El ABC para hacer una asamblea de accionistas

La Ley señala que, al menos, una vez al año debe realizarse una Asamblea General de Accionistas, de acuerdo a lo fijado en los estatutos. La misma reglamentación indica que esta reunión debe realizarse dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, es decir, entre enero y marzo, de no ser posible, debe llevarse a cabo el primer día hábil de abril.

En una Asamblea, entre otras cosas, se pueden discutir modificaciones a los estatutos, la aprobación de estados financieros, la repartición de dividendos o la elección de altos cargos, por poner algunos ejemplos. Así mismo, cabe mencionar que las asambleas pueden ser de carácter ordinario o extraordinario, en el caso de que exista la necesidad de discutir temas de carácter urgente.

La persona delegada, naturalmente, para convocar es el Representante Legal de la sociedad, aunque también tendrán facultades el revisor fiscal o, en algunos casos, los mismos socios. Dicha reunión puede convocarse a través de cualquier medio de comunicación, ya sea correo electrónico, avisos en los periódicos, fax o demás. Sin embargo, lo más importante es dejar prueba de la citación, en la que debe estar el nombre de la sociedad, la fecha de la reunión, la hora, la dirección, la ciudad y la orden del día.

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Es necesario que la convocatoria se haga con varios días de anticipación. En el caso de las asambleas ordinarias, con al menos 15 días hábiles, mientras que para las extraordinarias, solo se requiere un aviso con 5 días hábiles.

Ya entrados en la materia, hay que tener en cuenta que todas las sociedades están obligadas a realizar su asamblea anual, incluso las entidades sin ánimo de lucro o las que tienen un solo accionistas. Cabe mencionar que las proposiciones mencionadas en la Asamblea se aprobarán con mayoría simple, es decir, la mitad más 1. En el caso de que la sociedad esté compuesta por 2 personas, ambas tendrán que ponerse de acuerdo para que pueda ser aprobada el acta.

En caso de que alguno de los accionistas no pueda acudir a la Asamblea, puede enviar a un apoderado con, como dice el nombre, un poder de representación. De no presentarse todos los accionistas, la reunión podrá desarrollarse con la mitad más una de las acciones o cuotas en que se divide el capital social o de las acciones suscritas, dependiendo el caso.

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Después de que se aprueban los puntos del día, cada socio tendrá la oportunidad de revisar el acta para tener certeza de lo que se aprobó en la reunión. En caso de que el acta viole alguna de las normas de la compañía, cualquier socio puede impugnar el acta, aunque el plazo máximo para realizar dicho requerimiento es de dos meses, después de la fecha en la que se realizó la Asamblea.

Una vez terminada la misma, presidente y secretario de la Asamblea, nombrados previamente, deberán firmar el acto como prueba de que se aprobó lo tratado en la reunión.

Por último, el acta deberá anexarse al libro correspondiente de la empresa para tener un control estricto y un soporte de lo que se decide en cada una de las asambleas. Vale resaltar que aunque la Ley solo obliga a una reunión de accionistas al año, pueden realizarse todas las que se requieran.

Si requiere más información, en la página de la Superintendencia de Sociedades hay una guía práctica para desarrollar asambleas de accionistas:

https://www.supersociedades.gov.co/delegatura_ivc/CartillasyGuias/Guia_Practica_CartillaAsambleas.pdf

*Jefe de Revisoría Fiscal y Auditoria de Carrero & Asociados

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