Nómina electrónica: todo lo que debe saber de este programa de la DIAN

Luego de que en 2020 la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) trabajara en la implementación de la facturación electrónica, la cual fue parte de la obligatoriedad para las micro, pequeñas y medianas empresas del país, ahora la entidad apuesta a hacer lo mismo con la nómina electrónica.Andrés Torres, director de Cumplimiento de Alegra, proveedor tecnológico autorizado por la entidad, responde a las preguntas más frecuentes sobre la nómina electrónica, su funcionamiento y principales características.¿En qué consiste la nómina electrónica?Su nombre técnico es “Soporte de Pago de Nómina Electrónica” y se trata de un documento digital de soporte de costos, deducciones o impuestos descontables.Este funciona como un comprobante de los pagos que realizan los empleadores a sus trabajadores, es decir, corresponde a la nómina de empleados común y se presenta ante la DIAN en formato XML.Igualmente, las compañías deberán notificar a sus empleados de que se está compartiendo esta información con la DIAN. Para ello, podrán enviar el soporte con la nómina como un archivo en formato PDF, a través del correo electrónico.“Anteriormente, la nómina de los empleados se procesaba en los sistemas contables. Ahora lo que se busca con esta versión electrónica es lograr una transformación muy similar a la de la generación de la facturación electrónica”, asegura Andrés Torres.Entonces, ¿la nómina electrónica no es lo mismo que la tradicional?No, son diferentes. La nómina electrónica funciona como un complemento a la nómina de empleados tradicional.En este sentido, cabe diferenciar entre la liquidación de la nómina y emitir la nómina a la DIAN. Lo primero corresponde al proceso por el cual las empresas llevan registro de los empleados, las novedades de los devengados (salarios, pago de horas extra, avances, comisiones, bonificaciones) y las deducciones (salud, pensión, avances, embargos, etc.).Esto se realiza en la periodicidad dispuesta por la empresa: semanal, quincenal o mensual.La emisión corresponde a un proceso adicional a la liquidación y pago de la nómina, y consiste en agrupar los pagos o registros en la contabilidad de la nómina de cada empleado y presentarle dicha información a la DIAN en los primeros diez días del mes siguiente.La nómina electrónica funciona como el comprobante que pueden presentar las empresas en este último proceso.¿Qué información debe contener el documento soporte de nómina electrónica?¿Quiénes y en qué plazo deben implementar la nómina electrónica?La DIAN indicó que la nómica electrónica aplica para todas las empresas o personas naturales que tengan empleados y estableció las fechas máximas para iniciar su emisión:¿Cómo funcionará la implementación de la nómina electrónica?Las empresas o personas naturales que estén obligadas a implementar la nómina electrónica disponen de dos opciones para hacerlo: por un lado, pueden realizarla por desarrollo propio, cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la DIAN.También pueden contratar proveedores tecnológicos especializados en la implementación de nuevos soportes electrónicos