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¿Cómo tramitar una incapacidad laboral por la ARL?

Este proceso es diferente al que normalmente se hace por las EPS.


Cuando se habla de incapacidades en el trabajo, lo que siempre se viene a la mente en un principio son todas aquellas que se tramitan cuando hay una enfermedad y el médico ordena reposo. Sin embargo, y pese a que son bastante frecuentes, las personas poco tienen presente las que están relacionadas con los riesgos laborales.

La Incapacidad Médica Laboral es el subsidio que cubrirá la falta de ingresos cuando el trabajador esté imposibilitado para desempeñar su labor por un tiempo determinado, por causa de un accidente o enfermedad surgido en el ejercicio de sus labores.

Según cifras de Positiva Compañía de Seguros, cada año en el país se tramitan más de 120.000 incapacidades relacionadas con accidentes o enfermedades laborales, en las cuales prima generalmente el desconocimiento de las personas o la confusión respecto a aquellas que son de origen médico.

Es por esto que se hace una serie de recomendaciones para que quienes realicen el trámite no tengan inconvenientes con su diligencia y puedan hacer efectivo el pago respectivo para este tipo de casos.

Lo primero es que a la hora de diligenciar el formulario de radicación de incapacidades temporales, se deben tener en cuenta datos como la información de quién solicita el reconocimiento de la incapacidad temporal, ya sea empleador, trabajador vinculado, trabajador desvinculado o trabajador independiente.

Así mismo, los datos bancarios del solicitante, así como del trabajador incapacitado (tipo de documento, fecha de siniestro, días de incapacidad). También se debe adjuntar el certificado de incapacidad temporal; la cual debe tener número de identificación y nombre completo del paciente, fecha de expedición, datos de la Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS) que expide la incapacidad; fecha de inicio y terminación, días de duración de la incapacidad (no debe superar los 30 días), código y/o descripción del diagnóstico por el cual se está generando.

De igual manera, se debe anexar la historia clínica en original o copia legible, es opcional; sin embargo, este documento permite agilizar la auditoría médica que se realiza a la incapacidad temporal, por lo cual se recomienda adjuntarla para facilitar la decisión de la pertinencia para el reconocimiento. En el caso de radicación por el portal transaccional, deberá diligenciar la información del formulario y adjuntar en la primera página de los soportes la incapacidad temporal.

Cabe recordar que todo esto se debe radicar de forma completa para garantizar el trámite de incapacidad temporal y con esto, la respuesta y decisión dentro de los 30 días calendario siguientes a su recepción cuando el solicitante es un trabajador o 60 días calendario cuando el solicitante es el empleador.

¿La ARL puede objetar la solicitud?

De acuerdo con la legislación colombiana, las Administradoras de Riesgos Laborales pueden negar el pago de una incapacidad laboral bajo los siguientes escenarios:

1) Que el accidente o enfermedad esté calificado con origen común, pues esta debe ser asumida por la EPS o AFP.

2) Que la incapacidad no contenga el diagnóstico o el mismo no sea reconocido como de origen laboral.

3) Que no se especifiquen los días de duración o sea superior a los 30 días, caso en el cual deberá solicitar la corrección en la IPS.

4) Que la Incapacidad tenga más de tres años contados desde la fecha de inicio a la fecha de radicación (prescrita).

5) Que se encuentre otra Incapacidad radicada con las mismas fechas (duplicada) o expedida con posterioridad a la fecha de inicio (retroactiva) o ya pagada.

6) Que la empresa o el trabajador no presente afiliación a la administradora de riesgos laborales (ARL).

7) Que la Incapacidad tenga una fecha de inicio anterior a la del siniestro por accidente o enfermedad laboral (excepto diagnósticos por covid).

8) Si la historia clínica no justifica la incapacidad, no corresponde al paciente o es el documento que se aporta como certificado de incapacidad.

9) Si no se adjunta la incapacidad al radicado, la incapacidad es expedida por médico particular, medicina prepagada o por medicina legal.

10) Si el solicitante es trabajador vinculado (activo en la empresa) y no presenta carta de autorización del empleador para radicarla o si la carta supera los tres meses de expedida.

11) Que tanto el formato de solicitud como la incapacidad presenten tachones o enmendaduras, no haya marcación para el tipo de reconocimiento; la fecha del accidente o el tipo de solicitante estén errados, no registre datos de contacto, la cuenta bancaria se encuentre a nombre de un tercero o la longitud de su número no corresponda a la entidad financiera.

Cabe resaltar que la finalidad de las incapacidades de este tipo está orientada a garantizar la salud mental y física de los trabajadores, en medio de las acciones propias de su empleo, más allá de eventualidades médicas que se puedan presentar por otras razones, ajenas a su actividad laboral.