La causación no depende del movimiento del dinero, sino del momento en que ocurre el hecho económico, como la entrega de un bien o la prestación de un servicio. Una gestión inadecuada puede generar inconsistencias en las declaraciones tributarias y el rechazo de gastos durante una auditoría.
De acuerdo con Siigo, estos son los seis errores más frecuentes en la causación de facturas:
1. Considerar que la fecha de la factura determina el registro contable. Aunque el documento llegue en el período siguiente, el costo o gasto puede reconocerse si existen soportes que demuestren cuándo ocurrió la operación. El IVA, sin embargo, tiene reglas temporales propias.
2. Utilizar una cuenta contable equivocada. Registrar un gasto como costo de ventas o clasificar una compra como activo fijo sin cumplir los criterios correspondientes puede distorsionar los estados financieros.
3. Causar facturas sin los soportes necesarios. La ausencia de contratos, órdenes de compra o actas que respalden las operaciones puede ocasionar que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) rechace un gasto durante una auditoría.
4. Omitir la revisión de los datos de la factura. No verificar información como el NIT, la razón social, la numeración, la fecha de emisión, la descripción de los bienes o servicios y los impuestos aplicables puede generar inconsistencias contables.
5. Registrar las retenciones como gastos adicionales. La retención en la fuente, la reteIVA y la reteICA son anticipos de impuestos, por lo que contabilizarlas como gastos adicionales puede ocasionar errores en los reportes tributarios.
6. Depender de hojas de cálculo para gestionar grandes volúmenes de facturas. El uso de archivos de Excel para registrar numerosas operaciones aumenta el riesgo de errores manuales y dificulta su corrección.
“Estos seis errores tienen algo en común: casi nunca se notan en el momento, solo cuando ya generaron un problema más grande, como una declaración mal hecha o un gasto rechazado en una auditoría. Por eso en Siigo desarrollamos Causación automática Dian dentro de Siigo Nube: una forma de que contadores y empresarios vean de una vez el estado de cada factura de compra, registrada, pendiente o en revisión, sin tener que ir a buscarla uno por uno en distintos canales”, explicó Carlos Huerta, jefe de finanzas de Siigo.
La compañía recomienda verificar los documentos y los registros antes de contabilizar las facturas para detectar inconsistencias y reducir el riesgo de ajustes en las declaraciones tributarias y los cierres contables.