Política de gastos: controle sus finanzas como las grandes empresas

La definición de políticas de gastos en las empresas se ha convertido en una de las herramientas más eficientes a la hora de llevar un control de las finanzas de las compañías y disminuir el porcentaje de fraude, así como la pérdida de dinero.La razón fundamental por la que esta medida muestra grandes resultados para las organizaciones, es porque permite regular todos los gastos que se hagan. Es decir, establece qué tipo de compras son permitidas, el monto total destinado a ciertos eventos o viajes de negocio y las personas que están autorizadas para el pago de gastos extra.De hecho, el implementar esta práctica es tan efectivo que, según datos de la firma IDC, el 98% de los empleados se acoge a la política corporativa de viajes y gastos para evitar multas y sanciones por parte de la empresa. Esta herramienta también puede adaptarse a los hogares y a las finanzas personales. A continuación, le mostramos 4 pasos para que pueda crear su propia política de gastos como lo hacen las grandes corporaciones.Fije un presupuesto mensualEn primer lugar, es fundamental establecer cuánto dinero ingresa mensualmente y cuánto de ese monto estará destinado tanto a los gastos fijos, como a un fondo de ahorro o compras extra. De esta manera, podrá fijar normas para que la cantidad designada para cada propósito no se exceda y cumpla con lo básico.Utilice reglas sensatas y ajustadas a la realidadUna política de gastos no siempre puede ser de talla ‘única’, pues muchas veces, por ejemplo en los viajes, algunos costos pueden variar y ser más altos en ciertas temporadas o existe la posibilidad de encontrar ofertas o descuentos en pagos de ciertos artículos u obligaciones fiscales como en los impuestos. No obstante, no por ello las reglas o límites establecidos deben ser demasiado flexibles, a tal punto que faciliten los excesos y con ellos las deudas o fugas de dinero.Lo ideal sería establecer rangos de precios para cada ítem. Por ejemplo, si hay un monto destinado a comida a domicilio puede establecer el rango de precios de la compra, el tipo de restaurante, la cantidad de veces que puede hacerlo al mes, entre otros. Esto servirá para que todos en casa tengan claridad sobre la cantidad de dinero que se puede emplear y hasta qué punto se corre un riesgo económico.Enfatice en los aspectos positivosEstablecer una política de gastos requiere un período de ajuste para los miembros de la familia. Usted podría llevar a cabo una charla de ‘capacitación’ o socialización para explicar los motivos de implementar esta nueva metodología de control de finanzas personales y que todos entiendan y conozcan los beneficios y propósitos. Si existe una política implementada que todos entiendan, la más probable es que sea más sencillo respetar las normas y acogerse al cambio.Considere herramientas tecnológicasImplementar una política de gastos es un primer paso, pero no debería detenerse allí. Una vez que cuente con una buena política, usted podría considerar utilizar herramientas que le ahorren tiempo para administrar el proceso completo de los gastos.El convertir su proceso de gastos basado en papel a uno automatizado, muy pronto resultará en ahorros sustanciales de costos. En el caso de las grandes empresas, estas usan software que les permite ingresar las facturas de manera automática y llevar el control de los gastos.Al trasladar ese ejemplo a las finanzas personales, también existen aplicaciones que sirven para controlar y administrar dichos gastos. En algunos bancos, por ejemplo, dan la posibilidad de que desde sus apps se establezca el monto máximo de dinero a pagar o ser retirado durante una transacción. Aunque muchos todavía no lo aplican, puede ser sumamente útil para controlar los gastos.