Google Drive: así puede proteger los archivos antes de subirlos en la plataforma

Google Drive es una herramienta que se caracteriza por compartir archivos y documentos en la nube, esto con el propósito de que varios usuarios tengan acceso a ellos, bajo las opciones de descarga y edición.

Sin embargo, existe la posibilidad de que un documento sea de bastante interés por el usuario, es decir que no sea abierto por cualquier otra persona. En ese sentido, la mejor opción es cifrarlo antes de guardarlo en Google Drive, pero se debe hacer a través de Microsoft 365 o Adobe Acrobat.

No obstante, si se utiliza alguno de estos sistemas, los usuarios no podrán editarlo, pero son una gran opción para mantenerlos de forma confidencial y abrirlos tiempo después.

En ese orden de ideas, será necesario abrir el archivo de Word, Excel o Power Point y llevar a cabo los siguientes pasos:

• Ingresar al apartado ‘Archivo’.
• Acto seguido, seleccionar en ‘Información’.
• Luego, presionar en ‘Proteger documento’ y oprimir en ‘Encriptar con contraseña’.
• Una vez el documento cuente con la contraseña, subirlo a Google Drive.

En cuanto Adobe Acrobat, el cual solo funciona para los archivos PDF se deben realizar los siguientes pasos:

• Acceder al apartado ‘Archivo’.
• Posteriormente, presionar en ‘Proteger con contraseña’.
• Acto seguido, habilitar una contraseña.
• Una vez que el PDF tenga la contraseña, subirlo al Google Drive.

No obstante, cuando se mantiene mucha información almacenada, puede llevar a que la búsqueda del algún archivo no sea fácil para los usuarios, razón por la cual existen varios métodos que permiten dar con el paradero de una forma rápida y sencilla, y son los siguientes:

Búsqueda de carpeta rápida

• Seleccionar la carpeta en la opción ‘Mi unidad’.
• Presionar el botón de menú, es decir, los tres puntos verticales de la parte superior derecha.
• Elegir la función ‘Buscar dentro de’.
• Acto seguido, poner la palabra, frase o término en el cuadro de búsqueda.
• Presionar en ‘Entrar’.
• Los usuarios podrán ver todos los resultados que aparecen con ese nombre.

Según el portal Computer hoy, existen maneras de limitar los resultados de las búsquedas al máximo, esto con el propósito de no tener un motón de archivos similares al momento de realizar la búsqueda en Google Drive.

• Hace clic en el icono ‘Opciones de búsqueda’ ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
• Seleccionar la opción ‘Contiene las palabras’ o el ‘Nombre del elemento’.
• Luego, en ubicación, presionar en ‘Cualquiera’.
• Elegir la carpeta correspondiente.

Google Drive: así puede liberar espacio en su cuenta

En la actualidad, Google ofrece un total del 15 GB de espacio gratuito en la plataforma. Sin embargo, varios usuarios se quejan de ese espacio, ya que consideran que no es suficiente, debido a que el espacio se comparte entre correo electrónico, fotos y archivos compartidos desde Gmail.

Además, es utilizado para almacenar las copias de Google Drive, razón por la cual varios usuarios buscan la forma de liberar espacio en la cuenta, puesto que muchos lo necesitan para poder guardar otros archivos multimedia, así como documentos, entre otros archivos.

Una de las formas para lograrlo es eliminando los correos electrónicos que ya no se necesitan. Este método se puede hacer personalizando las herramientas de Gmail para que estos se borren automáticamente después de cierto tiempo.

Otra de las maneras para liberar espacio es a través de la desactivación de las copias de seguridad de las fotos y archivos. Para lograr dicho propósito, el usuario debe dirigirse a la página de configuración de la cuenta de Gmail. En la opción ‘Copias de seguridad’, se debe desactivar la opción ‘Copias de seguridad de las fotos y los archivos’.

Por otra parte, se puede utilizar filtros para detectar los archivos más pesados. Para lograr dicho fin, el usuario debe dirigirse a la versión de escritorio de Gmail y escribir en la barra de búsqueda ‘size:5m’, acto seguido, aparecerán todos los mensajes cuyo peso supera los 5MB, con el propósito de ser eliminados.

De igual manera, el usuario puede apelar a este mismo truco para deshacerse de los correos que son muy viejos, para ello tendrá que escribir en la barra de búsqueda el texto ‘old_than:1′ (donde el número 1 representa la cantidad de años de antigüedad que tienen los mensajes en Gmail).