciones de información textual y de imágenes digitalizadas tanto en papel como en otros soportes informáticos, disquetes principalmente .
Pasos por seguir con lo complicado, dispendioso y minucioso que fue y sigue siendo el desarrollo de este proyecto, cualquiera podría imaginar que también lo es la utilización final de los procesos, concepto en nada parecido a la realidad.
El usuario cumple con pasos y gestiones ágiles y precisas para obtener la información deseada. Primero, la secretaria controla el acceso a la consulta de los fondos, luego el estudiante o investigador acude a la sala de consultas donde pueden acceder, a través de la pantalla instalada en la mesa de trabajo. Una vez localizados los documentos de interés piden su consulta directa. El mensaje llega rápidamente al Archivo de información visual. Aquí los documentos, previamente digitalizados, son seleccionados entre los millones de páginas almacenadas en los discos ópticos y son enviados a la pantalla del investigador, que lo puede leer, hojear, ampliar, eliminar manchas o imprimirlo.
De esta forma se elimina la consulta directa del documento original, que se hace únicamente en casos excepcionales.

Propuesta en el tintero Al final lo cierto es que España cuenta con un moderno programa que cuando termine de desarrollarse por completo, habrá sistematizado absolutamente todos los documentos, mapas y planos que recopilan la memoria histórica de dos continentes.
Este mismo Gobierno, representado en el Ministerio de Cultura ha of recido al Gobierno colombiano, en calidad de donación, los programas que conforman la solución del Archivo General de Indias, para ser igualmente aplicados con los documentos históricos del país. La propuesta, que ya lleva tiempo, va dirigida al Archivo Nacional de Colombia o a cualquier otra institución de carácter estatal, cuya razón social sea básicamente cultural. El único gasto que la entidad debe asumir es la compra de los equipos y el software básico para el desarrollo del programa.
Lo curioso es que el Gobierno español no ha recibido respuesta, positiva o negativa de parte de las instituciones colombianas. Lo que a la vez puede significar perder la oportunidad de proteger y conservar los tesoros nacionales para las futuras generaciones, eso sin contar con la agilización y fiabilidad inherente a este tipo de procesos.