Los organizadores de eventos enfrentan desafíos complejos: se requiere una logística amplia y especializada para que los centros de convenciones sean autosostenibles. A continuación, presentamos las tendencias y retos que debe conocer el sector.
Profesionales competentes
La capacitación sigue ocupando un escalón importante en la industria. Las personas son quienes les dan vida a los centros de convenciones, y no al revés. Desde los promotores de eventos hasta los equipos logísticos, de alimentos y bebidas, reservaciones y traducción, todos tienen un papel esencial en el éxito de un certamen. De ellos no solo depende la comodidad de los asistentes, también las recomendaciones que traerán oportunidades para el futuro.
La cuota hotelera
“Los hoteles, especialmente los urbanos, son los lugares más escogidos para hacer eventos. Por ello, deben entender su papel de proveedores principales de la industria y pensar en lo que sus clientes exigen (tecnología, procesos, innovación, sostenibilidad, etc.), de tal manera que puedan diseñar productos acordes a las necesidades de los organizadores de eventos”, señala Édgar Blanco, docente de la facultad de Administración de Empresas Turísticas y Hoteleras del Externado.
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Tecnología
Más allá de los cables y los equipos, el sector de reuniones requiere centros de convenciones que estén en capacidad de integrar eventos presenciales, virtuales o híbridos, así como hacer uso del marketing digital para promocionar y atender los eventos. Allí hay tareas pendientes para el país. “La promoción de la oferta Mice en los hoteles todavía es tradicional: se hace a través de una vendedora que visita las empresas, porque aún no se ha posicionado en el mercado una plataforma para reservar salones a través de medios digitales”, advierte Gustavo Adolfo Toro, presidente de Cotelco.
El valor de los eventos
Asistir a un certamen, sobre todo si es internacional, debe convertirse en una experiencia inolvidable para el viajero. Con audiencias de alta complejidad, como los centennials (nacidos después de 1997), se debe tener en cuenta la integración de aplicaciones móviles, mientras una comitiva de pacientes de la tercera edad va a requerir un diálogo más directo. Conocer los intereses de los asistentes puede hacer la diferencia entre un evento pensado y una logística que se convirtió en improvisación.
Una sola experiencia
Está demostrado que los turistas de reuniones buscan aprovechar los viajes tanto como les sea posible. En el caso de las convenciones, las actividades de ocio cobran cada vez más importancia y esto representa un desafío especial para las agencias. “A la hora de empaquetar, los agentes de viajes deben tener en cuenta que estos viajeros están cambiando la manera en que organizan sus viajes, y cada vez más combinan los negocios y el ocio e incluyen a familiares en sus itinerarios”, explica Paula Cortés Calle, presidente de Anato.
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La sostenibilidad y la rentabilidad
Un evento no solo se cataloga como exitoso por los niveles de satisfacción de sus asistentes. Hoy en día, la industria mide variables más amplias, como el impacto que el desarrollo de la actividad generó en el medio ambiente y en la sociedad en que se circunscribió. Eso significa que los profesionales del Mice deben cuidar que sus eventos sean rentables desde los tres pilares de la sostenibilidad: ambiental, social y económico.