Factura electrónica: empresas en apuros

El plazo se acaba. En menos de un mes, el 1 de septiembre, los grandes contribuyentes comenzarán a facturar electrónicamente. No más papel, cartuchos de tinta, sobres ni mensajeros. Y el primer día de enero de 2019 lo tendrán que hacer las demás empresas, incluidas las pequeñas, micro, los independientes y todo el que pertenezca al régimen común y esté obligado a recaudar IVA. Colombia entra en pleno en la era de la factura electrónica.

Primero deben dar el salto digital los grandes negocios, alrededor de 3.593 empresas, algunas de las cuales ya lo hacían bajo una regulación anterior voluntaria o porque la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) las seleccionó para la primera fase. No obstante, a pesar de que el gobierno comenzó este proceso hace más de dos años, con numerosas reuniones informativas, consultas y capacitaciones, 1.352 grandes empresas ya pidieron plazo a la Dian hasta el 1 de diciembre para empezar a facturar bajo el nuevo modelo tecnológico. Las otras 2.241 empresas clasificadas como grandes contribuyentes deberán comenzar, sí o sí, el 1 de septiembre. Sin embargo, según expertos consultados, una porción significativa de grandes compañías ni siquiera lograrán cumplir el plazo de diciembre y necesitarán más tiempo. “No creo que alcancen porque integrar los ERP –los sistemas de gestión de la empresa– con los sistemas de facturación electrónica, más los cambios en la lógica del negocio, toma tiempo”, dice Héctor García, presidente de Certicámara.

El sistema funciona de la siguiente manera: los grandes y medianos contribuyentes deben adoptar una tecnología de facturación electrónica, bien sea propia o contratada con uno de los 55 proveedores tecnológicos autorizados por la Dian. En el país hay alrededor de 34.333 empresas de tamaño mediano, según datos oficiales. Las micro y pequeñas empresas –más de 2 millones de negocios– no tienen que pagar, sino que la Dian les prestará el servicio gratuito, desde una plataforma web ya lista en https://facturaciongratuita.dian.gov.co, en la que 1.267 pequeños contribuyentes ya comenzaron el trámite correspondiente. El proveedor tecnológico recibe la información de cada factura, la convierte en un archivo en formato XML y la envía a la Dian y al destinatario del cobro.

El proceso produce enormes ahorros. Para las empresas, el costo de gestionar facturas se reduce hasta en 80 por ciento y para la Dian la evasión deberá bajar, al menos, en 50 por ciento. Esta entidad estima que la evasión en IVA en 2017 ascendió a 16 billones de pesos. De ahí la importancia del tema y de que su puesta en marcha tenga éxito.

Puede leer: Recaudo de impuestos creció 6 7 por ciento en enero dice la Dian

Bajo el modelo tradicional, una factura puede costar hasta 7.000 pesos, incluida la impresión, el transporte por servicios de mensajería y el almacenamiento por cinco años. Las empresas que ya comenzaron a emitir facturas electrónicas pagan, según su volumen de facturación, entre 50 y 2.000 pesos por cada una. En el país hay empresas, como los operadores de telefonía móvil, que generan 12 millones de facturas cada mes. El impacto en la huella de carbono es notable: por cada 10.000 facturas electrónicas el país ahorra 1,2 árboles y 3.700 metros cúbicos de agua, considerando que una factura promedio en Colombia tiene 3,5 páginas.

No son claras las razones del retraso notable de los grandes contribuyentes en aplicar el modelo. Los costos son bajos, de entre 2 y 30 millones de pesos, según la complejidad de la operación de cada empresa. Incluso algunos proveedores tecnológicos no cobran la implementación, sino solo la emisión de las facturas, y hay soluciones estandarizadas para empresas medianas y pequeñas desde 500.000 pesos. El nudo está más en el tiempo necesario para la implementación, que puede tardar entre dos y tres meses.

Más que un requisito

“No se trata solo de un producto que cumple la legislación tributaria, sino de una oportunidad para aligerar los procesos de negocio”, explica Fermín Álvarez, CEO de Techedge Colombia. Con la factura electrónica se dará inicio a un mercado digital de factoring, una figura que permite negociar facturas y otros títulos valores para recibir anticipadamente el dinero por cobrar. El tamaño de ese mercado es de 57 billones de pesos, pero con la plataforma digital que Mincomercio deberá poner en marcha el negocio crecerá exponencialmente. Se estima que en la actualidad solo el 7 por ciento de las facturas llegan a los mercados de factoring, y con la plataforma digital esa cifra se incrementará al 30 por ciento. La factura electrónica sirve para mucho más. “Podemos hacer predicciones y decirles a los clientes, por ejemplo, que van a necesitar recursos del sector financiero porque tienen cuentas por pagar en este orden y mire lo que están recibiendo”, explica Luis Villegas, gerente de Cadena Digital, uno de los proveedores tecnológicos habilitados.

Hay empresas que piensan ya en automatizar el proceso de punta a punta con la idea de eliminar la intervención humana, incluyendo la aprobación y el pago. “Es el punto de inicio para la inclusión de nuevos comprobantes y documentos electrónicos como la guía de remisión, las nóminas, los contratos, las plantillas de IVA”, indica Alberto Redondo, de Seres, un proveedor tecnológico.

María Pierina González, directora de Gestión de Fiscalización de la Dian, confirmó que desde marzo del año pasado hasta la fecha se han generado en el país más de 5,8 millones de facturas electrónicas por valor de 66,6 billones de pesos. La Dian invirtió el año pasado 9.355 millones de pesos en la implementación de esta medida. “El proyecto está andando y estamos cumpliendo con todos los puntos que nos fijamos”, explica.

Le sugerimos: La importancia de la minería de oro para el desarrollo económico del país

Quedan, no obstante, asuntos por resolver. La reforma tributaria agregó un ingrediente nuevo: la presencia de un validador tecnológico, un paso intermedio antes de que la factura llegue a la Dian, que se supone agregará mayor seguridad al documento. En breve se abrirá una licitación para seleccionar a los operadores de esta tarea, que deberá entrar en funcionamiento en dos años. También se hará una licitación, a cargo del Ministerio de Comercio, para el registro de las facturas electrónicas en una base de datos oficial.

La tecnología tributaria ofrece a los gobiernos el gran atractivo del aumento en el recaudo. Un estudio reciente del BID encontró que en Ecuador, antes de comenzar el proceso de facturación electrónica, este equivalía al 4,8 por ciento del PIB y aumentó al 6,4 por ciento una vez puesto en marcha el nuevo esquema digital. En Argentina pasó de 6,4 por ciento del PIB a 7,4 por ciento y en México pasó del 3,4 por ciento al 3,9 por ciento del PIB. Y los países con tasa de recaudo baja lograron los mayores impactos. Pero alcanzar esos indicadores tomó varios años.

Le recomendamos: Cuánto se paga de impuestos

El presidente Iván Duque ratificó su voluntad de obtener la tan anhelada meta de reducir la evasión a la mitad, gracias a la tecnología. Héctor García, de Certicámara, señala que la facturación electrónica reducirá el problema, pero probablemente en un 30 por ciento, y advierte que la fuente principal de evasión en Colombia queda fuera del alcance del nuevo modelo. “El gobierno tiene que atacar la informalidad, donde se produce la mayor parte de la evasión tributaria”, afirma. Y será necesario extender el modelo a los demás títulos valores, desde los pagarés, las letras y los cheques hasta las boletas de entrada a cine, los tiquetes de bus intermunicipal y las tiras de compra que expiden los supermercados y las cafeterías, que no son en realidad facturas, sino “documentos equivalentes”, y que, según los expertos, constituyen fuente importante de evasión.

La Dian confía en que la meta es posible, dado que ahora podrá cruzar automáticamente la información y ver en tiempo real lo que se está facturando en el país. Habrá que esperar los resultados en el mediano y largo plazo.

Para los operadores, las empresas no alcanzarán a cumplir con los plazos. Mientras que para la Dian,  desde marzo del año pasado hasta la fecha se han generado en el país más de 5,8 millones de facturas electrónicas por valor de 66,6 billones de pesos.