Menos tiempo en la oficina

Suena raro. Que en plena crisis se diga a los directivos de las empresas que es importante ser más flexibles con los horarios de trabajo, que hay que ayudar a que los empleados pasen más tiempo con sus familias y que se les debe permitir despachar algunos asuntos laborales desde la casa parece una herejía. Porque en épocas de despidos masivos, la lógica de los jefes es que los empleados deberían trabajar más horas, aceptar más funciones y estar más visibles en la oficina.

Pero quienes favorecen las políticas de tiempo flexible creen que hay que replantear la rigidez de la jornada laboral por alternativas más adecuadas a las necesidades de hoy. La idea es aprovechar las nuevas tecnologías que permiten trabajar remotamente no sólo para conciliar lo laboral con lo familiar, sino también para solucionar problemas relacionados con el medio ambiente y con la movilidad, tema que agobia a las grandes ciudades. Incluso argumentan que este tipo de estrategias ayuda a sobrellevar la crisis porque representa una reducción en gastos de operación. El esquema de 9 a 5, dicen, es un legado del pasado, que funciona bien para industrias de manufacturas, pero no necesariamente para las de servicios.

Una alternativa que ha tenido resonancia en los medios es la del estado norteamericano de Utah, donde el gobierno local estableció el viernes como día de descanso, sin reducir el número de horas trabajadas a la semana. Para lograrlo, los 17.000 empleados que se acogieron a este programa tuvieron que aumentar dos horas de trabajo de lunes a jueves para reemplazar las ocho que se pierden con ese descanso. Un sondeo mostró que el 82 por ciento de los empleados está feliz con el cambio, mientras el gobierno ha visto un ahorro de 1,8 millones de dólares en gastos energéticos. La medida ha ayudado también a agilizar el tránsito y a que el sistema de transporte no se sobrecargue. Además, se produjeron 12.000 toneladas métricas menos de gases efecto invernadero, equivalente a sacar de circulación más de 2.000 carros.

Algunas empresas en Colombia ya habían adoptado propuestas similares, como Fritolay, que ofrece al área administrativa la tarde del viernes libre. En otras dan un viernes de descanso al mes, "para pagos, bancos, médicos y citas odontológicas", dice Clara Reyes, sicóloga organizacional. Según ella, estas políticas 'flextime', establecidas en México, Ecuador y Colombia, se han mantenido a pesar de la crisis económica. La Sociedad Aeroportuaria de Cartagena, que maneja el aeropuerto Rafael Núñez, estableció un banco de tiempo que busca que los empleados adelanten trabajo, acumulen horas y las usen cuando necesiten una licencia. Esta empresa es la primera en Colombia certificada por Masfamilia, organización española sin ánimo de lucro que busca aportar soluciones para que las empresas protejan su vida personal y sus hogares.

Entre los 100 criterios que establece como requisito para otorgar el certificado de Empresa Familiarmente Responsable (EFR) están la flexibilidad en los horarios, otorgar el viernes por la tarde libre y establecer la posibilidad de trabajo remoto. Santiago Martínez, director de la fundación, considera que la falta de flexibilidad afecta especialmente a las mujeres porque los horarios extendidos y rígidos no les permiten el acceso a puestos directivos de mayor responsabilidad. Pero con el cambio de los roles entre género también "es una necesidad entre los hombres jóvenes que hoy comparten labores domésticas con la mujer", dice Rosalba Montoya, gerente de Manpower.

La crisis, dice Martínez, no debe ser un obstáculo para acoger estas políticas, pues la productividad no está ligada a las horas de trabajo. Al contrario, los estudios científicos muestran que a mayor tiempo en la oficina, menos productividad. Algunos explican que esta situación se debe a que la mente humana tiene aproximadamente dos picos de alta concentración al día, uno al comienzo de la mañana y otro en la tarde. Las primeras horas de la mañana son de trabajo intenso. Luego los niveles de energía bajan y la gente se dedica a actividades menos demandantes como responder correos electrónicos. El ciclo de la tarde es parecido, aunque el pico de productividad no es tan alto como el de la mañana, según John Wesley, editor del sitio www.pickthebrain.com, especializado en temas de administración y gerencia. Al final del día, asegura Wesley, son apenas cuatro las horas que se pueden clasificar como realmente productivas. "El resto se pasan en actividades diarias que contribuyen pero no son tan cruciales para lograr la meta", dice.

En la experiencia de Masfamilia lo que ha tenido menos acogida es el teletrabajo porque los empleados ven que ausentarse por uno o dos días no ayuda a establecer una buena imagen ante sus jefes. Estos, por su parte, a veces temen no tener el control sobre sus subalternos y que dediquen ese tiempo en casa a asuntos no relacionados con el trabajo. "Para el horario flexible se requiere madurez de parte y parte. El empleado debe saber autorregularse y el jefe debe tener confianza en él", dice Reyes. Ante esta situación, muchos han establecido el trabajo remoto apenas un día a la semana, pero también "hay quien trabaja desde la casa apenas las primeras horas de la mañana", dice Martínez. Señala que otro obstáculo son los mandos medios que dificultan la adopción de dichas medidas porque las consideran una moda y se resisten al cambio.

Con frecuencia los jefes piensan que estas medidas no serán equitativas, pues algunos miembros del equipo, por la naturaleza de su oficio, no tendrán posibilidad de beneficiarse y creen que esto generará celos. Los que favorecen el 'flextime' señalan que esto no debe ser un impedimento. En la Sociedad Aeroportuaria de Cartagena, para el cuerpo de bomberos, que por regla debe estar en guardia, se han diseñado otras estrategias como "permitirles salidas en puentes festivos si lo han solicitado con antelación y tienen un reemplazo", señala Consuelo Acevedo, directora de recursos humanos de la sociedad.

Para algunos este es un tema generacional. Las empresas más tradicionales que tienen miedo de ser tan flexibles son las dirigidas por los baby boomers, que por simple inercia todavía requieren de la presencia de los empleados temprano en la mañana. La generación X, por el contrario, "está mucho menos dispuesta a dedicar su vida exclusivamente al trabajo", señala Reyes, y no va a esperar a llegar a los 64 para disfrutar de un buen retiro. Estos trabajadores, por lo general menores de 45 años, no se adaptan a horarios estrictos ni son tan exigentes con sus subalternos en cuanto al trabajo presencial.

El estilo de vida de esta generación y las que le siguen está consignado en el libro The four hour workweek, de Tim Ferris, un gurú de la productividad que promueve la fórmula para trabajar sólo cuatro horas a la semana. El primer punto es aplicar a todo la ley de Pareto, más conocida como la ley del 20/80. "Esto quiere decir enfocarse en el 20 por ciento de las cosas que producen el 80 por ciento de los resultados", dice, y agrega que esto ayuda a eliminar ineficiencias y multiplicar las fortalezas. Otro consejo importante es desconectarse del teléfono, el correo y el chat durante las horas de mayor productividad y establecer una hora al día para eso. La interrupción, dice Ferris, no permite trabajar eficazmente.

Aún hay resistencia, pero Martínez cree que el tema es crucial, pues trabajo y vida privada son esferas interrelacionadas entre las que debe haber equilibrio. Incluso en las crisis hay que apoyar estas iniciativas de flexibilidad y protección a la familia porque "se debe despedir a los trabajadores de manera elegante y estimular a los que quedan".