¿Saturado de trabajo? Encuentre el valor de lo simple

Lisa Bodell es la fundadora y CEO de Futurethink, una compañía dedicada a asesorar organizaciones en la adaptación al cambio y a incrementar su capacidad de innovación.

Más de cien mil personas han escuchado año tras año sus conferencias en las que destaca el valor de la simplicidad para eliminar las tareas innecesarias de las rutinas diarias del trabajo.

Bodell ha transformado equipos de trabajo de empresas como Google, Novartis, Accenture, entre otras, en las que su filosofía ha tenido gran influencia.

Foto: Lisa Bodell.

Es integrante de juntas directivas de organizaciones como Novartis Diversity y del del Consejo Asesor Global del Foro Económico Mundial en temas de inclusión.

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La experta publicó el libro "Simple. Escape de las trampas de la complejidad y trabaje en lo que realmente importa" y respondió una entrevista en exclusiva para Dinero:

¿Por qué nos hemos vuelto “adictos a la complejidad”?

Esta “adicción” viene del hecho de que valoramos más a las personas y a las organizaciones que “hagan más” y no a las que “hacen menos”. Creemos que más es mejor: más características de un producto, más opciones en el menú, más datos y reportes para tomar decisiones, hacer negocios en más mercados, ofrecer más productos teniendo más personas para dirigir… ya entienden mi punto.

Y al interior de una organización, así es como nos recompensan por nuestro trabajo: por hacer más. No obstante, el problema es que más no es igual que mejor; de hecho, puede crear confusiones, puede ser innecesario, genera estrés, puede hacerle perder el foco de lo que realmente importa.

Es el momento de que los líderes de las organizaciones cambien esto y recompensen a las personas por hacer menos o que identifiquen lo que es necesario y tiene valor hacer. Necesitamos eliminar todo el ruido que se crea por hacer más y empezar a enfocarnos en lo que genuinamente agrega valor.

Lo podemos lograr comenzando por darle el permiso a la gente de decir “no” al trabajo innecesario, reuniones o reportes. Podemos recompensarlos por eliminar procesos, etapas en los procesos de decisión o servicios que ralentizan que las cosas ocurran o simplemente no contribuyen a las utilidades finales de la compañía.

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¿Qué relación encuentra entre la simplicidad, la innovación y la creatividad?

La simplificación permite a las personas dedicar su tiempo en trabajo que genera valor; trabajar en lo que importa. En esencia, la simplificación elimina la complejidad que nos frena y nos roba el tiempo de hacer algo innovador y valioso.

Una organización que simplifica puede cambiar su curso y dirigir sus recursos a los resultados. Libera el tiempo de la gente ya no para asistir a reuniones y hacer presentaciones (asuntos que están enfocados a lo interno) sino para que construyan alianzas innovadoras, piensen en iniciativas para nuevos modelos de negocio o productos que los consumidores desean (asuntos enfocados hacia el exterior). La complejidad aísla y se ancla en atender el presente. La simplicidad, de otro lado, permite mirar alrededor y hacia lo que viene: es el camino para abordar el futuro.

¿Está la tecnología ayudándonos a simplificar nuestro trabajo y nuestra vida diaria o está complicando todo más en la medida en que nos llenamos de apps, dispositivos e hiperconexión?

La respuesta simple es… SÍ. La tecnología es al mismo tiempo una ayuda y un obstáculo. Depende de cómo la use. Soy más eficiente porque la tecnología me ayuda a enfocarme en una tarea puntual más rápido. Mis apps en el teléfono para viajar me alertan sobre vuelos y horarios de trenes al instante. No pierdo tiempo por esto. Un correo electrónico es más rápido que una carta física.

El problema viene cuando se abusa de todo esto. El acceso a la información y a los datos ha hecho que algunos gerentes pidan 60 indicadores de desempeño y no 10. Les da la posibilidad de pedir reportes semanales en vez de mensuales. Entonces nos empezamos a hundir en datos, reportes, correos electrónicos, en vez de que sean ellos los que nos permitan liberarnos para ser más ágiles. Para un mejor direccionamiento necesitamos administrar bien la cantidad y frecuencia de cómo usamos la tecnología pensando en ser siempre más eficientes.

Algunas personas podrían confundir “simpleza” con “falta de cuidado” o “informalidad” en el trabajo, ¿por qué esto no sería del todo preciso?

Esta es una malinterpretación propia de las personas que consideran aún que “más es mejor” y “más valioso”. El deseo por simplificar algo proviene, generalmente, de querer llevar a cabo algo, resolver un problema mejor o invertir el tiempo en actividades más valiosas. No es porque alguien quiera evitar el trabajo. La simplicidad implica reducir las cosas a su esencia y hacer solo aquellas que valen, eso no es lo mismo que evitar hacer algo porque seamos perezosos o descuidados.

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La necesidad de simplificar por lo general se da cuando los procesos se han hecho muy complejos. Cuando escucho a las personas hablando de crear un “proceso alterno” es porque el proceso principal es muy complejo, lento o engorroso. Lo que quieren decir es que desean un proceso diferente que sea ágil y rápido porque el que está establecido está lleno de pasos innecesarios. Estas situaciones de “procesos alternos” no es sinónimo de desinterés, descuido o informalidad; por el contrario, son señales de que se requiere algo más eficiente y productivo.

¿Cuál es, en su opinión, el principal aporte de su libro?

Simple ayudará a los líderes y a sus equipos a ir más allá de los sentimientos de frustración y futilidad que vienen con el exceso de trabajo improductivo en el mundo corporativo de hoy. Les ayudará a crear una cultura corporativa enfocada en lo que genera valor, en lo esencial, en la que el trabajo con sentido sea la norma.

La complejidad hoy en día está acabando con la habilidad de innovar de las compañías, de adaptarse, de manera que la simplicidad se convierte en una ventaja competitiva en nuestra época. Si aprendemos a eliminar redundancias, comunicar con claridad y hacer de la simplicidad un hábito, las personas y las empresas pueden identificar las actividades que consumen el tiempo sin generar valor duradero. Eliminar actividades de baja productividad, las personas se sienten menos sobrecargadas, más empoderadas, y capaces de invertir sus jornadas en cosas que realmente importan. 

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*Contenido del Grupo Planeta, exclusivo para Dinero