¿ Qué tan importante es documentar las decisiones al interior de una compañía? Aunque antiguamente esta práctica no estaba entre las prioridades, cada vez más empresas deciden tener documentos que explican al detalle el porqué de contrataciones, promociones, sanciones o terminaciones de contratos.

De acuerdo con Evelyn Romero, socia de la práctica de Empleo y Compensación de Baker McKenzie Colombia, hoy en día los trabajadores recurren a mecanismos judiciales y, en distintos escenarios, es el empleador quien debe aportar las pruebas de que actuó conforme a la ley. “La trazabilidad pasó de ser un asunto administrativo a una herramienta jurídica para prevenir litigios”, señaló la socia.

Dejar constancia antes del conflicto

Para Romero, la evidencia no debería empezar a construirse cuando aparece una demanda, sino acompañar la decisión desde que se toma. Ante esta realidad, una empresa debería poder explicar, por ejemplo, que una desvinculación respondió a razones de negocio, presupuesto, estrategia o condiciones de la industria, ajenas a las circunstancias personales del trabajador.

Sin embargo, muchas decisiones se quedan en conversaciones internas. “Cuando llega una reclamación, quienes participaron pueden haber salido de la compañía o no recordar con precisión qué ocurrió”. Así, una discusión que pudo quedar respaldada en un documento termina reducida a la palabra de una persona frente a la memoria de otra.

La recomendación de Romero es convertir la documentación en una práctica habitual. Un acta puede registrar quiénes participaron, sus cargos, las razones de negocio, cómo se comunicó la decisión al trabajador y las fechas de cada actuación.

El nuevo Código Procesal del Trabajo refuerza la importancia de la prueba a cargo del empleador. A esto se suma el Decreto 720 de 2026, que amplía las facultades de los inspectores del Ministerio del Trabajo frente a situaciones que consideren una vulneración o amenaza de derechos. Por eso, ellos pueden suspender labores, reubicar trabajadores, evacuar personas, restringir el uso de maquinaria e incluso ordenar el cierre de una empresa o de una línea de producción.

Para las compañías, esto significa que no basta con tener políticas o procedimientos, sino que deben demostrar que se aplican y que las decisiones tienen sustento verificable. Las obligaciones de los empleadores abarcan más de 40 materias, pero hay asuntos que suelen generar más reclamaciones. Entre ellos despidos de trabajadores con enfermedades, quejas de acoso laboral o sexual, liquidación de horas extras y recargos por trabajo nocturno, dominical o festivo, así como los embargos salariales.

“La falta de documentación puede aumentar el riesgo jurídico, porque una decisión clara para la empresa puede ser difícil de explicar ante un juez sin un registro que demuestre cómo se tomó”, afirmó la socia. Y agregó que la recomendación principal es realizar una auditoría anual de las obligaciones laborales, de seguridad social y de salud ocupacional, y capacitar a los líderes para documentar decisiones en procesos disciplinarios y terminaciones de contratos.

Contenido elaborado con apoyo de Baker & Mckenzie