COMPUTACION

Decisión de peso($)
¿Qué necesita saber usted para adquirir un computador?
Primero que todo es muy importante identificar, si en realidad se necesita el computador. Existen ocasiones donde, después de hacer un estudio racional de los problemas, éstos se pueden solucionar, simplemente, revisando y actualizando los procedimientos manuales, que están funcionando desde hace 10 o 20 años, época en que fueron productivos pero hoy pueden estar obsoletos. Sistematizar no siempre es la respuesta para mejorar la productividad y la eficiencia en los servicios. También es muy común tomar la decisión de adquirir un computador, solamente por estar al día con la competencia.
En el caso presente se asume que existe la necesidad y la decisión está tomada. De un momento a otro el comprador se encuentra con 20 o 25 propuestas de marcas y modelos de computadores de los 50 o más existentes en el país, en donde obviamente sus vendedores o representantes le manifiestan y hasta le "garantizan", que este equipo es el que usted necesita porque realiza las funciones que usted desea y mucho más. Cuando el prospectivo comprador revisa las distintas propuestas, encuentra que las cotizaciones oscilan entre uno y quince millones de pesos aproximadamente.
He aquí el grave problema. Aparentemente y de acuerdo a los representantes de todas y cada una de las firmas que venden el equipo, todas manifiestan que el suyo hace el trabajo y suple las necesidades. Entonces ¿bajo qué elementos de juicio puede tomarse esta decisión?
Es importante tener en cuenta que hasta ahora nadie, por parte del comprador, ha intervenido para identificar la capacidad de memoria o de almacenamiento, y las unidades periféricas o componentes que su empresa requiere para suplir sus necesidades adecuadamente. Las propuestas han sido confeccionadas con base en datos generales suministrados a las firmas que venden computadores en el país, que si bien, en muy pocos casos, tienen experiencia en ventas, desconocen las necesidades de su empresa.
En razón a lo expuesto, se hace absolutamente necesario el estudio por parte de una firma asesora de sistemas, que realice un análisis detallado y que identifique las necesidades actuales, con proyecciones y objetivos al futuro, y un cubrimiento mínimo de cinco años. Como resultado de este análisis la firma asesora debe rendir un informe recomendando y describiendo el equipo apropiado para su empresa. El tiempo aproximado que este estudio toma, nunca sobrepasa diez días hábiles, y su costo es de ciento cincuenta mil pesos ($ 150.000) aproximadamente.
El problema radica ahora, en cómo seleccionar un buen asesor, ya que la inversión va a depender en gran parte de este estudio. Explicar el tema a fondo es algo complejo y como se dispone de poco espacio, solamente se recomienda lo siguiente: la firma asesora debe tener por lo menos cinco años de experiencia en asesorías, preferiblemente con conocimientos en el tipo de industria a que su empresa pertenece. En el caso de que no exista asesoría e inclusive aunque se disponga de ella, antes de comprar o rentar un computador se deben tener en cuenta las siguientes condiciones:
a) Escogencia: selección de dos o tres marcas de computador donde la segunda y tercera opción sean alternativas, en caso de que la primera no sea elegida, para evitar hacer el proceso de nuevo. b) Precio: siendo el valor del equipo importante en la selección, no debe ser el factor decisivo, puesto que de nada sirve un equipo bastante económico, si el día que se dañe no se puede reparar a tiempo. De otra parte, es importante mencionar que debe ser un equipo que facilite su operación y programación a bajos costos. Sin embargo es de anotar, que si usted dispone del tiempo y a lo mejor de conocimientos para repararlo, operarlo y programarlo (esto a nivel de computadores personales), entonces vale la pena reasignar la prioridad que el costo tiene en el criterio de selección. c) Mantenimiento: teniendo en cuenta que usted va a depender de su computador, para mejorar su productividad y reasignar funciones (y ya no dispone del personal que efectuaba las labores manuales), sobra explicar la importancia que este punto tiene. ¿Podría usted tomar el riesgo de que su computador se dañe y tenga que esperar tres o cinco días, para que le traigan el repuesto del exterior?, o prefiere más bien ¿tener un buen servicio de mantenimiento y disponibilidad inmediata de repuestos? Este punto es el más importante, a tener en cuenta en el análisis de selección de equipo desde el punto de vista del Hardware. Siendo así, es definitivo cerciorarse de que existe la disponibilidad del mantenimiento, con personal debidamente entrenado. Hay que verificar que no se le compra a una empresa que abrió sus puertas ayer, hoy vende, y mañana cierra.
En términos de costos del mantenimiento, éste es absorbido por el arrendador si usted toma el computador en renta. Si usted lo compra, el costo estará a cargo del comprador y oscila entre un .8 y .12% anual del valor de compra del equipo. Existen varias modalidades de contratos de mantenimiento, en cubrimiento de 8 16 o 24 horas diarias durante días hábiles o festivos. Su costo varía de acuerdo a las necesidades de cubrimiento. d) Software: también es importante --tanto como el mantenimiento-- la disponibilidad de programas, o de profesionales con capacidad para programar el computador. De muy poco sirve un computador que tenga buen mantenimiento y que haya sido adquirido a un costo bajo, si utiliza lenguajes de programación que dificulten la contratación del personal requerido para llevar a cabo la operación, y que por ser tan escaso haya que pagar salarios exorbitantes, con los invaluables traumas que crea la interrupción de la prestación de los servicios.
Una vez evaluadas las condiciones expuestas, llegamos a la conclusión de que se ha escogido un equipo; ahora se debe definir si se compra o se alquila. El próximo paso es seleccionar el personal técnicamente calificado y por último el Software. Estos tres últimos temas son tan extensos e importantes que hay que tratarlos en otra oportunidad.--