Cada mes, los copropietarios realizan un aporte para cubrir los gastos de funcionamiento, mantenimiento y administración de su conjunto o edificio. Pero, más allá de conocer el valor de la cuota, y a propósito de que varias propiedades horizontales se vieron afectadas por el terremoto del pasado 10 de agosto ¿qué deberían revisar para entender cómo se están utilizando esos recursos?
Uno de los primeros aspectos es la ejecución del presupuesto: comparar lo aprobado con los gastos realizados permite identificar desviaciones y anticipar necesidades de recursos. También es importante revisar la cartera, conocer cuánto adeudan los propietarios y cómo esa situación puede afectar el flujo de caja de la copropiedad.
Otro punto son los fondos con destinación específica, que deben poder relacionarse con el propósito para el cual fueron constituidos o aprobados. A esto se suman los movimientos financieros y sus soportes —como facturas, comprobantes y registros contables—, que permiten conocer el destino de los recursos y facilitar su trazabilidad.
La Ley 675 de 2001 establece responsabilidades para los administradores, las asambleas y los demás órganos de dirección de las propiedades horizontales. En este contexto, contar con información verificable y soportada es clave para el seguimiento de las decisiones y los recursos colectivos.
“Uno de los retos en la administración de una copropiedad es que la información puede estar distribuida entre diferentes responsables y herramientas. Cuando presupuesto, cartera, pagos, bancos y contabilidad se pueden consultar de manera articulada, es más fácil entender qué está ocurriendo con los recursos y tomar decisiones con información actualizada”, explica Daniel Laverde, de Properix.
La digitalización puede facilitar este seguimiento al integrar procesos administrativos y contables y mantener actualizada la información sobre pagos, proveedores, fondos y documentos.
Sin embargo, estas herramientas no sustituyen las responsabilidades de administradores, contadores, consejos ni asambleas: su función es facilitar el acceso a información organizada y trazable para apoyar la toma de decisiones y la rendición de cuentas.