Cinco preguntas sobre la nómina electrónica y sus respuestas

Como parte de las estrategias de transformación digital que ha puesto en marcha la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), ahora presentó un nuevo proyecto de resolución para que todas las empresas en Colombia implementen la nómina electrónica para hacer los pagos a sus colaboradores.

La iniciativa, que surge justo después de la implementación de esta iniciativa, ha dejado a muchos empresarios con dudas respecto a cómo es el proceso y cuáles son los pasos a seguir para implementar la nómina electrónica en sus compañías.

De hecho, la DIAN ya entregó un cronograma para que las compañías realicen la migración a la nómina electrónica, que al igual que la factura digital, será de carácter obligatorio.

Por eso, la compañía de tecnología Digital Ware y la DIAN responden algunos de los interrogantes más comunes sobre el tema.

1. ¿Qué es la nómina electrónica y a quiénes aplica?

De acuerdo con lo establecido en el proyecto de resolución de la DIAN, el soporte de pago de nómina electrónica, como se conoce técnicamente, se configura como el documento soporte de los costos, las deducciones o los impuestos descontables que se derivan de pagos a un empleado por un contrato laboral.

Según el director de ingresos de la DIAN, Junco Rivera, el objetivo principal de implementar esta herramienta es que la nómina se convierta en un documento estratégico para la administración tributaria.

“Durante 2021, la DIAN expidió una serie de calendarios para que, al mes siguiente, según sea su fecha de obligación, las empresas transmitan el acumulado por nómina de cada uno de sus empleados mediante el mismo sistema de facturación electrónica que ya se había instaurado previamente”, explicó Rivera.

2. ¿Cómo funcionaría la nómina electrónica?

Javier Neira, director de la vertical KACTUS-HCM de Digital Ware, explicó que, al igual que el modelo de facturación electrónica, la nómina electrónica se compone de conceptos como los valores que se les pagan a los trabajadores y de las deducciones, que ahora se le entregarán a la DIAN a través de operadores autorizados de tecnología que tendrán la información encriptada.

A su vez, las personas que pertenezcan a la nómina de la organización que está entregando la información recibirán una notificación (puede ser por correo electrónico o como lo disponga la compañía) con el soporte de nómina, muy similar a como se reciben las facturas electrónicas hoy en día.

3. ¿Cuándo entraría en vigencia la nómina electrónica?

Con la publicación de esta resolución, la DIAN estableció un calendario de fechas tentativas para la implementación, pero que podrían variar dependiendo de la aprobación de todos los lineamientos de las firmas.

Se prevé que el sistema estaría habilitado a partir del 31 de marzo de este año, iniciando la transmisión de la información con las empresas con más de 251 empleados con fecha límite el 4 de abril. Continuaría la operación de las compañías con menos número de colaboradores cerrando la operación el 31 de julio.

4. ¿Qué se debe tener en cuenta en el momento de implementar la nómina electrónica en su empresa?

La integración de esta nueva funcionalidad será un reto no solo para las compañías, que deberán reportarle a la DIAN, sino para quienes prestan sus servicios con tecnología.

Por eso, los expertos aseguran que será fundamental contar con firmas que desarrollen un software práctico para lograr entender la transmisión de la información en un lenguaje simple y que puedan manejar todos los datos sin ningún problema.

5. ¿Cómo beneficiará la nómina electrónica a las compañías en Colombia?

Estas normativas le dan al país un mayor avance hacia la globalización, el control y la fiscalización que ya existen en muchos países de Latinoamérica desde hace algunos años. “Sin embargo, Colombia debe seguir trabajando en la implementación de estos esquemas e ir a la par de naciones de la región como Chile, Brasil, México, entre otros”, concluyó Neira.