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Nómina electrónica: todo lo que debe saber de este programa de la DIAN

De acuerdo con la entidad, toda empresa o persona natural que tenga empleados está obligada a implementar la nómina electrónica.


Luego de que en 2020 la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) trabajara en la implementación de la facturación electrónica, la cual fue parte de la obligatoriedad para las micro, pequeñas y medianas empresas del país, ahora la entidad apuesta a hacer lo mismo con la nómina electrónica.

Andrés Torres, director de Cumplimiento de Alegra, proveedor tecnológico autorizado por la entidad, responde a las preguntas más frecuentes sobre la nómina electrónica, su funcionamiento y principales características.

¿En qué consiste la nómina electrónica?

Su nombre técnico es “Soporte de Pago de Nómina Electrónica” y se trata de un documento digital de soporte de costos, deducciones o impuestos descontables.

Este funciona como un comprobante de los pagos que realizan los empleadores a sus trabajadores, es decir, corresponde a la nómina de empleados común y se presenta ante la DIAN en formato XML.

Igualmente, las compañías deberán notificar a sus empleados de que se está compartiendo esta información con la DIAN. Para ello, podrán enviar el soporte con la nómina como un archivo en formato PDF, a través del correo electrónico.

“Anteriormente, la nómina de los empleados se procesaba en los sistemas contables. Ahora lo que se busca con esta versión electrónica es lograr una transformación muy similar a la de la generación de la facturación electrónica”, asegura Andrés Torres.

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Entonces, ¿la nómina electrónica no es lo mismo que la tradicional?

No, son diferentes. La nómina electrónica funciona como un complemento a la nómina de empleados tradicional.

En este sentido, cabe diferenciar entre la liquidación de la nómina y emitir la nómina a la DIAN. Lo primero corresponde al proceso por el cual las empresas llevan registro de los empleados, las novedades de los devengados (salarios, pago de horas extra, avances, comisiones, bonificaciones) y las deducciones (salud, pensión, avances, embargos, etc.).

Esto se realiza en la periodicidad dispuesta por la empresa: semanal, quincenal o mensual.

La emisión corresponde a un proceso adicional a la liquidación y pago de la nómina, y consiste en agrupar los pagos o registros en la contabilidad de la nómina de cada empleado y presentarle dicha información a la DIAN en los primeros diez días del mes siguiente.

La nómina electrónica funciona como el comprobante que pueden presentar las empresas en este último proceso.

¿Qué información debe contener el documento soporte de nómina electrónica?

  • La denominación de documento soporte de pago de nómina electrónica, expresamente.
  • Apellidos, nombre(s) o razón social y NIT del sujeto obligado a generar, transmitir y validar, y el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mismo.
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  • Apellidos, nombre(s) y número de identificación del beneficiario del pago.
  • El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
  • Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
  • Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
  • Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
  • El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina, menos el valor total de deducido de nómina.
  • El medio de pago.
  • Fecha y hora de generación.
  • La firma digital del sujeto obligado a generar, transmitir y validar y el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mismo.
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  • Apellidos y nombres o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tuviere.

¿Quiénes y en qué plazo deben implementar la nómina electrónica?

La DIAN indicó que la nómica electrónica aplica para todas las empresas o personas naturales que tengan empleados y estableció las fechas máximas para iniciar su emisión:

  • Sujetos no obligados a expedir factura electrónica: 31 de mayo de 2022.
  • Empresas con más de 251 empleados: 1.º de julio de 2021.
  • Empresas con entre 101 y hasta 250 empleados: 1.º de agosto de 2021.
  • Empresas con entre 11 y hasta 100 empleados: 1.º de septiembre de 2021.
  • Empresas con entre 4 y hasta 10 empleados: 1.º de octubre de 2021.
  • Empresas entre 2 y hasta 3 empleados: 1.º de noviembre de 2021.
  • Empresas o personas naturales con 1 empleado: 1.º de diciembre de 2021.

¿Cómo funcionará la implementación de la nómina electrónica?

Las empresas o personas naturales que estén obligadas a implementar la nómina electrónica disponen de dos opciones para hacerlo: por un lado, pueden realizarla por desarrollo propio, cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la DIAN.

También pueden contratar proveedores tecnológicos especializados en la implementación de nuevos soportes electrónicos