¿Qué es el RUB y quiénes deben registrarlo en la Dian? Este es el paso a paso

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) ha implementado desde comienzos del año pasado el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), un mecanismo a través del cual las personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica deben suministrar información sobre sus beneficiarios finales. El objetivo de este registro es contribuir en la lucha contra la corrupción, el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la evasión fiscal.Los beneficiarios finales de las personas jurídicas son aquellas personas naturales que poseen el 5 % o más del capital o de los derechos de voto de la empresa, se benefician en un 5 % o más de los activos, rendimientos o utilidades de la persona jurídica, o ejercen control directo o indirecto sobre la misma. En caso de no identificarse un beneficiario final según estos criterios, se considera como tal a la persona que ostenta el cargo de representante legal, a menos que haya alguien con mayor autoridad en la gestión o dirección de la entidad, en cuyo caso se debe reportar a esta última persona.En el caso de las estructuras sin personería jurídica o similares, los beneficiarios finales son las personas naturales que ocupan ciertas posiciones, como fiduciante, fideicomitente, fiduciario, fideicomisario, beneficiario condicionado, entre otros, y aquellos que ejercen control efectivo/final o tienen derecho a disfrutar y disponer de los activos, beneficios, resultados o utilidades.Están obligados a reportar información en el RUB las sociedades y entidades nacionales con o sin ánimo de lucro, incluyendo aquellas cuyas acciones se encuentren inscritas o listadas en bolsas de valores. También deben hacerlo los establecimientos permanentes y las estructuras sin personería jurídica o similares creadas o administradas en Colombia, o cuyo fiduciario sea una persona jurídica nacional o una persona natural residente fiscal en el país.Además, las personas jurídicas extranjeras deben reportar si su inversión en Colombia no se realiza en personas jurídicas, establecimientos permanentes o estructuras sin personería jurídica obligadas a suministrar información en el RUB. La información se suministra de manera electrónica mediante los sistemas informáticos de la Dian, utilizando los formatos 2687 “Reporte de Beneficiarios Finales” y 2688 “Carga Beneficiarios Finales”.En el registro se debe proporcionar información detallada sobre cada beneficiario final, incluyendo tipo y número de documento de identificación, país de expedición, número de identificación tributaria (NIT), nombres y apellidos, fecha y país de nacimiento, país de nacionalidad, ubicación, criterios de determinación del beneficiario final, porcentaje de participación en el capital o beneficios de la persona jurídica, y fechas de inicio y cese de la condición de beneficiario final.Es importante destacar que la información debe actualizarse dentro de un mes siguiente al primero de enero, abril, julio y octubre, en caso de haber modificaciones en los datos suministrados en el Registro Único de Beneficiarios Finales.Con la implementación del Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), la Dian busca fortalecer la transparencia y la trazabilidad en las actividades empresariales, promoviendo la identificación clara de quiénes son los verdaderos beneficiarios de las personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica.El proceso para registrar el RUB es fundamental para cumplir con las obligaciones legales y evitar sanciones por incumplimiento. Además, contribuye a generar confianza en el entorno empresarial al promover la transparencia y prevenir el uso indebido de las estructuras empresariales para fines ilícitos.Esta Dirección ha habilitado los medios electrónicos necesarios para realizar el registro de manera ágil y eficiente. A través de los formularios 2687 y 2688, las empresas y estructuras deben suministrar la información precisa de sus beneficiarios finales, incluyendo datos personales, porcentajes de participación y fechas relevantes.Es importante resaltar que el cumplimiento de esta obligación no solo es necesario para las entidades nacionales, sino también para las personas jurídicas extranjeras que tengan inversiones en Colombia. Estas deben reportar si su inversión no se realiza en entidades o estructuras ya obligadas a suministrar información en el RUB.La actualización periódica de la información en el RUB es esencial para reflejar cualquier cambio en la composición accionaria o en la estructura de control de las entidades. Por ello, se deben revisar y actualizar los registros dentro de un mes después del primer día de enero, abril, julio y octubre de cada año.Esta nueva herramienta también busca prevenir y detectar posibles irregularidades en el ámbito empresarial, fortaleciendo la transparencia y la integridad en las operaciones comerciales. Además, se espera que esta herramienta sea de gran utilidad en la lucha contra el lavado de activos, la evasión fiscal y otras prácticas ilícitas.Esta entidad recordó que las empresas y estructuras deben tomar conciencia de la importancia de cumplir con esta obligación y asegurarse de proporcionar la información precisa y actualizada en el RUB. Esto no solo garantizará el cumplimiento normativo, sino que también fortalecerá la reputación y la confianza en el sector empresarial.