Llevar las cuentas de una empresa va más allá de registrar ingresos y gastos. Para las pequeñas y medianas empresas, mantener la información organizada, cumplir a tiempo con las obligaciones tributarias y contar con herramientas para detectar inconsistencias puede evitar costos innecesarios y permitir una mejor lectura de las finanzas del negocio.
En este contexto, la tecnología y la inteligencia artificial empiezan a transformar procesos que tradicionalmente se han realizado de manera manual. Numbi, firma colombiana de contabilidad, combina estas herramientas con la experiencia de profesionales para automatizar parte de la operación financiera, mientras especialistas supervisan y validan la información.
La tecnología de la firma permite procesar documentos, organizar información financiera, apoyar la conciliación de operaciones, calcular obligaciones tributarias y detectar posibles inconsistencias. El propósito, según la compañía, no es reemplazar el criterio del contador, sino reducir tareas operativas para que los profesionales puedan concentrarse en la revisión, el análisis y el acompañamiento estratégico.
Desde su experiencia con empresas colombianas, Numbi identifica varios errores que pueden afectar las finanzas de las pymes.
El primero es declarar y no pagar. Presentar una obligación tributaria y dejar pendiente el pago puede generar intereses y costos adicionales. Por eso, además de cumplir con las fechas de presentación, es necesario tener disponibles los recursos para atender las obligaciones. Herramientas tecnológicas también pueden facilitar el seguimiento de los vencimientos y generar recordatorios.
El segundo es mezclar el dinero personal con el de la empresa. Emplear recursos del negocio para cubrir gastos personales, o viceversa, complejiza determinar la situación financiera real y establecer cuáles gastos corresponden a la operación. Mantener las transacciones correctamente clasificadas permite tener mayor claridad sobre el uso de los recursos.
La tercera equivocación es facturar sin los soportes correspondientes. Registrar ingresos o gastos sin la documentación necesaria afecta la trazabilidad de las operaciones y puede generar problemas futuros. Conservar facturas, comprobantes y los documentos de forma organizada facilita el control y permite respaldar los movimientos financieros. Las herramientas de inteligencia artificial también pueden ayudar a procesar y organizar esta documentación.
El siguiente error, está en configurar incorrectamente las herramientas contables. Una parametrización equivocada de conceptos como retenciones o impuestos puede generar inconsistencias que solo se detecten al momento de presentar las obligaciones. Contar con herramientas adecuadamente configuradas, procesos automatizados y revisión profesional resulta clave para identificar estos problemas antes de que se conviertan en mayores costos para el negocio.
Por último, está omitir declaraciones porque la empresa no tuvo movimiento. No registrar operaciones durante un periodo no significa que la empresa esté exenta de sus obligaciones tributarias, por lo que es clave revisar sus responsabilidades y hacer seguimiento a los compromisos pendientes.
“La contabilidad debe ser un aliado para el empresario durante todo el año. Cuando la información está organizada y las obligaciones están identificadas, es mucho más fácil anticiparse, entender cómo está funcionando el negocio y tomar decisiones con tranquilidad”, señala José Calderón, CEO de Numbi.